很多GTD时间管理的朋友经常有这样的困惑，完整阅读了《搞定I：无压工作的艺术》后，想建立自己完整的GTD时间管理系统，但是又发现无从下手，很多体系没法建立起来，也没法让自己达到轻松工作的目标。于是我们在综合了很多客户如何建立自己的GTD时间管理体系的实践基础上，总结出一套完整建立GTD时间管理系统的办法。这套办法主要集中在，分类（文件夹）、标签&情景、项目、执行和检查上，让大家快速建立属于自己的GTD时间管理系统，养成大家每天收集和查看任务清单，快速高效处理任务，每周回顾检查已完成目标情况，服务于个人成长和目标达成，从而使GTD时间管理系统更加的高效，让自己更快、更好、更轻的松达成自己的目标。

一、分类（文件夹）

在成功GTD时间管理中有分类（文件夹）的概念，可以把多个项目放在一个文件夹里面，实际上可以使用这个文件夹很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来，用这种方法将所有项目归类后，项目更有条理，每周回顾也就显得更有条理了。一个人在工作、生活中有许多的职责范围，我们推荐的文件夹是这样分的。

工作：记录自己日常工作、兼职工作或者其他自己业余坚持的写作等，可以按不同的工作类型建立自己的工作项目，分别存在这个文件夹，如果是一些高级管理人士，有多个公司要打理，也可以按不同公司建立文件夹。
杂事：日常中总会遇到一些杂事，比如同事拜托的一些事情，或者一些互不相关、杂七杂八的东西统统放在这里，减少选择的时间，杂事也可以在一段时间后，移出到别的文件夹。
健康：身体是革命的本钱，需要时时关注自己的健康状况，比如每年体检、关注自己的体重和新陈代谢能力、每周锻炼等，保证自己每天有足够的精力投入工作，随着年龄的增长，对于健康也是需要越来越重视。
家庭：日常家庭事情可以放在这个文件夹，比如：孝敬父母、照顾家庭、教育孩子、安排出游等，合理安排家庭生活，处理家庭事务，只有家庭稳定，才能心无旁骛的投入工作。
财务：合理规划自己的财务状况，分配收入使用，有一些额外能创收或者个人投资理财的项目也放在这里，只有合理规划自己的财务使用，才能使整体项目和工作进展顺利，如果财务状况出问题，会分很多心，使自己无法聚焦和静心，也无法专注完成自己的目标。
学习提高：读书、学习，提高自己的业务能力和认知能力，向成功人士学习，放在这里，只有不断学习和提高，才能让自己有攀登下一个目标的可能。
亲戚朋友：与重要的亲戚朋友经常保持沟通和联系，好的朋友不需要多，能够大家聚在一起探讨一些深层次问题，在成长的路上互相支持。
个人爱好：一些业余爱好，比如打游戏、钓鱼、爬山、养鱼等等。
客户维护：客户在整个工作中是非常重要的伙伴，需要经常维护客户关系，保障合作推进顺利，沉淀自己的人脉圈。
将来也许：自己的一些日常想法或者长远规划，目前不需要执行的任务可以放在这里，有空的时候回顾和细化一下，遇到合适的时机就付诸行动。

用上面的分类方法后，把自己日常的工作和事务分别记录到不同的文件夹里，这样便于把所有事情都记录和收集下来，不至于会让自己有些事情不确定要不要记录下来，或者记录下来后，整个列表没有很好的归类，又臭又长，让自己工作找不到重点，无法高效的完成自己的工作，光是寻找今天需要处理的任务都需要花费很长时间。只有事情都记录下来后，并进行了完整的分类，才能在自己处理某个事务的时候，能够快速找到并高效处理。

二、标签&情景

对于很多朋友来讲，如何区分标签&情景是一件非常困难的事情，我们整理了最能落地使用和执行的标签划分方法供大家参考：

专注（整理思路（脑图）、写方案、写作、快速执行）：放在第一位，一天中精力最充沛的时段安排给它，也是耗费精力最大的工作，建议早上到公司立即处理这类事务，或者晚上、周末集中精力处理；
浏览（浏览、阅读、收集资料、看新闻）：看书、查看网页、阅读资料等不需要太多的精力，毕竟现在网络查找资料非常方便，还有很人性化的只能推送，在电脑、iPad、手机上都可以看到，可以利用自己碎片化时间完成收集，如果看到自己感兴趣的内容，随时记录下来，方便后续整理；
沟通（电话、语音、视频、邮件）：一般联系他人使用这几种联系方式，标明是打电话还是发邮件，使事项更具有可执行性，邮件也可以集中某一个时段处理，特别是需要每天处理上百封邮件的人士，适合集中时间处理邮件，然后开始自己的工作，跟别人沟通的时候，一定要确保自己足够聚焦，问的问题足够具有指向性，让和我们沟通的人能够快速达成一致；
外出（高铁、飞机、打车、开车、超市、书店、公园）：有些事情需要外出才能处理，比如洽谈合作、招待客户或者是出差，把这类事务合并集中处理，可以节省外出的时间和效率，比如拜访客户，可以转么空出一天时间，专门拜访2-3个客户，晚上回到公司或住处，集中处理今天一天客户回复，既非常高效又客户体验非常好；
办公室（会议室、休息区、讨论交流）：有些事情必须在办公室才能做，比如召开会议，跟同事讨论想法，或者向领导汇报，在公司讲解方案等需要交流沟通讨论的事情放在这里；
家：需要在家才能处理的事务，比如休息、放松，陪孩子做一些乐趣活动；
疲劳/无聊时：脑子不转时还是可以做些事的，比如读些花边新闻、整理抽屉、备份资料、练习呼吸放松、看看抖音、快手、博客等等；

