项目进度控制全攻略,实现解决方案的高效交付!(项目进度控制的流程)

一、传统项目进度控制方式存在的问题

在传统模式下,项目进度控制主要依赖于项目负责人的手工管理。在小规模、单一项目类型和少量项目的企业环境中,这种做法是可行的。然而,随着企业规模的扩大、项目类型的增加以及项目数量的快速增加,这种人工管理方式的问题将逐渐显现:

1、项目计划制定过程繁琐,时间周期长

在制定计划的过程中,需要分解WBS、顺序安排、时间安排、资源安排等,而且与客户和团队成员的有效沟通不可或缺。正因为如此,制定一套切实可行的项目计划往往需要投入大量精力和时间,项目计划制定的效率较低。

2、任务下达与执行反馈效率低

由于缺乏统一的计划、传达和记录平台,在项目进行期间,项目主管需要定期与团队成员进行线下交流,明确各项任务;执行者也只能通过线下沟通来汇报工作进展。这种沟通方式不仅繁琐,而且效率低下。

3、项目进度跟进困难,延期风险高

项目执行过程中,由于各项任务主要依赖于管理人员进行线下跟进、收集和记录,导致项目进度的更新了解存在滞后现象。滞后的时间取决于管理人员统计进度的周期,周期越长,滞后时间越长。这种情况使得项目进行过程中的风险难以及时发现和处理,增加了项目的不确定性和风险。

二、爱敏捷交付云优化项目进度控制

通过引入数字化和智能化的管理工具和方法,企业可以更好地应对项目进度控制中的挑战,提高项目管理的效率和精度。这不仅可以降低项目成本、减少项目延期风险,还可以提升客户满意度和企业的竞争力。

如下图,爱敏捷交付云支持企业根据模板快速制定项目计划,通过项目任务的自动下达、基于移动终端的任务执行反馈、实时可视化项目进度预警与监控,实现项目进度的精准控制,避免传统的进度管理中的时间周期长、信息传递效率低、进度跟进困难的问题。

项目进度控制全攻略,实现解决方案的高效交付!(项目进度控制的流程)

图 项目进度管理流程

亮点1:快速制定全面的项目进度计划

为了避免企业项目数量多、类型多样,避免每个项目从0开始制定项目计划所带来的时间成本浪费,企业可以对项目进行分类,根据项目的性质、规模和复杂度等因素,将项目归为不同的类别。对于同类型的项目,可以采用配置的项目计划模板,帮助快速创建项目计划,提高项目计划编制的效率。

基于此,爱敏捷提供了相应的项目计划模板预定义功能,可创建基于WBS层次结构的项目计划模板,可以预定义项目类型、WBS层次结构,项目的任务,并定义任务之间关系,例如任务的执行顺序。如下图,管理员可以为每个项目类型关联相应的项目模板。

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图 为项目类型匹配项目流程

系统支持定义顺序型与自定义型的项目流程。在顺序型项目中,各阶段按照顺序进行,每个阶段需按顺序完成,达成目标后才能进入下一阶段。对于自定义型项目流程,用户可灵活调整阶段顺序,不同于顺序型,自定义类型的项目流程一个时间段下允许多个项目阶段并行。

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图 顺序型与自定义型项目流程

对每个项目流程,可以灵活选择流程中必须的项目阶段,并为各个阶段添加阶段子任务。例如出发准备阶段,需要确认现场开工条件、编制人员出发计划、进行入场资料准备、工具设备领用、物料领用、车辆领取等任务。

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图 定义项目流程的阶段及阶段任务

管理员可以设置任务模板,在模板中定义该任务类型的优先级、任务提醒时间等基础信息,还可以添加任务的文档需求,设置文档类型及提交的必须性。例如“需求调研”任务可以配置必须输出“调研报告”文档。

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图 定义任务模板信息

通过类型、流程、阶段与任务的组合,实现不同类型项目计划模板的预定义。项目创建后,系统会自动匹配项目类型并创建相应的项目计划,项目经理只需根据预定义的模板进行少量的修改,这将简化项目计划制定的流程,将制定项目计划编制与确认的工作量减少50%以上。

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图 根据预定义的项目计划模板自动创建项目计划

亮点2:高效进行任务的下达与反馈

在项目计划确认后,系统将根据项目阶段自动下达计划中的任务。如下图,当前阶段为出发准备阶段,显示为“进行中”状态,该阶段相关任务将被自动下达,具体任务将显示为“未开始”状态,这表示任务尚未开始执行。其他阶段的状态将显示为“已计划”,而阶段任务的状态将显示为“未下达”。

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图 项目任务自动下达

任务可以设置任务提醒时间,例如“任务开始前2小时提醒”,在这个时间节点,系统会自动通过平台、邮件等方式向执行者发送任务提醒,避免任务的遗忘。

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图 项目执行时间提醒

在执行任务的过程中,执行者可以通过系统随时更新任务进度。无论是在PC端还是移动端,爱敏捷都提供了方便的门户界面,让任务执行人员可以轻松地记录和上报任务信息。

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图 多门户反馈执行记录

当计划者制定的当前阶段的阶段目标达成后,项目管理者可执行转阶段操作,填写转阶段申请单,系统可以配置审批流,转阶段申请单审批通过后,项目转入新的阶段,例如在项目验收阶段,可以将签字的项目验收单图片上传作为验收阶段完成的依据。

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图 阶段任务完成申请转阶段

通过这种自动化的任务下达和便捷的任务反馈机制,项目团队可以更好地协同工作,确保项目按照计划顺利进行。

亮点3:实时可视化的项目进度监控

系统会实时整合任务执行反馈信息,生成计划甘特图以及人员甘特图,这些图表以清晰、直观的方式展示了任务的进度、人员的工作负荷以及潜在的延误风险,项目相关人员可以随时通过手机或电脑查看这些甘特图,随时掌握项目整体和个人的工作状况。

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图 通过甘特图实时监控项目进度

在项目管理过程中,灵活性和适应性是至关重要的。系统不仅提供了数据可视化工具,还允许项目团队根据实际情况对计划进行灵活调整。当项目面临变更需求或意外挑战时,团队成员可以迅速变更计划,重新安排任务和资源,以确保项目能够继续按计划进行。

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图 变更项目计划

随着企业规模的扩大和项目数量的增加,项目进度控制的难度和要求也在不断提高。通过引入数字化和智能化的管理工具和方法,企业可以更好地应对项目进度控制中的挑战,提高项目管理的效率和精度。

爱敏捷交付云作为一款专业的项目管理软件,通过快速制定项目计划、高效的任务下达与反馈以及实时的项目进度监控等功能,为企业提供了一种全新的项目进度控制解决方案。

未来,随着技术的不断进步和企业需求的不断变化,项目管理软件将会更加智能化、自动化和个性化。企业应积极拥抱新技术,不断优化项目管理流程,以适应日益激烈的市场竞争。


注:本文为爱敏捷原创文章,未经爱敏捷书面许可,任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。

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