如何设计「人事管理」功能(如何设计人力资源管理系统)

本文详细探讨了EHR系统的人事管理功能设计,该系统能够帮助企业高效管理员工信息并优化人力资源流程。如果你对于如何打造一套全面且实用的人事管理系统感兴趣,不要错过这篇文章。

如何设计「人事管理」功能(如何设计人力资源管理系统)

我们今天聊个EHR系统的功能设计:人事管理,希望可以给小伙伴一些帮助。

一、功能目的

人事管理在EHR系统里算是很复杂的一套功能了,最初做EHR系统,我相信很多也是为了这个。

同时,人事管理的功能相对来说也是比较多的,包括了入职管理、档案信息管理、员工异动管理、提醒管理和统计分析等,其中的员工异动管理,要是分得更细一点,转正、调岗、离职、晋升等。

我们做这套功能,就是为了公司的人事管理可以线上化管理,可以更加智能地管理,提高公司人力同事的办公效率。

二、详细方案

1. 方案概述

我们就按照上面提到的内容,拆分了6个点。除了前面提到的5个,再加上权限处理。

如何设计「人事管理」功能(如何设计人力资源管理系统)

2. 功能详情

像是「人事管理」的这些拆分的功能点,其实每个功能点都会对应很多个菜单的。

(1)入职管理

入职管理可以分三步处理:offer审批&发放、入职信息导入、员工信息维护。

如何设计「人事管理」功能(如何设计人力资源管理系统)

A:offer审批&发放:

offer的管理其实就是个流程,有一个审批流程,审批流程审核通过后,需要负责的HR将offer邮件发送给待入职的小伙伴。

  • 菜单功能按钮:包括提交、修改、通过、驳回、发放、删除、撤回等。
  • 字段:入职员工、部门、岗位、职级、试用期、试用期薪资、转正薪资、审核状态、日志等。薪资这些一定要有,因为offer要写上发给员工的。
  • offer发放:可以智能化一些,在offer审核通过后,可以关联邮件功能,触发offer自动发给待入职的小伙伴。同时offer模板可以固定好,自动填充内容。
  • 审核流

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B:入职信息导入:

入职信息指的是要入职的小伙伴的一些个人资料,可以是添加字段,也可以是一些附件等,这里有两种形式。

  • 填写链接自动传入:创建一张表,生成个链接,或者一些小程序之类的,放个二维码到offer邮件里,员工填写后数据就可以传到我们的EHR系统,自动保存到【员工入职信息】里。
  • 填写Excel手动导入:offer里放个Excel,这个其实就是我们系统【员工入职信息】的导入模板,让员工填写完成后入职的时候给到HR,或者直接邮件回复,HR收到后手工导入系统,这种就麻烦一些了,但是开发设计更简单,还是推荐第一种。

C:员工信息维护:

员工信息维护就是普通的信息维护菜单。

  • 菜单功能按钮:包括添加、修改、删除、导入、导出、上传附件、下载附件等。
  • 字段:像是基本信息、学习经历、工作经历、家庭成员这些,属于入职信息,在上一个环节就有了,这里就会加下其他的,比如部门、岗位、员工邮箱、合同等,当然,合同是可以显示多次的。如果是离职了,这里也会加一些离职信息,比如离职日期、离职性质、离职原因等。

如何设计「人事管理」功能(如何设计人力资源管理系统)

(2)档案信息管理

这个菜单基本上都是人为维护的数据,有一些可以是HR,有一些可以是个人。

  • 菜单功能按钮:包括添加、修改、删除、导入、导出、上传附件、下载附件等。
  • 字段:我们可以分一些类别,比如基本信息、学习经历、工作经历、家庭成员、异动记录、奖惩记录、考核记录、证书、附件、成长轨迹等,每个类别其实就是一个页面,数据也可以放在一张表里。
  • 其他:虽然菜单会有添加和修改功能,但是里面的一些信息还是需要其他菜单的数据交互,比如考勤记录,需要【考勤管理】将信息同步过来,按最小维度的“天”来,同时也可以按年或月汇总查看。

(3)员工异动管理

员工异动就是这个人在公司的一些变动,包括部门和职位上的,比如转正、晋升、降职、调岗、薪资调整、离职、退休等。

这些每个功能可以作为一个菜单(界面)去处理,因为不同的异动,对应的审核流、字段、需要的信息等可能都不一样,但是整体流程是类似的。

我们拿晋升来具体说下。

  • 菜单功能按钮:包括提交、修改、通过、驳回、删除、撤回等,当然审核流一般不止一个,要注意下多级的处理。
  • 字段:晋升员工、部门、晋升前岗位、晋升前职级、晋升前薪资、晋升后岗位、晋升后职级、晋升后薪资、晋升原因、晋升答辩情况、生效日期、附件、审核状态、发起人、日志等。
  • 其他:晋升一般会需要答辩,答辩就要有会议室和日程预定,这里就可以关联OA的会议管理(或者日程管理),同时将答辩的会议室和日程确定好。同时,这个时间等内容可以同步提醒给相关人员(晋升员工、上级、HR等)。
  • 审核流:我们按提交申请-用人部门审批-人力审批三级设置,像答辩结果,一般在会议室里就确定了,不需要再专门走系统审核。

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(4)权限管理

权限管理,这里可以有两个,功能和数据。

  • 功能权限:就是用得很普遍的用户 角色 菜单 按钮的权限控制,每个用户进入系统,就会根据用户关联这个菜单,对应显示出这个菜单的功能按钮。
  • 数据权限:这里指的是相同的菜单或者表头,不同的用户会根据各自的数据权限显示不同的数据,这个也按我们之前的新建【数据权限配置】菜单去维护就好。

(5)提醒管理

提醒就是员工的一些信息到时间了,需要提醒给相关HR来及时跟进处理。

功能的设计就是按提醒类型区分,加上时间到了触发提醒给到HR,再确定好提醒的形式和文案即可。

菜单设置

需要新建一个菜单,有添加和编辑等功能,维护这些提醒设置,按姓名 提醒类型维度,需要关联时间、提醒人、提醒形式和提醒文案。

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