如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

1.什么是复杂问题?

复杂问题需要很多道工序,涉及到与多个人进行沟通,人的注意力没法持续关注,导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到项目管理工具,在重要的节点上,来检查自己是否遗漏了重要的环节。

比如手里总有十好几个工作任务同时在跑,手忙脚乱应付不了总是在怀疑人生;除了要完成领导布置的工作任务外,还要和其他部门各种沟通对接,微信群里时不时传来不断变化的需求……每天恨不得25小时都在工作,可工作进度还是难以把控,经常延误,到底怎么办呢?

有人会说用专门的项目管理软件来管理多个工作任务就好了,但是你还得花时间去适应各种项目管理软件。你的时间有限,没有时间学习多余的东西。

最重要的一点是,别人很有可能打不开你发的工作文件。因为不是所有人的电脑里都安装了这个软件。

如果用 Excel来做那就简单多了,因为每个职场人的电脑里都有Excel,几乎人人都会用,可以极大地提高工作效率。最重要的是,Excel简单容易上手,不需要你花太多时间就可以掌握。

这时候我们就可以使用Excel来做项目管理里常用的甘特图。

2.什么是甘特图呢?

甘特图是以提出者甘特先生的名字命名的。横轴表示时间,纵轴表示项目里各个任务。通过条状图来显示项目里各个任务随着时间进展的完成情况。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

3.什么是项目管理文档?

很多创业公司其实是没有项目经理的,通常是一个技术人员就作为某项目的负责人。

这部分我会通过一个实战案例,教会你如何使用Excel来绘制甘特图,从而来管理项目,并自动生成项目进度报表。

我们可以根据项目需求用Excel做下面的项目管理文档。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

图片里的序号对应l项目管理文档分为三部分:

1)项目计划表

用于记录项目各个任务模块,以及对应的负责人,开始时间,项目周期这些数据。

2)甘特图

通过甘特图可以清晰的看到各个任务的完成进度。

3)项目分析

项目图表分析部分是根据项目计划数据自动生成的,并不需要人为额外更新,最大程度上减少了人员工作量。

这部分主要是为了方便全局看到项目信息和人员任务安排信息,帮助最大化利用人员时间和效率,降低资源浪费

每周你可以把项目进度文档发给各个相关的人员,每个人可以看到整体项目的进度,和各自当前的工作任务。跟CEO汇报也一目了然。

整个文档做起来难度并不是很大,做完之后能够多次重复使用,大大的提升了使用的愉悦度和效率。

下面我教你如何用Excel做出这样的项目管理文档。

4.如何用Excel做甘特图?

1)如何制作项目计划表?

在Excel中录入项目分解也就是各个任务的名称,负责人,开始时间,需要天数这些数据。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

上图中红框里的内容是增加的几个辅助列,里面的数据是利用Excel里的函数计算出来的,这里看不懂也没关系。我会在最后把这个项目文档发出来,你可以直接使用我给的项目文档。

如果你想深入学习Excel的函数功能,我也会在最后给出一个补充学习的资料,补充学习下就可以。

我这里简单解释一下这几个辅助列是怎么计算出来的。

辅助列截止时间里的值等于开始时间加上需要天数;

已完成天数里的today()函数为当天日期,里面当天日期和开始日期计算出已完成天数;

未完成天数等于需要天数减去已完成天数

这样我们就把项目计划表做好了。辅助列里的数据会根据你其他列的值动态变化,不需要再手动去填写。

2)甘特图如何制作?

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

第1步,按住ctrl键选中项目分解,已完成天数,未完成天数这几列

第2步,选择插入菜单栏下的堆积条形图,就得到了下面图片中的甘特图

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

第3步,选中图表,点击鼠标右键,选择“选择数据”按钮

第4步,在弹出的对话框中选择添加,出现下面图片中的对话框

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

第5步,在系列名称中选择计划表中的开始时间列名。在系列值中选择开始时间这一列的数据。就把开始时间作为横轴加到甘特图里了。

第6步,我们把开始时间移动到最前面,就可以看到我们图表中的绿色条形就是开始时间。

下面我们继续优化图表。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

第7步,我们设置坐标轴。

选择纵轴,鼠标右键选择“设置坐标轴格式”,在弹出的对话框中选择“逆序类别”,我们看到纵轴安装任务顺序排列好了,横轴开始时间也移动到了最上方。

我们看到横轴时间比较乱,下面图片我们继续设置横轴时间。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

选中横轴,鼠标右键选择“设置坐标轴格式”,在弹出的对话框里最小值设置为计划表开始时间的最小日期,输入日期后按回车键。最大值设置为计划表截止日期里的最大日期。

设置好后我们就看到了下图的效果。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

我们将绿色条形的地方选中,选择无填充,让它隐去,就得到了甘特图。然后再做一些图表的细节优化处理,就可以让甘特图更好看了。

3)管理文档的第3部分项目分析如何做?

