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一、销售业务内部控制职责

为保障销售业务管控措施顺利、有效地实施，最终实现控制目标，中小企业管理人员应对销售业务执行的相关人员进行职责划分与界定，具体如下所示。

1. 总经理

机构/岗位名称：总经理

主要职责：

1）制定市场营销发展战略与经营方针

2）拟定企业销售部组织架构设置、厘清部门主要岗位的职责分工

3）主持制定企业年度总预算，审批重大销售费用及预算外支出申请

4）负责销售计划的审批

5）负责客户开发、产品定价、销售合同、发货、回款等销售业务主要环节中相关方案、政策、计划、合同等的审批

不相容职责：

◆ 销售计划的制定及执行

◆ 销售费用预算编制

◆销售业务开展

2. 销售副总

机构/岗位名称：销售副总

主要职责：

1）协助制定企业营销战略及经营方针

2）确定销售目标及制定整体销售计划，对销售计划组织施行并进行监督

3）主持制定和完善销售系统相关规章制度

4）合理划分销售部人员职责与业务权限

5）组织产品或服务价格的会审，合理确定销售价格及浮动区间

6）组织重大销售合同的评审、完善及确认

不相容职责：

◆ 销售业务开展

◆非权限内费用支出审批

3. 销售部经理

机构/岗位名称：销售部经理

主要职责：

1）合理制定月度销售计划

2）合理制定不同客户信用等级的赊销额度、回款政策等，并监督执行

3）主持销售定价的调查、分析和初步确定工作

4）编制销售费用预算并严格控制销售费用支出

5）组织销售合同签订、履行与管理工作

6）销售回款跟进与应收账款催收监督

7）销售人员选聘、培训、调配与考核激励

不相容职责：

◆ 客户信用等级调查

◆非权限内费用支出审核

4. 销售主管

机构/岗位名称：销售主管

主要职责：

1）根据销售目标与计划，协助制定销售政策与不同客户信用等级的赊销额度、回款政策等

2）根据月度销售计划与目标，分解制定所负责产品的销售计划和目标

3）参与主持客户的业务谈判及成交工作

4）参与协助客户关系维护工作

5）组织销售应收账款核算、催收、报账等工作

不相容职责：

◆ 销售与客户信用相关政策决策审批

◆重大销售合同评审

5. 客服部经理

机构/岗位名称：客服部经理

主要职责：

不相容职责：

1. 总经理

机构/岗位名称：总经理

主要职责：

1）组织建立并完善客户服务相关管理制度

2）建立客户信息系统、健全客户信息搜集、整理、分析与保存、应用工作规范

3）组织建立客户关系维护体系，确定客户关系维护目标并制定具体实施计划

4）制定客户信用调查计划并组织实施，根据调查结果划分客户信用等级

5）组织受理客户投诉及问题，并会同相关部门分析解决

6）组织客户服务专员通过适当方式开展客户回访工作

不相容职责：

◆ 客户服务相关制度的审批

6. 销售专员

机构/岗位名称：销售专员

主要职责：

1）在销售相关管理制度规定范围内开展客户开发、洽谈、合作、收款等销售业务

2）合理运用销售技巧和方法，按时完成销售任务

3）与客户签订销售合同，并督促客户按期履行

4）客户档案及销售表单、记录的规范、完整填写并及时上交

5）协助进行客投诉接待、客户回访、客户关系维护工作

6）做好日常发货的流水账及与客户对账工作

7）销售账款回收、核算、催收与及时报账

不相容职责：

◆ 制定销售与客户信用相关政策

◆ 制定整体销售计划

◆ 销售合同拟定与评审

7. 客户服务专员

机构/岗位名称：客户服务专员

主要职责：

1）负责客户信息搜集、整理、分析与保存、应用的具体实施

2）开展客户信用调查，并应用科学方法对调查结果进行分析、划分客户信用等级

3）负责客户定期回访、客户投诉处理、客户服务等具体客户关系维护工作

不相容职责：

◆ 确定客户信用额度

◆新客户开发

8. 财务人员

机构/岗位名称：财务人员

主要职责：

1）负责销售预算的试算平衡

2）参与销售定价的成本综合核算和最终会审