三、分解项目（WBS）

在我们收集完所有事务后，我们会遇到一些事务，这些事务都比较大和重要，需要几天时间和多人配合才有可能完成。我们遇到这种事务的时候，会迟迟无法动手，害怕第一步处理不好影响之后的结果，怕多人协作大家理解不一致，导致事情执行出现偏差，甚至导致任务无法完成既定目标，于是我们一拖再拖，久而久之形成了一种抵抗重大事情的心里，导致重大事情一直存在我们的任务清单，无法完成。

出现这种状况是我们缺失了一个非常重要的步骤——任务分解（WBS），将巨大的事件分解开，然后逐步执行，达成任务既定目标。分解的过程我们要充分思考，思考巨大事件的分解规律、实施步骤以及优先级，将你的想法逐一记录下来，然后按步骤快速执行，使的事项化为一个一个可执行小的任务，我们以周三召开一次公司集体会议为例子进行分解：

在周一的时候发邮件通知会议所有人，周三上午10点，在公司大会议室召开会议，公司市场副总裁张总拆解公司年度销售目标如何达成；
周二下午确认张总的PPT，并确认拿到文件；
到大会议室调试会议设备就位，和检查投影仪，并进行测试；
周三上午10点公司主持人李四主持开场，并提醒大家把手机调为静音；
10点半张总上场讲解年度销售目标，预计时间1个小时，留15分钟做为张总的缓冲时间；
张总讲完后，主持人进行汇总并部署会后任务；
公司助理小赵负责做会议记录，并记录大家的提问整理成文件发给张总；
会议结束后，把张总确认的会议纪要发给大家；

将大的事务分解成小的事务后，整个事情的实现就会非常轻松，也打消了无从下手的顾虑，给我们完成这件事情增加了非常大的自信。任务分解（WBS）是项目管理（PMP）的范畴，用于专门解决大的事务执行，我们在进行任务分解的时候可以遵照以下原则执行：

超过3天完成的任务需要进行拆解，拆解的最小粒度是一个人3天可以完成的任务，也可以拆解到更细，依据个人熟练程度执行，我们推荐是拆解到一个人半天可以完成的任务做为最高目标；
需要多人协作的任务需要进行拆解，确保每个任务只有一个负责人，其他人做为协助，这样可以做到责任到人，快速协同推进任务；
分解任务需要整个团队共识，不能只自己分解告诉别人。正常的做法是开会跟大家一起拆解任务，确保所有人对任务有足够的理解和明确个人责任，这样大家都知道自己任务的重要性，才能保证整个团队步调一致；
任务分解是递进和逐步演进的，如果一次拆解不到位，可以召集大家再次分解，或者在执行过程中遇到重大调整，也需要再次开会，大家达成一致再继续执行；
在没有完成任务分解前，尽量不要开始任务，避免造成返工，如果任务完成过程中有风险，需要整个任务团队在一起讨论可能出现的状况和控制风险措施，让整体项目执行即使出现风险仍可按计划完成；

当你在面对复杂的事务时也可以寻求他人帮助，有人共享清单会让你的进度更快，也会让你更轻松。WBS是一件非常有技巧事务，大家可以学习项目管理或者学习如何进行WBS，这个虽然有点高深，但并不复杂，只是一件处理大任务的工作方式，可以参加相关的培训，在2天内掌握任务分解的技巧。

四、执行：按时间轴、轻重缓急、旗标预测需要处理的事务

经过上面的内容，我们已经形成了一个可执行的任务清单，并分门别类放好了，接下来就需要快速处理任务。执行作为时间管理的核心，同样是达成目标非常重要的一部分。如果你不执行计划，那其他的所有的行动也就是毫无意义，你准备的工具、管理系统、项目、任务清单等也就白费了，所以执行是整个GTD体系中最重要的！

执行最重要的，是在不分心的情况下，一次只执行一件事。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断，聚焦专心完成一件事情，可以使用番茄工作法，让自己一段时间聚焦只处理一件事情。这里是一些建议，希望你能够真正地执行并且贯彻它们。

