新修订的《中华人民共和国档案法》2021年1月1日已经开始实施，提高档案信息化建设的水平，是此次档案法修订的重要目标。由于档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，采用的档案管理系统除了档案的录入、查阅、交换、利用等常规功能外，还应当充分发挥档案管理信息化建设的统筹管理、自动化、智能化的优势，帮助档案管理机构大幅度提升档案处理的效率，最大化地发挥档案利用的效能。
智能化的档案管理系统应具备哪些突出特点？
智能化档案管理系统可以充分发挥计算机和网络通信的自动化、智能化的特征，在各种需要大量重复手工处理的录入、归档等环节能够大幅度提高工作效率，减少乃至于避免人工因素产生的误差。对于档案管理的专业性规范化的要求，可以通过软件系统严格的权限设置、档案借阅手续、流程管控等方法保障档案和信息的安全。还可以借助各类智能外设提高实体档案的自动化管理，降低人员配置和专业化素质不足等因素对档案的规范化管理产生的可能影响。
智能化可以极大提高档案录入的效率
档案库主要管理包括纸质档案在内的实体档案材料，这些原始材料经过纸质档案的电子化加以电子文件形式保存，才能借助档案管理系统进行在线查询和借阅。借助扫描仪、高拍仪等输入设备实现大批量采集图片和文件资料，可以极大地提高数据录入的速度和准确性。
此外，通过的专用接口，会博通档案管理系统能够跨系统采集多个来源的文档信息，与办公自动化（OA）、ERP、财务等软件系统无缝集成，实现多来源信息的采集和自动归档。而对于大批量的电子文档数据，则可以利用Excel表格批量导入电子文档和元数据，并依据设定的条件进行自动归档。
借助AI识别转化格式文档，利用大数据技术进行全文搜索
会博通档案管理系统提供了多种模板可以对各类证件进行识别，包括不同发票格式的识别，各银行回单的识别，以及条形码、二维码的识别。还可以对公文、合同、委托书等格式文档进行识别，将整页的图形文字转化为信息容量更大的文本信息。
按照大数据存储和利用的思路，用户可以对系统内管理的所有知识内容实行标签化管理，自定义文档内容的属性标签，以便于知识内容的快捷查找。对于所有经过OCR文本识别转化过的文本文档信息，可以通过强大的全文搜索功能对知识库进行关键词全文搜索，以得到更为全面而精确的搜索结果。
智能化能让档案管理更规范，更便捷
利用会博通档案管理系统自带的常规流程模板和用户自定义的流程模板，文档可以与业务流程协同流转，在实现协同工作和文件修改、审批的办公流程的同时，文档本身也将形成最终的版本并归档入库。
会博通档案管理系统能够连接外设对档案借阅人员的身份证进行识别，快速校验用户信息，判断该用户是否具备借阅权限，令档案借还的过程非常快捷简便。
此外，会博通的档案库房管理可根据库房规模和档案密集架的实际布局情况配置虚拟库房，全面支持分区、列、组、排、层管理。用户既可以在虚拟库房中查看对应位置的电子档案，也可以在查看电子档案信息的时候，获取到对应实体档案的存放位置。
借助软硬件技术确保档案安全
库房温湿度控制是库房管理的重要工作，需要依靠精确的温湿度监测系统。传统的人工巡查和监控已经无法满足多点监测、多库房、异地库房等复杂的条件要求，更达不到24小时监控和自动化报警的要求。《会博通档案管理系统》的库房管理模块提供了专业的温湿度监测功能，可以在统一的界面监控分处在不同地理位置的多个库房，也可以在同一个库房布置多个温湿度监测点。当温湿度探测器监测到超出规定阈值的情况时，系统能够即时发出报警，提醒用户及时作出处理，避免实体档案受到损害。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。