3）协助销售部进行销售回款的到账检查、催讨账款、延期付款审核、相关票据处理等工作

4）严格按国家相关准则与规定执行应收账款、会计信息与账务、呆坏账处理等财会系统

不相容职责：

◆ 编制销售预算

◆销售定价

9. 仓储人员

机构/岗位名称：仓储人员

主要职责：

1）负责审核销售通知及订单

2）落实出库责任，保证出库产品按要求备货、出库、运输、交接，保障交易成功完成

3）加强对运输环节的责任、费用、风险等的控制，确保产品安全发运

4）健全发货环节相关单据、凭证等并严格记录，实现整个发货过程的销售登记制度

不相容职责：

◆ 销售订单取得

二、规划销售业务内部控制流程

1.销售计划制定流程

2.客户开发管理流程

3.客户信用评级流程

4.产品定价管理流程

5.销售合同管理流程

6.产品发货管控流程

7.销售回款管理流程

8.客户关系维护流程

9.销售费用控制流程

三、制定销售业务内部控制制度

1.客户信用管理制度

2.产品定价管理制度

产品或服务的定价是企业营销决策的重要内容之一。对中小企业而言，其产品定价水平的合理性对其自身市场的拓展、产品形象甚至企业经营效益等均会产生重大的影响。

所以，中小企业应该结合自身的实际情况制定产品定价管理制度，以便从决策流程至操作方法上为企业管理层制定合理的、适应市场发展的价格提供规范和指引。

3. 销售回款管理制度

一般来说，中小企业在销售业务的回款环节，主要存在着授信、信用额度确定、票据管理等方面存在管控不到位或不合理的情况，从而引起款项不能按时收回或产生呆坏账的风险。

所以，为更好地对发货后的账款收取环节进行规范性把控，确保款项结算及时，从而保障利润实现及企业正常运转，中小企业应该制定销售回款管理制度。具体示范如下。

制度名称:销售回款管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为了规范本公司应收账款的管理工作，确保应收账款能及时收回，减少呆、坏账的数量，确保利润实现和公司正常经营，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司销售部进行货款回收及相关管理的工作。

第3条 职责划分

1．营销副总负责对销售部回款工作进行指导与监督。

2．销售部具体负责账款回收工作。

3．财务部、人力资源部等相关部门负责协助销售部开展销售回款管理工作。

第2章 回款工作准备

第4条 客户资信调查

销售人员在销售产品时，必须先对客户的资信状况进行调查与评估，确保货款顺利收回。

第5条 产品与服务质量保证

为做好回款工作，公司相关部门必须保证产品质量与服务质量，为客户提供优质的产品与服务，满足客户的要求。

第6条 回款技能培训

为做好回款工作，人力资源部负责组织销售员进行回款相关处理技巧的培训，提高销售人员的回款技能，完成个人与团队的回款目标。

第3章 回款作业管理

第7条 预付货款回收

1．销售人员根据销售合同中关于预付款支付的相关条款内容，提醒客户支付预付货款。

2．财务部通知预付货款到账后，销售人员进行到账检查，预付货款完全到账后，销售人员填写缴款单并报销售部经理核准，经核准后递交财务部，财务部填写缴款明细单，同时按照合同要求发货。

3．如果还有部分预付货款未付，则由销售人员及时通知客户支付剩余款项，待预付货款完全到账后按上述流程处理。

4．若客户申请延期付款的，按照延期付款管理规定办理。

第8条 尾款回收

客户收到货品后，销售人员应根据销售合同要求，提醒客户在合同约定期限内支付尾款。具体流程同预付货款流程。

第9条 延期付款回收

1．销售部受理客户申请延期付款工作须按照本规定操作。

2．销售部可受理客户可提出延期付款申请，经营销总监与公司总经理审核批准，后，付款期限可适当延长，但最多不得超过3个月，且3个月内不计滞纳金。

3．延长期从销售合同规定的付款最后期限算起。

4．销售部接到客户的延期付款申请后，须收集了解客户资料，查看客户之前的付款记录，评估客户的信用情况，若客户信用良好，则报营销总监与公司总经理审批后，同意办理延期付款。

