新奇。企业微信,还有这样的用法?(企业微信使用小技巧)

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前段时间,有很多同学向我抱怨。

每当老板把项目交到自己手里,就感觉,推进起来特别困难。每天看着海量的信息在各个群聊里漫天飞舞,参与项目的同事们虽然干劲满满,却不免手忙脚乱。时间一长,就觉得控制感越来越弱,推进效率越来越低。

太闹心了。润总,我该如何是好?

如何与同事,尤其是跨部门的同事,高效地协作,快速地推进项目进程?

这一直是一个困扰公司和负责人的问题。

2002年,我26岁,没日没夜地学习管理,做项目,然后去参加了一门考试。

这门考试叫做,项目管理专业人士资格认证(PMP)。

从当时的时间看,我也许不是中国前100名获得PMP认证的人,但至少也是前1000名吧。如今拥有认证的,可能有几十万人。

这么多年过去,我做了很多新的事情,也有了很多新的理解。

加上最近,我也和企业微信的同学聊到了关于项目管理的话题。

企业微信的同学,给我讲了一个关于知识星球的故事。

聊完之后,就一个感受:新奇。

今天,我试着讲给你听。


新奇。企业微信,还有这样的用法?(企业微信使用小技巧)

信息,一场沙尘暴

知识星球是一款做社群知识分享的App,用户只需要付费加入感兴趣的社群,就能看到大咖“星主”分享的知识干货。到今天,知识星球已经赢得了3700多万的忠实用户。

可你知道,知识星球的团队有多少人吗?

刚过50人。

太牛了。

但这也意味着,这50多个人,几乎每天都要推进着各种各样的,被3700多万用户倒逼出来的项目。

知识星球经常会收到用户在使用App时遇到的问题。比如前段时间,就有一部分用户反映,希望知识星球的视频能够实现倍速播放。

这是一个好建议呀。

知识星球的大客户负责人,赶紧把这条建议转发到各个部门的讨论群里。

结果,也遇上了“项目推进缓慢”的问题。

听到这里,你可能会有一点疑惑。50多人的小团队,应该非常高效才对,怎么会推不动项目呢?

50多人的团队,确实不大。但需要同步的信息,已经足够多了。

谁来牵头,谁来决策?先做哪步,项目进行到哪了?有哪些风险隐患?这些信息分散在各个不同的讨论群里,很难同步起来。

那怎么办?

很多人的第一反应就是,那就拉一个大群呗。有什么事,都在这个大群里说,行不行?

不行。每位同事,都有自己每日常规的工作,有既定的工作计划,有习惯的工作节奏。

这么多人,在同一个大群里讨论。上一句话还在协调哪些同事参与配合,下一句话又开始聊产品需求排期的问题。需要关注的信息很快就被盖过去了。

一旦不小心错过了信息,就只好回到群聊里找。怎么找?顶着“99 ”的消息提示,向上找到猴年马月。信息效率,一下子就掉下来了。

信息效率一下降,办公效率就跟着下降。项目自然就推不动了。

最后,外部的用户满怀期待,内部的效率却越来越低。

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那怎么办?

难道就这么眼睁睁地看着时间流逝,效率下降吗?


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文档,风暴的中心

怎么办?那要怎么沟通?难道还有什么更厉害的沟通方式吗?

其实,我们今天所拥有的协同工具的沟通功能,已经足够好了。

比如说,企业微信的在线文档。

听到这里,你可能又会有一点疑惑。在线文档,不是一个用来码字的工具吗?和沟通有什么关系?

是的。在线文档,一直以来都被当成是一种码字工具。所以,我们总是习惯性地把信息码在文档里,再把群聊、私聊当成沟通工具,最终让信息汇总在群聊里。

但其实,我们可以直接把信息汇总在同一个在线文档里。

为什么要汇总在同一个在线文档里?

前面我们说,群聊,很容易带来信息的混乱。而同事们每天都有既定的工作。

东一言西一语,同事们的注意力就会被分散。一旦因为注意力的分散而丧失了紧迫感,同事们就很难集中到项目上来。怎么办?

有一个最简单的方法,就是在同一个地方,向所有人交代清楚项目的“背景”——为什么急着要做这件事?

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为什么?

