一文搞定如何管理项目范围蔓延？（项目管理范围蔓延）-桂林市农业科学研究中心

我们有多少次启动一个项目，却发现随着项目规划和项目执行的推进，需要对项目进行越来越多的更改？

虽然在几乎任何项目的生命周期中都不可避免地发生变化，但如果没有妥善管理和记录，就会导致范围蔓延。范围蔓延是对项目定义范围之外的工作、需求或可交付成果的不受控制的添加。项目的范围准确地定义了项目要完成的工作，包括实现预期结果所需的所有要求和可交付成果。项目范围是项目的所有计划活动的基础。

虽然项目肯定会发生变化，那么如何避免范围蔓延呢？有哪些项目管理工具可以帮助我们在项目规划阶段防止范围蔓延？

理解和防止范围蔓延的关键是要认识到，项目计划得越彻底，项目经理和团队就越准备好避免范围蔓延。幸运的是，有几个项目管理工具可以帮助计划、基线和管理项目范围，以及管理对范围的任何请求更改。这些工具在项目规划阶段使用，并且是正式项目管理计划的所有组成部分。

（1）范围基线

范围基线由批准的项目范围说明书、工作分解结构（WBS）和 WBS 字典组成。这些组件允许项目团队建立一个基线，以此来衡量实际的项目范围。重要的是，通过仔细和深思熟虑的计划来创建范围基线，以确保捕获支持商定的项目范围的所有项目工作。工作描述必须尽可能详细，因为如果不是，那么它们就会被解释，这会导致范围蔓延。随着项目的进展，团队将能够衡量项目的工作和要求是否得到满足，以确定项目是否成功。

注释：项目范围说明书

项目范围声明详细说明了项目的可交付成果以及创建这些可交付成果所需的工作。项目范围说明书应包含以下内容：

产品范围说明–描述项目将完成的工作
产品验收标准–描述必须满足什么要求才能使项目完成
项目可交付成果–项目将产生的可交付成果的详细列表
项目排除–对未包含在项目中和范围之外的工作的描述
项目约束–列出时间，成本，人力或设备（资本）的资源限制
项目假设–描述项目团队和利益相关方为完成项目所依据的假设清单

项目范围声明提供了对项目，可交付成果，约束，排除，假设和验收标准的详细描述。此外，范围声明还包括不应执行的工作，以消除超出项目范围的任何隐含但不必要的工作。

工作分解结构（WBS）和工作分解结构字典是有效范围管理的关键元素，应包括在范围管理计划中。范围管理计划的这一部分讨论了如何在WBS和WBS词典中将项目范围细分为较小的可交付成果，以及在项目生命周期中如何管理这些较小的组件。

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（2）范围管理计划

该计划也是正式项目计划的组成部分，定义了在项目生命周期中如何管理和控制项目范围的正式流程。它定义了管理和控制范围的权力和责任，以及如何控制、衡量和验证范围。通过仔细制定该计划并密切关注它，它将帮助项目团队避免引入任何范围蔓延。

详细注释：范围管理计划

范围管理是过程的集合，这些过程可确保项目包括完成项目所需的所有工作，而排除完成项目不需要的所有工作。范围管理计划详细说明了如何定义，开发和验证项目范围。它明确定义了谁负责管理项目的范围，并充当管理和控制范围的指南。

项目范围管理遵循五步过程；收集需求，定义范围，创建WBS，验证范围和控制范围。

收集需求–第一步是定义和记录满足所有项目目标所需的需求的过程。该过程的基础是项目章程和利益相关者登记册。通过这些，团队可以识别需求，共同讨论与满足每个需求相关的细节，进行访谈和后续讨论以弄清需求，并在项目开始执行阶段时以足够详细的文档记录需求以进行度量。该文档还可以作为流程定义范围的下一步的输入。
确定范围–此步骤对于项目成功至关重要，因为它需要制定详细的项目/产品描述，以包括可交付成果，假设和约束条件，并建立必须执行项目工作的框架。
创建WBS–此过程将项目可交付成果分解为越来越小的，更易于管理的组件，这些组件在最低级别被称为工作包。这种分层结构使计划，成本核算，监视和控制项目更加简单。
验证范围–这是项目团队与发起人或客户正式接受所有可交付成果的过程。
控制范围–这是监视，控制项目，产品范围以及管理范围基准的任何更改的过程。对项目范围可能需要进行更改，但是必须将更改进行控制和集成，以防止范围蔓延。

范围管理计划为项目提供了范围框架。该计划记录了范围管理方法；与项目范围有关的角色和责任；范围定义；验证和控制措施；范围变更控制；以及项目的工作分解结构。与项目范围有关的任何项目沟通均应遵守“范围管理计划”。

（3）变更管理计划

该计划是防止项目范围蔓延的极其重要的工具。大多数项目都有许多利益相关者，他们带来了许多不同的利益。有些人可能希望添加超出已批准范围基线的功能。其他人可能会看到将工作添加到项目中以使他们的组织受益的机会。通过制定和遵守正式的变更管理计划，项目团队有权考虑对项目提出的任何变更，同时保持范围的完整性。如果确定有必要进行更改，则可以对其进行仔细管理和沟通，并增加项目的价值，而不是简单地

详细注释：变更管理计划

变更管理是任何项目的重要组成部分。变更必须经过审核和管理，以确保变更在项目范围内，并在批准后传达给所有利益相关方。还必须将提交，审阅和批准变更的过程传达给所有利益相关方，以正确设定期望。如果允许提交更改或以无组织的方式实施更改，则任何项目都一定会失败。所有项目都必须在整个项目计划中包括一个变更管理计划，它既可以作为项目计划的一部分包含，也可以作为附属管理计划的组成部分。