5．若客户信用良好，则销售部拒绝客户的延期付款要求，并督促客户按销售合同规定的期限内付款，若客户未在期限内付款，则参照催款流程办理。

6．客户在延期付款期限后仍不付款，则参照催款流程办理。

第10条 账款催收

1．催款客户整理：销售人员根据销售合同的内容提醒客户按时付款，财务部进行客户账龄分析，发现逾期付款的客户后，整理通知相关销售人员。

2．感谢信代替催款通知书：销售人员接到财务部的逾期付款通知后，分析客户的资信情况，对于资信良好的客户，销售人员以感谢信的方式代替催款通知书，提醒客户付款。

3．催款通知书：客户收到感谢信后仍不付款，销售人员必须以传真或快递的形式向客户发出“催款通知书”。催款通知书应包括欠款事由、欠款数额、欠款日期、催账经过、付款期限与措施等。

4．律师函：在向客户发出“催款通知书”后，如果客户仍未在期限内付款，公司采取法律手段维护公司利益，向客户发出律师函。

5．起诉：发出律师函后，客户仍旧不支付货款时，公司将起诉欠款客户，同时相关销售人员必须作好资料与证据的收集与准备。

6．结果：经过法律程序后，能收回回款的，督促客户完成付款，不能收回的，财务部提交呆账申请经销售经理审批后销账。

第4章 回款工作目标与奖惩

第11条 回款目标的制定

1．公司销售部结合产品的销售情况与公司的经营目标，确定不同时期的回款目标，纳入公司的销售计划，经营销总监审批后实施。

2．层层分解回款目标，并根据销售人员的签约情况落实到每位销售人员身上，督促销售人员完成目标。

第12条 回款工作的奖惩

1．对销售人员的奖惩。

公司为提高回款工作的积极性，设立奖惩制度，评估“预付款项”和“货款回收时限”，把回款率纳入销售人员的绩效考核之中。

2．对销售主管的奖惩。

公司规定由销售主管负责回款工作的督促与落实，在奖罚措施上给予体现。公司依据回款性质的不同或数量的差异，而确定不同的奖罚标准。

3．对客户的奖惩。

回款工作的好坏不完全取决于企业内部的管理工作，还与客户的合作态度密切相关。为了刺激客户付款的积极性，可以在产品总价位上作出让步，也可以在零配件供应、售后服务等方面提供特别优惠。

第5章 附则

第13条 本制度由销售部编制，解释权归销售部所有。

第14条 本制度自颁布之日起执行。

4.客户关系维护办法

中小企业开展客户关系维护主要在于加强客户服务环节及其质量的内部控制，从而规范客户关系管理作业过程，提升客户服务质量与工作效率，提升客户满意度，以降低和规避客户流失、企业形象受损等风险。

制度名称:客户关系维护办法

第1章 总则

第1条 目的

为不断加深公司对客户需求的认识，同时提高客户满意度、改善客户关系、提升公司的竞争能力，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于公司对现有及潜在客户实施关系维护时的相关工作环节。

第3条 职责划分

1．客户服务部经理

（1）负责客户关系维护相关方案审核并指导具体实施。

（2）支持及指导客户关系维护相关工作。

（3）考核客户关系维护工作。

2．客户服务专员

（1）与客户协商确定问题解决方案并介绍适合客户的服务。

（2）制定客户关系维护方案并最大限度挖掘合作潜力。

（3）收集、分析、保存客户信息。

（4）促成销售业务谈判的顺利进行。

（5）确保客户满意度，搜集客户意见并及时反馈与相关部门。

第4条 客户关系维护原则

1．客户关系维护应根据客户情况的变化，不断加以调整，并进行跟踪记录。

2．客户关系维护的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户。

3．应利用现有客户关系进行更多的分析，使客户关系得到进一步的巩固。

4．有关维护客户关系的工作需客户服务部各级管理人员及服务人员共同合作，相互监督。

第2章 客户信息管理

第5条 客户信息内容

客户信息包括客户行业和市场信息、客户战略方向、客户组织结构与管理体系、关键人物、基本情况、客户购买决策中关键人物的个人资料、客户购买程序、需求计划及客户信息分析等。