重要事项：每天早上选择一个最重要的任务，做为到公司的第一件事，聚精会神完成它，或者推进它，每天早上是精力最好的时候，最适合执行最重要的任务；
选择好环境：在你开始工作前，消去所有使你分心的事。手机静音、关闭邮件等，把办公桌上堆积的混乱的东西清理干净，然后让自己聚焦处理一件事情；
番茄工作法：设置25分钟为一周期，这时间聚焦只做一件事，让自己快速进入状态，并开始推进工作，这期间不受任何打扰，全力只做一件事；
抗干扰：如果你在执行时被干扰了，马上把这些新到的信息或者任务记录到你的笔记本或收集箱中，然后继续原来的任务，重申一遍，千万不要尝试多线工作；
快速调整状态：如果你必需去检查你的Email或者执行其他的任务，那停下来，深呼吸，重新使自己的思绪集中，调整到正确的状态再继续任务；
不可避免的中断：无论如何，有时总会碰到一些我们无法避免和拖延的事情而中断现在的任务。当遇到这个情况时，把现在的任务进度记录下来，把所用的资料也都整理放到一旁。当你弄完那些无法避免的任务后，简单地把所有的资料重新拿出来，然后再看看记录的任务进度，又可以马上开始原来的任务了；
享受休息：深呼吸，舒展一下身子，在工作时也要享受好的休息。身体是革命的本钱，千万不要亏待了哦，要确保自己在高效的时候可以全情投入；
鼓励成就：当你完成任务后，表扬自己，奖励自己上一会儿网，看一会儿电视，放松一下自己，但是不要太长了（10分钟），然后继续你的下一步行动；

五、每周检查和回顾你的目标

无论你多么优秀，仍然有忘记事情的时刻、有失去目标的时刻、有时间管理系统失衡的时刻。当你陷入繁忙的工作中，忙碌的生活中时，即便最好的时间管理系统都有可能变得一团糟。

所以每周回顾的重要意义在此：它给了你一次机会，来重新整理所有的事情并检视什么是最重要的任务。

回顾你的长期目标，中期目标和短期目标：回顾你的人生目标（如果你没有，抽出时间仔细考虑一下），根据你的人生目标制定一个今年自己想完成的长期目标，只需要一个（如果你制定了太多，就选择最重要的，目标太多便会失去准心）。然后再为接下来的几个月制定一个中期目标，这个目标应当是帮助你进一步接近自己的长期目标。最后再为接下来的几周选择一个短期目标，来帮助你接近自己的中期目标。当你完成这些步骤后，以后的每周回顾也就是一次对自己目标进展的回顾和对目标的重新确定。每周对你目标重新确定是非常重要的，只有这样才能保证你的前进方向正确，保证你的精神和体力上都做好准备，继续保持不断前进；
回顾你的任务清单：如果形成了自己的GTD时间管理体系，你就会有一个任务清单，在你的任务清单上大部分的任务都应该已经完成的，但是重要的是在重新回顾它们时，发现那些没有完成的任务、没有处理的信息等，并推动这些没有完成的任务下一步安排继续执行；
设定你的短期目标和放置你的“大石块”：如果你已经完成了一个短期目标，你就回到第一个步骤重新设定一个新的。如果还未达到短期目标，那回顾自己的任务时，看看怎么样能取得更好的成果。列出这周你想完成的重要任务和其他的任务，然后将它们安排到日程表中，尽量将它们安排在早晨。这些任务是优先级最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2个便可。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》

如果你不分心，并且按照步骤来，总共回顾时间为30分钟。回顾时，你应该避免所有的打搅，关掉Email和网络（除非你的清单都是在线的），关掉你的手机。最多的情况，一次每周回顾大概也就45分钟而已。

六、总结

经过上述的一番打造，GTD时间管理系统已经成为一个可以非常依赖的系统，有种心如止水的境界。每天看看任务表上的预测事项，这些通常是有严格时间要求的项，有些是提醒今天要开始着手某件事情了，有些是必须今天完成的，再看看加了旗标的事项，这些事情都有助于我们完成一个一个的事项。在选择事项时，看一下“标签&情景”，早晨精力充沛时就先做那些需要专注的事情，把微信之类的干扰性的软件全部关掉，专注一小时之后，可以休息一下，活动一下，走动一下，执行几条不需要费脑力的任务，收收邮件、查阅资料等等，如果有精力可以再完成一项专注的任务，这种方法参考番茄工作法，只是时间上并没有严格的限制。下班了，主要是陪陪家人、锻炼身体、看书或查查资料。空闲的时候，随时整理一下收集，列出明天或后续需要完成的任务，这样一天就相当充实了。

周五下午如果没有其它安排，是一个每周回顾的时间，按照检查表执行完回顾任务后，感觉自己又朝着向往的目标前进了一步。总之，完美的系统也是一种辅助工具，它帮你在慢慢的执行过程中渐渐地找到人生目标，协助你充分利用时间，强化你的个人管理，不断地朝着自己设定的目标前进。加油，GTD时间管理的践行者们。