旧念重提复盘,项目管理可从中汲取借鉴点。
好的复盘能够对过去完成的任务做一个全景的回顾,对成功和失败对要素进行深入记忆,如此以便我们对已经经历过的事项进行总结,为接下来的工作提供有价值的思考。
但是,对于项目而言,并不是学会一些技巧就可以的做好复盘的。因为技巧虽然可能很管用,但却是零散的,而且越是看似巧妙的技巧越是对使用条件有要求,所以,想要做好项目复盘就必须掌握一些复盘模型:
通用性强,能不慌不忙的应对各种突发情况;
考虑问题细致周全,不容易遗漏关键的环节;
不过,模型也有高下之分,对于项目管理而言,尤其是周期性比较长的项目,我们强烈建议大家使用PDF模型,简单来说,就是“沙盘推演–项目执行–项目复盘”的流程,因为只有通过阶段性、过程性的分析:
才能及时获得尽可能多的经验、真相和规律
项目开始前沙盘
了解项目背景及客户的真实需求
难度大复杂性高的项目,团队要一起讨论方案。
方案需要尽可能的具体、细化,既要切实了解项目的背景情况、客户需求,还需要客观的认清项目执行的困难和挑战以及可以应对的方案,这里,我们WikiWorks在实施过程中通常会要求每个人从不同的维度提出自己认为最佳的解决方案,用点子激发点子:
所有方案不予评判、全部列到WikiWorks看板
通过头脑风暴穷尽所有可以采用的方案之后,再研讨一下每种方案的优劣势,对容易出现问题的点,做出备用方案或预防措施。为了进一步弱化实施过程中的项目风险,我们还为大家总结出了以下三个Tips:
Tip1: 事项看板归类 升维思考
一旦项目开始执行,每个成员都会身在局中,很难跳出自我。如果能够在项目初始阶段,对项目事项提前规划「看板归类」,那么,执行中你也可以抽身而出,拥有全局对视野–细节变得模糊,整体和全局一目了然。
这时候你做出对决定就有了战略和整体方面的思考,把自己放在整个项目思维中。当然,执行中战略需要落地,WikiWorks支持大家深入每一个看板,关注执行细节:
通过扎实细致的任务卡片 实现你的项目目标
Tip2:预演失败 生成备选解决方案
“预演失败”是心理学家卡曼尼提到过的一个方式,大概意思是“管理项目要预见项目的失败,如果失败了再做方案,可能对其他项目有帮助,但是对这个项目本身已经回天无术了。”至于如何在项目还没开始前就做预案呢?建议大家:
开会演习 各自写下自认为项目会失败的原因
所有参会人员都写完之后,集中所有原因,重点讨论其中两三个原因及相应的解决方案。
Tip3: 目标分析 罗列出所有的子目标
这样做既可以在执行中抽身而出、预演失败,同时,又方便大家在事后复盘的事后,把最终实现的目标与预期目标做比较,找到成功的亮点和失败的暗点。
过程中时时反思
找到解决执行问题的更好方案
项目结束后再复盘,这个认知本身就是个“坑”。
领导力大师海菲兹曾说过:“我们行动的时候,就好像运动员在球场上打球一样,往往看不清比赛的整体情况。如果你在看台上,你会比在球场上对比赛看的更清楚。”
前面之所以建议大家在项目开始前做“沙盘”,其实,就是为了帮助大家在执行中更好的复盘,但项目执行中的复盘是很难做到的,毕竟:
项目中的每次复盘都需要团队成员参与。而每一个人对反思复盘的价值认知就不统一,时间上很难协调;
复盘作为反人性的操作,大多数人都会有所畏惧。毕竟从情感上来说,谁也不愿意推翻自己努力做出来的成果,更不会承认它是错的;
对此,经过我们WikiWorks也是综合了各种复盘工具进行了反复测试,我们发现「工具」确实对项目复盘十分有利,比如,一次高价值的复盘活动更久,能让团队真实地感受到复盘给他们带来的成长价值,借助看板搭建的“沙盘”也能帮助大家抽身出来,客观的正视不足。
项目结束必复盘
巧用工具探索更高效、更成功的做法
项目结束后的复盘,是对过程中复盘的复盘。
回顾下之前分享的内容,项目结束需要复盘之初就确定好“引导人”“设问人”“叙事人”三种角色:
◎ 引导人 保证项目复盘按照正确的流程进行
◎ 设问人 通过不停的追问引发思考、得结论
◎ 叙事人 情景重现、对别人的问题进行回答
PDF模型的复盘部分,可以分为“回顾项目目标”“评估结果”“分析原因”“总结经验和规律”4个环节,运行过程如下图所示:
其中最核心的部分是分析原因和总结规律,而复盘分析原因也有情景重现法和关键点法,至于到底用哪个方法?在越来越熟悉复盘流程后,我们WikiWorks认为:
关键点法最为高效 情景重现法可作为补充
因为关键点法可以让我们跳出事件本身,从复盘之初就能对时间有一个相对整体的把握,抓住主要矛盾,通过这个牛鼻子去认识和解决问题,可以事半功倍。
关于复盘细节的过程不做过多赘述,但是,目前已有上百家知名企业选择了我们WikiWorks进行了项目管理,丰富的复盘工具加持,简单、灵活、好用,能够在日常的项目管理中,为大家提供新思路、新方法!
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