第6条 客户信息渠道建立

客户服务部建立客户信息渠道可通过4个等级实现，如下图所示。

第1章 总则

第1条 目的

为不断加深公司对客户需求的认识，同时提高客户满意度、改善客户关系、提升公司的竞争能力，特制定本办法。

第2条 适用范围

本办法适用于公司对现有及潜在客户实施关系维护时的相关工作环节。

第3条 职责划分

1．客户服务部经理

（1）负责客户关系维护相关方案审核并指导具体实施。

（2）支持及指导客户关系维护相关工作。

（3）考核客户关系维护工作。

2．客户服务专员

（1）与客户协商确定问题解决方案并介绍适合客户的服务。

（2）制定客户关系维护方案并最大限度挖掘合作潜力。

（3）收集、分析、保存客户信息。

（4）促成销售业务谈判的顺利进行。

（5）确保客户满意度，搜集客户意见并及时反馈与相关部门。

第4条 客户关系维护原则

1．客户关系维护应根据客户情况的变化，不断加以调整，并进行跟踪记录。

2．客户关系维护的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户。

3．应利用现有客户关系进行更多的分析，使客户关系得到进一步的巩固。

4．有关维护客户关系的工作需客户服务部各级管理人员及服务人员共同合作，相互监督。

第2章 客户信息管理

第5条 客户信息内容

客户信息包括客户行业和市场信息、客户战略方向、客户组织结构与管理体系、关键人物、基本情况、客户购买决策中关键人物的个人资料、客户购买程序、需求计划及客户信息分析等。

第6条 客户信息渠道建立

客户服务部建立客户信息渠道可通过4个等级实现，如下图所示。

第一等级

第二等级

第三等级

◆ 客户的年度报告、广告、宣传册、产品介绍、技术刊物、产品目录、新闻和网站信息等

◆ 由行业分析者提供的书名报告、行业刊物信息，专业调查公司出版的行业分析报告、行业会议会刊、政府报告与公开数据等

◆ 从客户中的各相关联系人或其他与该客户存在密切联系、合作关系的有关方面获取

第四等级

◆ 客户内部与本公司建立密切联系，如从希望能够促成合作的客户方人员入手获取，信息包括确切的项目需求、招标评估标准等

客户信息渠道建立渠道示意图

第7条 客户信息档案建立

1．客户服务人员按要求监测日常市场信息，定期编制“客户行业与市场信息报告”。

2．客户档案资料包括客户所处行业和市场信息报告、客户基本情况、关键人物信息等。

3．客户档案一式三份，客户服务部、销售部、市场部各执一份，以便进行市场分析及客户开发。

4．客户服务人员应及时跟踪客户情况辩护，及时填写、更新客户信息档案的内容。

第8条 客户信息档案管理

1．客户信息档案是公司重要商业秘密，仅客户经理级及以上人员有权借阅客户档案，借阅时须填写借阅卡。

2．禁止在公众场所，或旅行途中在飞机、火车上阅读客户信息资料，以免失密。如有违规或遗失、泄密，对有关当事人予以严肃处理，直接上级承担领导责任。

3．客户档案原则上3个月增补或调整一次。

4．客户部经理对客户档案的建立、更新、整理进行不定期检查，发现问题及时纠正。

第3章 客户维护计划管理

第9条 客户维护计划制定的目的

1．分析重点客户对本公司的价值。

2．能够最大程度发掘客户成交潜力。

第10条 客户维护计划的构成

客户维护计划一般包括但不限于以下几部分内容。

1．计划摘要：突出总的目的和方向，包括客户目标，并提出对客户的一个总的看法。

2．客户概况：介绍客户，即介绍它的关键人物、最新重大动向、所处位置、市场、战略、趋势以及所拥有的优势、劣势、机会和面临的威胁等。介绍它的、目前和所表明的需求是什么。

