避免成本超支是完成一个成功项目的关键。如果项目超出预算交付，可交付成果的质量和及时执行就会被抛到九霄云外。
当然，很容易说你会保持一个紧张的预算。但是成本超支在很多地方都可能发生，以至于有时候降低成本就像是一场打地鼠的游戏。
什么是成本超支？
成本超支这个术语是指最终超出项目预算的意外成本。成本超支在任何项目中都可能发生，在建筑、制造和软件开发项目中尤其常见。成本超支也称为成本增加或预算超支，其原因有几个。
在我们深入研究项目可能超出预算的原因之前，让我们看一下可以帮助您防止成本超支的项目管理软件。ProjectManager 是一款收集实时数据的软件，可以帮助您更好地监控开支。我们的活动仪表板自动收集和计算六个项目指标，包括成本，并显示在彩色的，易于阅读的图表。与轻量级工具不同，它不需要安装。从今天开始免费使用 ProjectManager。
实时跟踪项目成本，以避免使用 ProjectManager 仪表板超支
成本超支的主要原因
成本管理可能是一项令人筋疲力尽的任务。作为一个项目经理，你需要不断地检查你的项目成本，以确保事情在任何时候都进展顺利。除此之外，您还需要监视其他项目约束，如时间、范围、风险和质量。
我们在下面列出了造成成本超支的主要原因，这样你就可以避免这个问题，并在预算内按时交付项目。
- 糟糕的项目估计:成本估算对于项目管理的成功至关重要，因为每个项目经理在创建项目预算之前必须估算所有的项目成本。确保使用您可以支配的所有工具，例如历史数据或专家小组来帮助您定义项目成本。如果您的项目预算不足，您很可能面临成本超支
- 范围爬行: 范围扩大当您的项目范围没有很好地定义时发生。简单地说，这意味着在执行阶段会出现意想不到的任务。执行不可预见的任务会增加成本，使其很可能超出项目预算并导致成本超支
- 风险管理不善: 任何项目都面临许多潜在风险。项目经理和项目管理团队有责任创建一个风险管理计划风险管理计划、 说明所有潜在风险以及在必要时实施的缓解策略。当没有创建风险管理计划时，可能会有意想不到的风险影响项目，从而导致成本上升，从而导致成本超支
- 缺乏沟通: 项目是一种需要团队合作和沟通的努力。作为一个项目经理，你必须是保持你的项目赞助商，项目团队和项目持份者一起。缺乏沟通可能导致对项目计划的意外更改，或引发其他可能导致成本超支的问题
如何避免成本超支
成本超支，或者任何使项目超过商定预算的费用都是项目经理必须时刻保持警惕的问题。有几种方法可以防止成本超支。
这里有七个建议可以帮助你控制你的预算。
1. 全面的项目策划
防止成本超支的最好方法是在执行项目之前对其进行计划。你的估计越全面和准确，你就越有可能保持在预算之内。项目风险可以通过详尽的风险管理计划来核算。在计划任何项目时，您必须考虑所有可能的场景，并使用历史数据、访谈和经验。一旦该计划已经详细说明，有它的项目利益相关者签署，所以每个人都在同一页上的期望。
2. 了解你的供应商
许多项目需要寻求外部供应商的帮助，无论是帮助完成具体任务还是提供材料和设备。与任何外部供应商的关系都会导致项目成本超支，而这通常是您无法控制的。这使得在巩固关系之前进行尽职调查变得至关重要。
首先，了解供应商的能力，以及他们是否能满足您的需求。当供应商报价一个成本，确保它是准确的。然后，在签署合同之前，做一些背景调查，看看供应商是否在截止日期前完成了工作，看看其他人对于与他们合作有什么看法。
3. 保持在计划范围内
范围蔓延是导致项目成本超支的最大威胁之一。更改请求总是使项目经理的办公桌陷入困境。这些来自涉众或客户，但也来自团队成员。他们都有需求。其中许多可能是适当的，甚至有利于项目。然而，太多的变更会对项目产生巨大的影响，使得成本超支不可避免。在扩大项目范围之前，要考虑全局。
使用项目计划工具
一个强大的工具可以使项目经理的工作更加容易，增加项目的生产力，提高效率，这是一个不争的事实。它还有助于将成本超支控制在最低限度。像甘特图这样的调度工具可以帮助项目保持在正轨上并防止成本超支。
5. 随时向利益相关者通报最新情况
如果涉众和项目经理之间没有明确的沟通渠道，那么延迟是不可避免的。延误会导致成本超支，而且很有可能在错误的时间开始错误的工作。这些浪费的时间可能会使整个项目偏离正轨。
利益相关者，以及团队，需要适当的沟通，但每个人都应该得到正确的信息。团队需要细节，而利益相关者需要大致的描述，以确保项目按计划进行。
6. 监督进度
ProjectManager 的实时指示板也是跟踪项目进度的理想工具。在问题变成威胁项目进度和预算的问题之前，它们可以得到解决。实时仪表板不仅测量项目的进度，还测量团队的工作量和计划完成和实际完成的时间表，包括项目延误等。
7. 重新分配资源
如果你发现一个项目的花费超过了预算，你将会通过重新分配资源来应对。但是您也可以通过事先评估资源并将它们放在最有效的位置来为这种情况做准备。尤其是你最有价值的资源: 你的团队。
通过组织最有经验和技能最高的团队成员，您可以拥有一个更高效的项目。这些资源可能会花费更多，但是如果你已经做好了计划并预留了资金，那么当需要处理的问题较少时，你就可以在后端节省资金。
防止成本超支的相关内容
ProjectManager 是工作和项目管理软件，可以帮助您管理您的项目，简化流程，并与您的团队在线协作。此外，我们还提供了数百个项目管理博客、模板和指南。这里有一些快速指南，以提高您的成本管理技能。
成本-收益分析
在开始任何项目之前，项目管理小组必须评估项目的成本和预期的潜在收益，以便使利害关系方相信收益将超过成本，而且他们的投资是安全的。
项目管理中的成本估算
成本估算是项目经理最重要的职责之一，因为成本估算不当会导致成本超支和项目失败。
如何制定成本管理计划
成本管理计划是一份文件，其中载有项目管理小组应遵循的所有成本管理战略、程序和准则，以监测成本并使项目保持在预算之下。
ProjectManager 是控制成本的完美工具
ProjectManager 有一个功能强大但易于使用的在线甘特图。它促进协作和即时更新状态，以便项目经理和团队随时了解项目进展情况。正确的调度有助于保持估计的准确性，并防止空闲时间导致成本超支的风险。
任务依赖关系在 ProjectManager 的甘特图中是可链接的。当其他团队成员完成他们的工作时，这些依赖关系可以防止其他人被阻塞或等待而无事可做。团队成员可以在任务级别进行评论，从而实现更加协作和高效的执行。每个任务都可以附加文件，无论是文档还是图像。
ProjectManager 即时更新的实时仪表板
ProjectManager 具有实时的指示板，可以使向涉众的报告快速而简单。实时仪表板通过一系列反映许多项目指标的图表即时显示状态更新。然后项目经理可以过滤这些图表以显示他们需要的数据。如果你想附近有一个硬拷贝，打印出这些图表是一个选择。当向涉众展示时，您可以通过在几次点击中找到更多细节来回答问题。
ProjectManager 是项目管理软件，它为项目经理提供了计划、跟踪和报告所需的工具。由于我们的动态和协作软件，包括可视化工作流看板和交互式甘特图，成本超支得到了更好的控制，也不太可能偷偷摸摸地搞砸一个项目。今天试试，免费试用30天。
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