PMO和项目经理需要掌握的“工作流”技能(项目经理应具备的四种技能)

工作流是个好东西,那什么是工作流,跟具体的业务流程有啥区别呢?

一、认识什么是工作流

流程大家都容易理解,我们清晰地知道,定义了一组任务,从开始到结束,中间所有的动作、过程、数据、决策、报表、通知,等等等等的集合体,就是流程。

我举个例子,小莫要做个早餐,整个流程的定义就是先确定做啥早餐,再怎么做,具体做的过程,中间的指标监控,以及结果的输出管理。

那蒸包子这个流程就是:烧水,把速冻包子拿出来,放上蒸盘,水快开了再把包子放在盘子上,丢蒸锅里,水开后蒸10分钟,拿个隔热的手套或者毛巾把包子拿出来。

在这个整个过程里面,我们注意到,如果把流程相关的东西列出来,那会形成一个清单,这个清单是工作包所依赖的,但这个并不能形成工作流。

工作流的前提是先、后、或者流程步骤之间,有一定的逻辑关系,比如有交互和依赖。

那工作流是什么,工作流就是推进项目必须完成的活动、职能、数据指标的顺序。

乍一看是不是就是流程本身。其实不是,工作流是个最小的执行单位。而流程大而全面,除了定义活动,还要管活动的执行、标准、风险等等。

所以工作流算是流程的子集。

二、工作流对项目管理的作用

如果你想好好地管理项目,除了要理解流程,还要学会制定清晰的工作流。

还是拿蒸包子这件事做比喻,工作流就是,烧水、放蒸盘,等水快开,放包子,蒸10分钟,拿出来。

工作流关注的点就是必须完成的步骤,你可以理解为任务关键路径,但是也不是那么绝对,他对职责、数据的描述并没有很严格的要求,更多的是简平快的指导这事怎么完成。

这样做有两个好处:

1、能从复杂事务当中抽象出关键的任务和节点。

2、简单意味着稳定和可重复性高,意味着在这个基础上做进一步的细化,能得到更加接近真实需求的流程。

有时候人的思维是很复杂、很发散的,在这种情况下无法聚焦主线,导致关联的细节做了太多工作,核心里程碑的推进缓慢。

工作流越简单,协作的工作流线条越多,其实对于复杂工作的分拆更加深入和具体,因为工作流只考虑从开始到交付的浅层逻辑和步骤顺序。

三、工作流对项目管理的意义

工作流的启用,意味着项目管理具备什么?提升项目管理的可预测性和可操作性

PMO和项目经理需要掌握的“工作流”技能(项目经理应具备的四种技能)

首先,工作流可以快速理清业务脉络

一个很宏观很复杂的产品,从0到1是最难的,在1的基础上添枝加叶,反而简单很多,同时,对于制定项目计划而言,计划的可伸缩性也会得到加强,少考虑很多因素能让你更快的理清业务的脉络。

其次,工作流能提供更清晰的资源需求和流程时间预估

这种细节上的加强,比从大盘子倒推任务进度和时间至关重要,对于项目的执行的科学性能大大加强。

比如我们刚刚的工作流,蒸包子涉及的几个点,准备、开蒸、出盘。

如果没有太多意外的话,是不是可以简单推算5分钟 10分钟 1分钟的大概时间。

这就是工作流与流程最大的区别。

正常做个流程,我们考虑到风险管理,各种乱七八糟的干扰因素的时候,我不确定蒸10分钟的时候会不会没有煤气了或者断电了,或者包子的供应跟不上了。单个节点还能稳一手,但是成千上万的个锅头同时在蒸包子的时候,就接近乱序执行了,想得越多、越复杂的时候,越难把握事件的真相。

通常,很难精确算出100个锅连续1小时能蒸出多少包子来,只能靠历史数据倒推和做平均产量的分布,所以流程不可控,但是工作流可靠,一旦小的节点或者说最小的工作包能按标准要求顺利执行,我们是可以清晰地知道这一小时的产出的,并且能给一个大概的预估量和偏差量。

同时,工作流的制定,有助于发现低效和冗余

工作流的制定过程中,可以让你找到更快、更精简的蒸包子方法,还有助于识别风险,比如超时了、锅里没水了,以便采取补救措施进行规避。

最后,工作流的实施,能保障流程衔接,提升组织效率。

工作流的实施,能在复杂的流程管理里面,确保为你的项目提供最佳工作衔接流程,并最大限度地提高每个项目的组织效率。

四、工作流在项目管理中应用注意事项

PMO和项目经理需要掌握的“工作流”技能(项目经理应具备的四种技能)

1、工作流的制定与实施:围绕项目主线

在工作流的制定、实施过程当中,我们不会脱离主线,每个项目都从一个计划开始,不管你选择的工作流方法是什么。无论你是使用敏捷、瀑布还是迭代的方法,成功完成项目的关键是可充分落实并且管理好风险的计划。

2、工作流的制定:从大到小,确保严格精确且灵活

从大范围开始,然后将项目分解为单个团队成员能够轻松理解和处理的较小部分。确保严格精确,同时保持灵活性。因为计划赶不上变化,项目经理经常花费大量的时间去处理变化,尤其是相当重要的进度质量成本这些,还有组织环境,商业环境,通常会在项目进行到一定阶段时发生改变。

3、工作流的执行:必须要考虑量才而用

我们还是拿蒸包子举例,假如小锋是个优秀的同志,做事认真负责,但是很喜欢磨磨蹭蹭的纠结完美。在这种情况下,要给小锋安排工作的话,最好是哪种类型的工作呢?

质量标准明显、不容易搞砸、高频、高并发、高压力的工作——这样的事情适合他,比如,蒸锅没水了,他来加水,加到一半就行。有明确的度量指标,加水不涉及质量问题,他就很难出错。

如果你让他去管蒸包子的10分钟监控,他会跟你纠结蒸包子之前包子的温度,时间是否能让包子松软,是不是水汽太多会影响口感等。

量才而用,是工作流或者说微流程当中必须考虑的事情——具体的动作,执行的对象,完成的标准——想清楚了,你的工作流就很好设置了。

4、工作流的管理:要涉及到重要的相关方

工作流的管理还涉及到重要的相关方,虽然你不需要从每个团队成员那里获得意见和反馈,但确保每个人都知道自己在干啥,大家的目标是否一致,同时信息互通并让其他人参与其中。好处也显而易见,更好的团队合作、灵活的资源和更多的脑力来排除故障,有事就不再是项目经理一个人的事情了。

5、工作流的理念:从人性本善出发

即使是最完美的项目计划也会在执行的过程当中经历一些问题。在项目开展过程中,要能预料到事情会出错的地方,确定计划可能需要改变的地方,或者协作可能存在风险的地方,项目经理能够预见到有问题的情况,并准备好应对突发事件。

像我们IT研发所提倡的敏捷工作流方法的核心是:协作、自组织、跨功能和适应性的核心价值和行为。

这里就是上次我跟大家提过的XY理论当中的Y理论,先默认大家都是好人,再看好人有啥不好的地方。

五、工作流对组织与运营的意义

总体来说,工作流不是什么新鲜的概念或者知识理论,我认为它更属于微操层面,大的战略规划固然重要,细节和专注的执行力,也是项目成功的关键,而项目流就是可以帮助项目顺畅地运行,提高组织效率与合作的精细化运营手段

今天的讲课就到这里,我是PMO前沿的大海。

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