随着近些年企业生产经营规模不断扩大,涉外业务逐渐增多,有的企业出现擅自订立合同、合同审查不严、履行有瑕疵等问题,引起境内外涉诉和仲裁,给企业带来重大经济损失。由此,企业内部审计部门不仅要对合同执行结果进行审计,更需将审计关口前移,使审计监督贯穿合同管理的始终,从源头上防范风险。
1审计重点关注的合同管理风险
合同管理一般涵盖通过招标投标等方式确定合同相对人、合同起草与会签、签订、执行、变更、结算和归档等工作,涉及经办部门、法务部门、财务部门、监督部门等部门职责分工。按合同管理不同阶段,审计人员应重点关注的风险点梳理如下。
1.合同开始阶段。
作为合同管理的起点,包括决策、招标投标、签订等环节。审计人员应主要关注的风险点:应订立未订立的合同;盲目签订合同,如某企业对外签订合同,并支付了第一笔款项,因对方未按合同约定履行义务,该企业委托有关律师调查后发现,对方无履约能力,存在合同诈骗嫌疑;未经集体研究决策签订重大合同。
2.合同审批阶段。
作为合同管理的核心步骤,包括合同的会签审批、授权、签订等环节。审计人员应主要关注的风险点:一是经办部门职责不清、会签部门把关不严,致使合同存在瑕疵。如某企业在业务代理中对交易对象资信调查不到位、签署合同把关不严,随意出借经营资质与资金,形成多起大额应收账款的诉讼案件。二是部门、个人未经授权或超权限签订合同。三是合同印章保管不规范。如某企业所属公司有五起未决诉讼涉及私刻印章和印章管理问题。
3.合同履行阶段。
作为合同管理发挥作用、确保合同效果落在实处的重要阶段,包括合同履行跟踪、终止变更、支付结算等环节。审计人员应主要关注的风险点:未对合同履行情况进行跟踪,导致出现履约风险,如某企业对外签订运输代理合同,垫付运费等款项总计1亿多元,因对方出现资金断裂濒临破产,该企业最终全部计提坏账准备;合同履行中出现重大变更而终止、解除合同,未按规定签订补充协议;未及时发现违约行为并积极采取补救措施;未按合同约定付款、超额付款或提前付款;未及时采取措施减少损失或追究对方违约责任,如某企业签订垫资建设光伏电站的EPC合同,电站建成后对方欠款,起诉后方知对方资产状况不良,经营状况不佳,加上合约条款责任不清,回款希望渺茫。
2防范合同管理风险的相关建议
1.健全完善合同管理制度。企业内部审计部门应参与研究制定有关完善企业“三重一大”决策机制,合同管理和内部控制等规章制度,特别是要明确涉外合同的签订审批程序,防止合同风险带来的巨大损失。
2.编制合同审计工作底稿,实施跟踪监督。每年度内部审计部门应对企业签订的合同实施抽样审计,编制合同审计工作底稿,提出审核意见及建议、审核意见执行情况等,书面向有关合同管理部门反馈意见;对大型项目采取跟踪审计方式,内部审计人员要对合同执行过程各个重要环节和支付节点把关确认;建立合同追踪考核制度,落实合同问责机制,定期跟踪分析合同履行效果,避免内部控制流于形式。
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