沟通管理概述
项目沟通管理：为确保项目信息及时且恰当的规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
项目经理在沟通中的作用
- 项目经理 75%-90%的时间用于沟通，沟通及项目经理成功领导的重要手段；
- 项目经理必须谙熟与高层管理者、项目团队、客户及项目以外的干系人的沟通技巧。
项目经理在沟通中的角色
- 项目沟通的中枢，必须掌握沟通的主动权
- 计划的制定者，过程的监控者，渠道的建立者
- 沟通的协润者和促进者
- 冲突的解决者和谈判者
- 沟通的聆听者、解释者
- 信息的综合者，障碍的消除者
规划沟通管理
规划沟通
- 确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法的过程。也称沟通规划。
- 识别干系人的信息需求．并满足信息需求。
规划沟通的作用
- 项目经理与干系人进行有效率和有效果的沟通
- 在正确的时间用正确的格式提供所需的信息．并产生正确的影响
- 只提供所需要的信息
规划沟通的步骤
- 收集信息，加工信息
- 确定项目沟通需求
- 确定项目的沟通方法
- 编制项目沟通规划
沟通管理计划的主要内容：
- 项目干系人的沟通要求
- 对要发布的信息描述，包括内容、描述、详尽程度
- 信息接收的个人或组织
- 传达信息所需的技术或方法
- 沟通频率
- 上报过程
- 随项目进展对沟通管理计划更新与细化的方法
- 通用词语组
沟通模型
沟通方法：在规划沟通管理的过程中，需要根据项目以及相关方的具体情况选择合适的沟通方式，用于将来的沟通。
交互式沟通、推式沟通、拉式沟通
信息沟通的形式
不同信息沟通方式的特点
沟通方式
沟通渠道的选择：沟通渠道的选择基本上从两个维度进行考虑：1）及时性维度；表达方式维度
沟通的有效性
所有的沟通活动最终要关注的就是有效的沟通结果。包括两个重要方面：
- 效果，效果强调的是在适当的时间、适当的方式、信息被准确的发送给适当的沟通参与方（信息的接收方），并且能够被正确的理解，最终参与方能够正确的采取行动。
- 效率，效率强调的是及时提供所需的信息。
沟通的参与者必须具备一定的沟通技能，并重视沟通，以愿意沟通为前提，熟练使用和掌握如下沟通技能，才能达到目的。
- 主动倾听。
- 有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容。
- 有效利用多种手段，加强团体沟通技能。
- 不回避问题，尽量了解事实真相。
- 设定目标，采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标。
- 有多层次沟通协商能力，保证最大程度满足多方利益。
- 强大的人格魅力和信用，帮助其他人树立信心。
- 强大表达能力，帮助他人提升士气，增加团队执行力。
有效的沟通
阻碍有效沟通的因素：
- 沟通双方的物理距离
- 沟通的环境因素
- 缺乏清晰的沟通渠道
- 复杂的组织结构
- 复杂的技术术语
- 有害的态度
提高沟通效率的几种原则：
- 沟通内外有别
- 采用对方能够接受的风格
- 非正式的沟通有助于关系的融洽
- 扫除沟通的阻碍
- 沟通的升级原则
有效性的项目会议
- 明确会议的目的和期望的结果（只在确定需要时才召开会议）
- 确定参加会议的人员
- 在会议召开前向参加者提供会议议程（明确议题，提前分发评审资料、会议通知）
- 使会议专业化（指定专门主持人一一控制时间方向）
- 解决问题，积极的、正面的态度解决问题
- 重视会议之后的记录（会议要形成结论、发布经审核的会议纪要）
- 重视会议结果的告知（会议纪要落实到责任人、时间）
管理沟通
沟通渠道计算
沟通渠道=N(N-1)/2 N为团队成员数量
报告绩效
指收集和发布绩效信息，包括状态报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据，进行对比分析以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果做出预测。
绩效报告的作用
- 绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。
- 项目干系人通过审查项目绩效报告，可以了解组织为了达到项目的目标，是如何使用资源的，这些资源的状况和对项目的贡献；
- 通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目的最新动态和进展，分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题，从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施。
控制沟通
管理沟通VS控制沟通
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