预计总天数,已完成天数,未完成天数,对之前的计划表列做加法就可以得到。

然后插入饼状图就可以得到项目完成进度。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

对计划表做数据透视表,就可以得到项目人员工作量的柱状图。

5.模板下载

前面我们学习了面对复杂问题,如何使用Excel制作甘特图和自动报表来推进项目进度。

我希望你也能亲自跟着前面的步骤实践一遍。

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

推荐:职场Excel必备技能

如何使用Excel管理项目?(怎么用excel做项目管理)

版权声明:本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 举报,一经查实,本站将立刻删除。

(0)
上一篇 2022年6月8日 上午10:12
下一篇 2022年6月8日 上午10:22

相关推荐

  • 北京项目报备管理系统

    北京项目报备管理系统是一款功能强大、易于使用、安全可靠的项目报备管理系统。它为项目管理人员和相关部门提供了高效、便捷的服务,帮助他们更好地管理和控制项目进展,确保项目能够按时、按质…

    科研百科 2024年12月17日
    0
  • 科研项目结项失败会怎么样科研项目结项失败会怎么样

    科研项目结项失败会怎么样 在科学研究中,结项是一项非常重要的任务。它标志着一项研究已经完成,并且研究人员可以开始考虑如何将其转化为实际应用。然而,如果科研项目结项失败,这可能会对研…

    科研百科 2024年6月19日
    69
  • 病理检验室创始人是谁

    病理检验室的创始人是著名病理生理学家吴锡鹏教授。吴锡鹏教授出生于1936年,是中国病理学领域的先驱之一,也是中国病理生理学会的会长。他曾担任北京大学人民医院的病理学教授,并在病理学…

    科研百科 2024年10月20日
    0
  • 科研项目需要哪些擅长技术

    科研项目需要哪些擅长技术科研项目需要哪些擅长技术1.北宋学者刘俊峰他早年因论文发表而受到不少启发,如今的他和陈庆道先是近代著名学者。刘俊峰在多年研究书法和书法时曾被人夸赞。他从小就…

    科研百科 2024年11月27日
    0
  • 北京项目管理系统哪家好

    北京项目管理系统哪家好? 随着现代项目管理的不断进化,项目管理系统已经成为现代项目管理中不可或缺的一部分。北京作为中国的首都,拥有着丰富的项目管理经验和优秀的技术团队,因此北京项目…

    科研百科 2024年12月25日
    0
  • 国有企业制度体系

    国有企业制度体系国有企业制度体系,被称为“国民教育”。政治制度的构建第一、建设国家思想文化。国家教育方针政策由来已久,国权、法律、文化、人伦、事业、家庭、学校、司法等各方面的内容相…

    科研百科 2024年11月21日
    0
  • 社团经费管理办法

    社团经费管理办法 为规范本社团的经费管理,确保社团活动的正常开展,我们制定以下社团经费管理办法: 一、经费来源 本社团经费来源主要有以下几个方面: 1. 成员缴纳会费;2. 活动支…

    科研百科 2024年7月12日
    42
  • 科研项目动态图表怎么做

    科研项目动态图表怎么做 动态图表是一种能够展示随着时间变化数据的工具,能够帮助研究人员更好地理解数据的趋势和变化。在科研项目中,动态图表非常重要,因为它能够帮助研究人员更好地了解项…

    科研百科 2024年8月11日
    35
  • 智慧党建创新党建模式打造红色阵地

    河北工业职业技术学院始建于1958年,1999年7月经教育部批准设立高职。2008年,被列为国家示范性高职院校建设单位;2011年,以优秀成绩通过国家示范性高职院校验收;2019年…

    科研百科 2023年10月15日
    112
  • MAC看图软件3238023979

    MAC看图软件: 查看图片的常用工具 MAC看图软件是查看图片的常用工具,可以帮助用户快速、方便地查看图片。本文将介绍MAC看图软件的一些常见功能和用法。 MAC看图软件的功能 M…

    科研百科 2024年11月28日
    0