近两年，我国大力推行电子发票，使用电子发票，既可以减少企业成本、又易于消费者保存，也有利于税务部门规范管理，是一件利国利民的好事，但在具体实行过程中，却遭遇许多吐槽：
①已建立电子档案管理系统的单位
实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发[2015] 4号）；
如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，整理、归档、长期保存方法可参照《企业电子文件归档电子档案管理指南》（档办发[2015] 4号）。
也就是说，企业实现电子化后就不用打印凭证和账簿了。
②无电子档案管理系统的单位
如实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存，编制档号，存储结构建议采取下图所示方式：
同时，建立电子会计档案台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：
如未实施会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化，电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存，存储结构建议采取下图所示方式：
同时，建立电子发票台账或者目录，台账或者目录的结构建议如下表：
提示：保存电子发票时，应当采用多重备份、定期检测等方法，保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。
未实施会计信息系统，企业按照国家规定来归档保存，程序非常繁琐，且耗时耗力。
电子会计档案数字化是大势所趋
在发票电子数据保存方面，财政部指出以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当同时保存打印该纸质件的电子发票，并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。
但企业如果没有建立档案管理系统，实施起来有很大难度，电子发票本身是分散在公司每个报销人员的手上，别人报销都是用打印件，但财务要求把电子文档在报销同时报送，也是麻烦事。一方面根据报销凭证号收集整理这些电子文档费时耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以现状基本是很少企业做到完全规范.
要根本上解决这些问题，只有加强单位信息化建设，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。
电子会计档案政策4大重点解读
电子发票只是电子会计凭证报销入账的其中一种文件类型，早在2020年3月23日，财政部就指出以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证，同时强调了元数据的接收、读取、使用和管理。
①电子档案管理系统归档重点
电子会计凭证经查验合法、真实
由费控报销系统/会计核算系统完成验真工作；归档到电子档案管理系统后，确保其生命状态为已归档且不可被修改。
电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现
费控报销系统/会计核算系统/电子档案管理系统都要做到，在电子档案管理系统要确保归档后的电子会计凭证的安全性，任何针对电子会计凭证的修改都有日志记录以便追踪审计。
会计核算系统输出的电子会计凭证格式应为PDF、PDF/A或者OFD【参见GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》】
②电子档案元数据管理的重要性
特别强调了电子会计凭证的元数据，元数据的管理对电子会计凭证的真实性、完整性、安全性以及审计追踪等至关重要，因此必须要建立电子会计档案的元数据规范。
③电子会计凭证归档要求
存档范围：包括不限于业务单据、电子发票/财政电子票据/电子客票/电子行程单/电子海关专用缴款书/银行电子回单等。
存档格式：电子会计凭证必须获取到发票的PDF或者OFD原件，纸质打印件/扫描件是不符合规范要求的。
存在哪里：电子会计凭证在财务记账使用过程当中，可以保存到财务系统对应的报销单据或者记账凭证对应的文件存储链接上；但如果统一结账归档形成电子档案的，则应通过独立于财务核算系统之外的电子档案管理系统来支撑。
④归档范围及保管期限
归档范围包含 内生文件和外来文件。
内生文件：记账凭证、业务单据、会计账簿、财务报告、业务合同、其他会计资料等。
外来文件：电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。
定期保管期限的（10年和30年），电子会计凭证可以仅以电子形式存档，无须留存纸档。
开灵科技电子会计档案系统
至此，很多企业会疑惑：我的系统怎么办？能否在现有系统上升级？系统难道还要全面重建？开灵科技基于云技术，使企业能够在现有IT架构上，实现发票、凭证、账簿全面电子化。
开灵科技的电子会计档案管理系统能够为客户提供从纸质档案到电子档案的全生命周期管理，实现了电子档案收集、生成、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。
电子会计档案解决方案，告别传统档案管理成本高、查阅不便、易丢失等问题。将数据信息化后，完善档案数据链，便于实现财务共享，解决财务共享中物理票据、文档集中共享等问题。
开灵科技电子会计档案核心流程
①会计资料的采集：支持本地上传、扫描、接口传输等方式收集全档案数据（记账凭证、原始凭证：如报销单据、电子发票、电子票据，及影像文件、账簿资料、报表资料等），通过和业务系统对接，实现档案相关数据之间的自动关联，让企业档案数据100%归档。
②会计档案整理：对收集到的会计资料进行数据处理，分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档，通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。
③会计档案利用：针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。
④会计档案鉴定：档案系统中的鉴定类型一般分为四种，开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。
⑤会计档案销毁：当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理，最大限度的保证用户档案信息资源的安全。
开灵科技电子会计档案方案核心应用价值
1.减少纸质打印，降低耗材及存储成本
①顺应国家电子化趋势，电子化入账及归档要求，减少纸质打印及耗材使用量。
②预计减少80%纸张耗用，节能减排，绿色环保，帮助企业节约生产成本。
③纸质档案保管变薄或无纸化趋势下，预计节约库房60%面积及80%的硬件设施投入。
2.减少手动机械化工作，释放人力
①大多数凭证无需纸质打印，大大节省凭证整理、匹配、装订、造册的时间和人力工作量，帮助企业减少重复机械化的工作。
②预计减少90%以上的凭证匹配、装订工作，将人力从繁琐的工作中解放出来，投入到高价值的工作中去。
3.满足档案长期保管及防篡改要求
①通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，保证数据永久有效存储。
②利用电子签名技术实现防篡改，对接第三方公证处进行存证，形成完整证据链，包括全数据存证、文件真实性存证等。
4.满足合规风控要求，规避风险
①满足了档案管理国家标准、会计档案管理行业标准及规范要求，企业开展电子会计档案管理合法合规。
②为电子发票等电子会计凭证归档提供了最好归宿，规避了政策风险及会计档案的管理风险。
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北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。
开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。
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