疫情无情人有情,电子合同助力企业降本增效

最近疫情肆虐,给大家的生活和工作都带来了极大的影响。临睡前刷朋友圈的时候,意外刷到了这样一条内容:由于疫情,本以为4月会面临没有收入的困境,没想到对方居然在没有签合同的情况下,就把款项打了过来。遇到这样的合作伙伴无疑是非常幸运的,但是合同对于合作双方来讲,的确又是不可或缺的一种保障。

随着数字政务和数字政府建设的深化,电子合同应运而生。从此,除了双方长久合作形成的信任之外,以上的问题也有了新的答案。2021年起,从国家到地方政府,都陆续印发了支持、推广电子政务发展的政策,高频服务事务“网上办”“跨省通办”已成趋势,各地政府对于推广电子印章、电子合同释放了明确的利好信号。

一、国家、地方政府出台的一些支持政策措施

2021.1

商务部,《关于推动电子商务企业绿色发展工作的通知》,鼓励电商企业继续采用网上签约等低碳运营方式,大力推广电子合同。

2021.3

国务院,《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》进一步推广应用电子合同、电子签章,提高数字政府建设水平。

2021.4

市场监管总局、公安部、人社部、住建部、人民银行、税务总局,《关于进一步加大改革力度不断提升企业开办服务水平的通知》不断扩大电子营业执照和电子印章同步发放和应用试点范围,为企业提供全流程网上办事支撑;鼓励各地完善并推广电子印章应用,大力推动企业开办要素电子化。

2021.6

最高人民法院,《人民法院在线诉讼规则》明确电子合同是电子材料的一种表现形式,具备效力且可以直接在诉讼中使用。

2021.8

第十三届全国人大常委会,第30次会议通过《个人信息保护法》,《个人信息保护法》将与《网络安全法》以及《数据安全法》一同,全面构筑起中国信息及数据安全领域的法律框架。

2021.11

国务院常务会议,关于《“十四五”推进国家政务信息化规划》中提出,加快建设数字政府、提升政务服务水平规划强调要落实政务服务的诸多建设场景,推广电子合同、签章等应用,在社保、医疗、教育、就业等方面提供更便捷的公共服务,为社会经济发展提供有力的体系保障。

国家政策的密集出台显示了对于电子印章、合同、签名技术的肯定和认可,也显示了国家大力发展电子合同等数字化基础设施的决心。电子签名、电子印章、电子合同作为数字应用的基础设施,不仅能提高办事效率,也将进一步便利市场主体,在优化营商环境的同时,助力数字经济的发展。

二、纸质合同的痛点

1.签约周期长

合同的拟定、确认、审批以及往返寄送都耗费大量时间。在疫情期间企业之间无法面对面签约,双方只能通过邮寄才能完成签约,一来一回在路上少说也要一周,非常影响企业工作效率,耽误后面工作开展。

2.安全不可控

大量合同的存储归档过程中易发生泄露、丢失、损坏等现象,无法完全抵御自然或人力造成的损失。

3.增加仓储人力成本

企业人员众多、业务众多,随之带来就是大量纸质合同的堆积,查询起来异常困难,需专门增加储藏室、配备专业人员有序进行归档整理。

4.增加环境污染

不论是或大或少的企业,使用纸质合同是必不可少的,一份合同在使用前会经历这几步:砍伐树木制成的纸张、油墨、电力、装订打包材料及运输过程汽车产生的废气。

三、电子合同的特点

对比传统纸质合同,电子合同可以有效杜绝假章,切断因假章带来的损害企业形象及利益等问题。

电子合同规避了面签和邮寄,直接在线实现了合同的签署,使原本长达一周的签约周期缩短至一天以内。

电子合同以电子数据为媒介,传输环节采取加密保护措施,保障传输过程中的安全性和完整性。

第三方电子平台会对电子合同数据进行加密存储,保证电子合同数据安全,并对接司法机构。

疫情无情人有情,电子合同助力企业降本增效。近两年,由于数字化和疫情的推进,越来越多的行业及其企业选择使用电子合同,如电子商务、互联网金融、教培、人力资源等,电子合同俨然成为重要的合同签署形式。相对于纸质合同来说,电子合同在线签署更加的高效便捷,不仅节约了时间成本,同时规避了由于疫情等原因造成的快递停运或是遗失的困扰。另外,由于纸质合同存在难保存、易篡改等弊端,也使电子合同更加得到现代企业的青睐。

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