（4）配置管理计划

该计划定义了如何在整个项目中管理项目文档和工具的变更。配置管理是必要的，以确保根据原始项目范围和任何批准的范围变更来管理所有项目文档和工具。这种管理项目文档的主动方法可确保范围基线与项目范围的任何更改之间存在一致性，同时防止范围蔓延事件进入文档。

详细注释：配置管理计划

配置管理计划的目的是描述在整个项目生命周期中将如何进行配置管理（CM）。这包括记录CM的管理方式，角色和职责，如何进行配置项（CI）更改，以及将CM的所有方面传达给项目涉众。如果没有书面的配置管理计划，由于缺少版本或文档控制，可能会丢失CI，不完整或进行不必要的工作。尽管配置管理计划对于所有项目都很重要，但对于软件和其他信息技术（IT）项目尤其如此。

（5）需求管理计划

该计划定义了如何识别、分析、记录和管理项目需求。在项目规划期间确保捕获所有需求非常重要。这些要求与范围基线一致，需要满足以确保项目成功。未能捕获所有需求或使需求定义不明确可能会导致项目向前推进时范围蔓延。

详细注释：需求管理计划

需求管理计划是确定在整个项目生命周期中如何收集，分析，记录和管理需求的必要工具。根据项目类型，可能同时存在项目和产品需求。如果没有正确管理需求的工具，很容易无意间忽略需求，无法记录需求或使需求不完整。

需求管理计划的目的是就如何确定，分析，记录和管理项目的需求建立共识。

需求将分为两类：项目需求和产品需求。

项目需求是为了满足项目需求而确定的要求，并确保其完成并准备移交给运营。这些主要由非技术要求组成。

产品需求是为满足项目结果所生产产品的技术规格而确定的要求，这些将包括确保满足性能规格，正确记录产品属性以及确定和记录制造阈值的要求。

需求管理计划的输入内容包括项目章程和利益相关者登记册。

我们知道，通过仔细的项目规划，我们可以利用正式项目计划的几个组成部分作为防止范围蔓延的工具。那么一旦项目进入执行阶段，我们如何监控范围以确保我们继续在批准的基线内工作？幸运的是，还有几个项目管理工具可以帮助实现这一目的。第一个工具是需求管理计划的输出。这些是需求文档和需求可追溯性矩阵。

（1）需求文档和可追溯性矩阵：所有项目要求都必须记录在案，以确保它们能够被理解、沟通和完成，从而完成项目。然而，仅仅记录需求并不足以监控项目的范围。必须清楚地了解每个要求以及每个要求的责任或所有权。项目经理使用需求文档和可追溯性矩阵来建立对每个需求的理解和所有权并跟踪其状态。在记录的要求和可追溯性矩阵之外请求或执行的工作可能表明存在某种程度的范围蔓延。这些工具提供了一种有组织的方法来监控范围并确保所有项目工作都支持已批准和记录的要求。

一文搞定如何管理项目范围蔓延？（项目管理范围蔓延）

（2）偏差分析：偏差分析是根据范围基线测量范围绩效的过程。作为范围管理计划的一部分，每个项目都应该有一个可接受的偏差，在这个偏差范围内不需要更改范围，在偏差范围之外可能需要采取纠正措施。如果需要采取纠正措施，那么这也可能导致更新范围基线、项目计划或其他应通过变更控制过程完成的项目文档。偏差分析是一种有效的工具，可以在整个项目生命周期中反复使用以监控范围。

一文搞定如何管理项目范围蔓延？（项目管理范围蔓延）

我们知道，项目经理和团队在考虑利益相关者的所有反馈的同时，努力规划项目要求、里程碑和可交付成果。但是，通常需要更改项目以包括计划外的事件或可交付成果，或者使项目恢复一致以支持其原始意图。

一文搞定如何管理项目范围蔓延？（项目管理范围蔓延）

虽然项目经理希望避免不必要的变更（通常是范围蔓延的结果），但有益于项目的必要变更应通过项目的变更管理流程进行管理并纳入项目。

当利益相关者或项目团队成员确定需要进行变更时，项目经理必须制定计划，通过审查和批准流程来管理变更，并在变更被接受时有效地传达变更。该过程应在项目的变更管理计划中详细说明。

一旦提出变更，项目经理必须确保将其记录在案并进行分析，以确定变更对项目范围、时间和成本的影响。提议的变更提交给变更控制委员会，由他们确定变更是否必要并支持项目的意图。有时，变更需要修改项目的范围基准、进度或预算。

如果变更被变更控制委员会接受，项目经理必须确保根据需要更新所有项目文档，并将变更传达给利益相关者和项目团队。这个过程或仔细审查、批准、记录和传达变更是管理项目变更与非管理范围蔓延的区别。

管理项目范围和防止范围蔓延是项目经理在整个项目生命周期中必须执行的持续任务。范围是项目的本质，决定了结果是否成功。

由于他们的工作、组织、预算、进度或资源受到的影响，许多利益相关者可能对项目有许多不同的兴趣。正因为如此，以及对项目的许多内部和外部影响，在规划和管理范围时必须非常小心和考虑。

项目经理必须明白，为了维持对项目的支持，必须考虑所有这些相互竞争的利益。通过使用他们可以使用的项目管理工具，与利益相关者沟通，管理范围，而不是仅仅对范围蔓延做出反应。

作者：Jersey W

英国华威项目管理学硕士MPM；武汉理工大学机械工程学士；自动化行业高级项目经理；Google, PMI,IPMA，Scrum，Agile认证项目管理师；Project Best项目集管理软件开发者；Microsoft高级技能认证市场分析师；数据分析师；高级人力资源师；财税师；风控师IATF；六西格玛质量体系认证；