用户的需求,就是最好的“为什么”。用户的难题、用户的反馈、用户的信息,就是最好的“背景”。用户的聊天记录截图,就是最强烈的“紧迫感”。

图文并茂,一次性拉齐注意力。

在这个“用文档来沟通”的机制中,每个部门的同事都能在第一时间达成共识:为什么要做这件事,要做一件什么样的产品,用户是不是真的很关注。

这样一来,同事们就能立刻知道,哪些信息和我有关,我应该领走哪些任务。

这就是把在线文档当作沟通工具来用的好处。

低效的沟通,是群聊不动,文档往群聊里跑。

高效的沟通,是文档不动,信息往文档里跑。

还能这么玩儿?

然后呢?沟通的问题解决了,下一步呢?


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时间,进度的脉络

各部门领走了各自的任务,分头工作。

分头工作,要不要协同呢?要不要敦促执行呢?当然要。如果你问我,项目推进的过程中,哪种资源是最宝贵的?我会说,

时间,时间,还是时间。

这个问题的反馈,今天就要有。那条信息的审批,明天就要交。

可是,我明明在讨论群里说过,在私聊里说过,甚至当面点对点摇着他的肩膀说过。为什么一扭头,他又忘记了?

其实,不一定是他忘记了,而是“时间感知”出现了偏差。

什么是时间感知的偏差?

你记得,这件事,我上个月就说过了。他认为,这件事,你不是前天才说吗?我觉得,啊?这件事,我才刚知道呢!

你一看日历,距离原定的完成时间还剩下3天。

更麻烦的是,总会有一些同事,是在项目中途加入的。

大家脑海里的那一块手表,就被混在了一起,熬成了一锅粥。

那怎么办?

用在线文档,拉齐时间,校准手表。

有点抽象,我也举个例子。

前段时间,还有一部分用户反映,希望知识星球能够通过直播的方式,帮助用户卖知识干货。

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把在线文档,变成一张日程表。

先整理出一条,清晰的时间脉络。

哪一年,哪个月,哪一天,甚至精确到几点钟。

再把每一次沟通的要点,按照时间,输入到相应的日期里。

什么是要点?

比如说,参与的同事,讨论的话题,达成的共识,得出的结论,敲定的方案。

最后,记得突出重点。

有时间,有脉络,有要点。

用时间线来check项目进度,就知道为什么这件事情拖了这么久,那件事情到底卡在了哪个环节上。

这份在线文档,就会像一个作战指挥室一样,指挥着第一线的枪炮声。

怎么指挥?

优雅地在文档的对应位置把需要推动的人@出来。

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是的,又是神奇的@。

被@到的人,就要负责和其他所有人“对表”。

什么叫“对表”?

就是行动之前,看看你的表几点,我的表几点。不能我是十点,你是十点一刻。冲锋号一吹,我冲上去,你掩护我。我上去厮杀,你的炮火也得跟上。

参与到项目中的每一位同事,都要在第一时间,把手表调到统一的时间。

这就是对表。

就这样,这块表越调越准,项目越推越快。

直到用户需求被满足的那一天。

一番周折之下,一个帮助“星主”在视频号卖星球的功能,终于顺利上线了。

激动,太激动了。

我特别能体会这种激动,这种一群人,打了一场大胜仗的激动。


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共创,统一的画布

推出一个功能,也许不难。

难的是,一个50多人的小团队,在时刻关注3700多万用户的需求。

50,对37000000。

我想,这么悬殊的比例,总归是做对了某些事的。

比如说,坚持用户共创。

什么是用户共创?

就是让用户,也直接参与到项目中来。

知识星球上有很多高手和大咖,他们也很愿意把自己的经验写下来,分享给其他的用户。

但这就意味着,知识星球的同学,需要为用户提供一个便利的共创环境。

可是,大家惯用的写作工具都不一样。面对高手大咖分享的内容,要怎么收集、怎么分享、怎么共创?

统一用word文档收集、用微信分享吗?

可这就意味着,知识星球的同学需要手动把内容汇总到同一个word里。一旦内容出现更新、补充,文档也要跟着重改、重发。

这还没完。很多用户,并不一定能在第一时间看到分享。等到再想起这档子事的时候,word早就因为过期,无法下载了。

我们说,真正的需求,就压在这块叫做“麻烦”的石板下面。它就静静地躺在那里,等待着有心人掀开它,解决它。

怎么解决?

用企业微信的在线文档,撬开石板。可是,属于内部的在线文档,“外人”要怎么进来呢?

给权限。需要共创的文档,都可以设置好权限,谁能浏览、谁能编辑、谁能下载。就像发放一张vip贵宾卡一样,外部的大咖、用户只需要刷一下卡,就可以参与到这场共创之中。

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一个完整易用的共创空间,就这样自然而然地建成了。

可这么多人,趴在同一个文档里涂涂改改,在线文档不会错乱吗?

