无论是有意还是无意,电子邮件都是我们最容易拖延的沟通方式。当某人发送电子邮件时，收件人知道在合理的时间内需要答复,但通常不需要立即答复。因此,在原始电子邮件和回信之间存在滞后时间，而发件人只能默默等待。如果接收方回复时提出的问题、说明或回应不够充分,那么在原始发件人阅读回信之前,这一来一回的时间注定要被浪费掉。然后原始发件人只能再发送另一封电子邮件询问，而等待的游戏将继续。
三步骤交流的规则很简单,并且直接关系到项目经理的主要任务。如果项目管理者的主要任务是尽可能积极地推进项目，不浪费时间或金钱,那么这种等待的游戏意味着糟糕的项目管理能力。因此,三步骤交流规则要求项目经理在收发三个电子邮件还不能解决问题之后，拿起电话进行沟通或进行面对面的交流。
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