3．竞争概况：介绍主要竞争对手的优势、劣势，目前的状况以及建议的策略等。

4．情况评估：分析本公司与客户的关系状况，包括历史沿革、目前的业务、关系生命周期、拥有的优劣势、机会和面临的威胁等，以及客户经理与客户方关键人物之间的关系。

5．维护计划：根据以上分析确定维护目标，并详细介绍为达到这一目标而制订的行动计划。

第11条 客户维护计划制定

1．客户维护计划由客户经理完成，市场部经理参与讨论与指导。

2．客户维护计划每年一次，定期制订。但可根据市场情况和客户状况的变化而调整，调整权由市场部经理掌握。

3．客户维护计划交市场部信息管理员归档。

第4章 客户关系维护及促进措施

第12条 客户关系维护措施

1．增加客户的合作收益，如对信用较好的客户提供一定程度的优惠等。

2．通过各种公共媒体，以及公司举办各种公共活动来影响客户的发展倾向，增强公司的亲和力。

3．通过了解具体客户的信息，使企业的服务更加人格化和个性化。

4．有计划缩短客户服务项目的淘汰周期，推出新的客户服务项目。

5．在为客户提供客户服务的过程中，注意使用标准客户服务用语。

6．简化老客户服务流程，方便老客户。

7．欢迎客户再次来访，当时预约下一次拜访。

8．在老客户进行下一次购买时给予折扣，鼓励回头客的奖励机制。

9．举办客户礼物赠送活动，让其感到受到了特别的优待。

10．对客户信守承诺，提供超值服务。

11．使用电话定期跟踪，定期拜访老客户。

第13条 客户关系促进措施

1．收集客户各方面资料，包括企业的、个人的，并建立客户资料档案。

2．根据客户特点、需求为客户提供合理建议，推荐合适的产品，帮助客户经营。

3．认真履行合同，积极落实合作承诺。

4．适时回访，了解客户对本企业产品的使用（销售）情况、对产品质量的意见建议、对销售策略的建议等，收集并记录，以便改进产品质量、提升服务。

5．经常告诉客户一些对其经营发展有意义的信息，如各类优惠活动、新产品上市、为答谢老客户而举行的相关活动、机器设备免费回厂检查、与客户企业发展相关的信息等，让客户知道你在随时关注他、重视他。

6．代表客户与公司交涉，尽量解决客户的问题。

7．为客户提供一流服务，感动客户，赢得客户的信赖。

第5章 附则

第14条 本制度由客户服务部负责制定、解释及修改。

第15条 本办法报总经理办公会审议通过后，自颁布之日起执行。

5. 销售费用管控制度

从“开源节流”的角度来看，中小企业在提高销售业绩的同时，还应对实现销售目标所需支付的费用进行控制，从而实现对销售业务的全面控制，最终达到企业利润目标的顺利实现，确保企业稳定发展。

所以，中小企业很有必要制定自身的销售费用管控制度，以便对销售费用的有效控制提供规范性指导。

制度名称:销售费用管控制度

第1章 总则

第1条 目的

为有效控制销售部门的费用，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司对销售费用进行控制的工作实施。