不会。每个人的下笔,都是即时的。每一次的编辑,都会瞬间体现在所有其他人的屏幕上。你的直观感受就是,几十号人在文档里来来回回地共创。

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收集和共创的麻烦解决了,分享的麻烦怎么办?

企业微信在线文档最方便的地方,就在于和微信的联动。

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不仅可以在企业微信实现同平台转发,更能和微信实现跨平台转发。用户只需要向文档的创作者申请权限,就可以在微信端实现同步的共创。

这些,都是在线文档的妙用。

这些,都是跨组织协作的魅力。


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细节,持续的更新

我们说,永远没有什么叫做“能做的我都做了”。永远没有。

细节里除了魔鬼,还有一大堆值得迭代的东西。

举个例子。

我出差很多,经常要住酒店。我总以为,在酒店这个行业里,能做的都已经被做到了。

可你会发现,酒店的插座在迭代,音响在迭代,甚至连房门都在迭代。甚至,我还在酒店的房门上,看见过指着电梯方向的铭牌。

那协同工具的细节呢?当然也要迭代。

我举个最简单的例子,开会。

疫情反复之下,很多企业时不时面临居家办公的情况。一旦居家,如何安排一场会议就成了一件极其麻烦的事。

你可能会说,用“远程会议”功能,不就搞定了吗?

是的。但我猜,你大概率遇到过这样的情况:

一离开办公室,同事们各自为营,埋头办公。拉起一场会议,还要协调每一位参会者的时间。

老王,下午三点有空吗?好,咱们开个会。

老张,下午三点有空吗?没时间吗?那,你看四点行吗?

这意味着什么?

意味着损耗的时间,意味着堆积的工作,意味着需要迭代的远程会议功能。

怎么迭代?

刚才不是说“把时间当成脉络”吗?远程会议,也可以基于时间脉络,查看开会人的忙闲时间段,提前预约。

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开一场远程会议,可能只需要那么一刻钟。但在过去,安排一场会议也许就要花掉一个小时。

这一个小时,就是白白浪费的时间成本。

提前预约,用时间表来check,会议时间、地点、主题、人员,一次性搞定。

如此细节的翻新,够了吗?

还不够。

因为总会有一些要紧事,一刻都等不了。

因为总会有一些同事,一块完整的时间都没有。

怎么办?

用打字描述吗?

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我想,这一定是最让我抓狂的提示。

用语音消息吗?

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好吧,我反悔了,这才是最让我抓狂的。

太煎熬了!我巴不得立马就冲到他面前。

十万火急,却只有极其零碎的时间,怎么办?

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快速会议,速战速决!

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三两句话,尽快说清楚,然后各自回去干活儿。

看到这里,你可能会有一个疑惑。既然嫌打字太慢、语音消息太长,那为什么不直接用语音通话?

因为,总有难以用语言转述的东西。比如说,资料文件。

怎么办?一边通话,一边传输吗?

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不需要。直接共享屏幕。

迅速地拉起一场会议,不仅是为了尽快地说上话,更是为了通过共享图片、视频地方式,让参会人快速地聚焦到议题上来。

在尝试了“快速会议”的功能之后,我张大了嘴巴。

为了能服务好消费者,服务好用户,给到最好的产品体验,企业微信真的能做到这种程度。

我曾听王立铭老师说,进化论,是地球上唯一可靠的成功学。

你仔细想,再仔细些想,一定还有很多很多藏在细节里的魔鬼,值得一遍又一遍的进化。

机会,就藏在这些值得进化的细节里。


最后的话

听完企业微信和知识星球的故事,你有什么感受?

我的感受是,新奇,震撼。

新奇的是,很多我自以为已经足够了解的工具,还可以这样运用。

震撼的是,很多我自以为已经足够完善的功能,还可以这样翻新。

从2020年,到2022年。

三年来,疫情反反复复。疫情倒逼之下,工具,成了这几年常被提起的一个词。

这些我们每天聊,每天听,每天看,每天用的工具,到底给我们带来了什么?

效率。

沟通的效率,推进的效率,发展的效率,进化的效率。

一旦感受过这种效率,你就再也不回去了。

企业微信和知识星球的故事,也许就是这个效率的时代,关于工具思维,关于持续进化的典型案例吧。

这场效率之战,每天都要翻出新花样。

祝福企业微信。祝福知识星球。

也祝福加入这场效率之战的你。

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