第3条 职责划分

1．销售部负责销售费用预算编制及销售费用使用的控制。

2．财务部负责销售费用预算、销售费用支出审核等。

第4条 销售费用构成

销售费用是在销售过程中发生的、为实现销售收入而支付的各项费用。一般由业务费用、人员费用、物流费用等7大部分组成。

1．销售人员费用：基本工资，奖金提成、津贴、福利等。

2．广告费用：广告策划、制作、媒体、管理等费用。

3．公关费用：公关活动、会议、赞助等费用。

4．业务费用：通讯、印刷、折扣、礼品、招待等相关费用。

5．售后服务费用：维修、赔偿、管理等费用。

6．销售物流费用：库存、包装、运输、保险、装卸等费用。

7．其他销售费用：展览、租赁、办公等费用。

第2章 销售费用预算确立

第5条 销售与利润目标确立

1．销售部确定公司销售目标和销售业务的利润目标，此时，必须全面考虑产品生产成本、销售费用等。

2．销售部确定销售目标，可以综合利用销售增长率计算法、市场占有率计算法、市场增长率计算法、预期利润计算法、客户购买实力计算法、销售人员业绩计算法等6种方法。

第6条 盈亏平衡分析

1．销售部接受分配销售额和利润目标后，必须对销售过程予以控制，一般需采用盈亏平衡分析法。

2．销售部应通过盈亏平衡分析得出利润为零时的销售量，并据此调整价格和费用的变化。

第7条 销售费用预算编制

1．经过盈亏平衡分析，销售部必须明确达到销售额和利润目标所必须的成本费用。

2．根据分析结果，销售部经理、销售主管组织编制销售预算，并提交总经理审核。

第7条 销售费用预算审核及执行

1．销售费用预算经总经理审核通过后，便可下发执行。

2．销售部经理、销售主管应根据销售费用的预算严格控制销售支出。

第3章 销售费用控制

第8条 销售费用支出申请及审批

1．销售专员申请使用销售费用的，须填写“销售费用使用申请表”。支配范围内销售费用不需审批，支配范围外须经销售部经理审批。

2．月度支出计划内、销售人员当月支配范围内的直接报至财务部门。其余事项均由相应主管审核、销售部经理审批，方可报至财务部门。

3．销售部申请使用销售费用的，由销售副总审核情况说明表，相关人员审批后报至财务部。

（1）请款金额超过 元以上的，或超出销售费用预算的，总经理负责审批。

（2）请款金额在 元以下且预算内的，销售部经理审批。

第9条 销售费用支付

1．财务部经理或主管查阅销售费用月度支出计划以及年度支出计划，确认无误后签字。对于不符合财务规定的，一律不准支付。

2．出纳人员应根据财务经理或主管签字，按照审批意见支付现金、支票。

第10条 销售费用支出控制方法

1．销售人员应仔细分析市场，有针对性地拜访，提高成单率。

2．销售人员应不断摸索新的销售方法以降低费用，同时应对客户行为习惯、作息时间等加强了解，以提高访问效率与成功率，减少因访问无效造成费用过高。

3．销售经理须严格审核销售人员的费用支出申请和报销申请，确认每一笔花费都与销售业务相关。

4．销售费用控制的与销售人员薪酬进行挂钩，将销售费用控制程度作为考核指标进行考核，提高销售人员节省意识。

第11条 销售费用支出分析

1．销售部每月月底对当月销售费用的支出情况分析，及时发现问题并采取改进措施。

2．销售部每年对年度销售费用支出情况进行分析，形成“年度营销费用控制报告”，提交总经理审阅后，存档以备下年度销售费用控制的资料。

第12条 销售费用支出改进

1．销售部不断对销售费用支出管理改善，必须避免上月度支出偏差出现的问题。

2．销售部年终组织召开部门会议，将销售费用控制作为其中的议题，要群策群力，更好地加强销售费用控制。

第13条 销售人员费用支出和报销

1．销售人员在工作中发生的通讯费、银行手续费、市内交通费按标准执行。

2．差旅费的使用采取先申请后花费的制度。

3．业务员的差旅费报销，由销售部经理审批。

4．销售部经理的差旅费，向总经理提出申请，由总经理审批。

第4章 附则

第14条 本制度由财务部协助销售部制定，相关条款的解释权归财务部。

第15条 本制度报总经理审批后，自公布之日起执行。

四、设计销售内部控制记录和凭证

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