随着数字化的无处不在，各种电子化企业也相继蜂拥而至，当然除了企业，其实也波及到了学校，现如今对于一个学校来说，研发一个好的学生档案管理系统已经是必要的，智慧档系统建设对各类档案能够进行收集、保管有效的使用手段。
先说高校档案管理系统研发必要性；对于学校档案资料利用传统档案收集、存储以手工为主，盘点的工作量其实是非常的大、还耗时长，在人力上投入还是很大的，没有完善的分类和编码格式，档案借阅信息更新不及时，借阅过程追踪、提醒难。
比如一些年代久远、具有历史价值的档案原件，传统存档管理方式很容易造成档案丢失，却很难保护档案完整性，所以传统档案向数字档案转化是时代发展的必然趋势；基于对档案信息真迹的保护角度，从实际出发，健全规章制度，严格日常管理，依靠云计算、大数据、人工智能等一系列新技术，根据档案管理事业的发展趋势，通过引入信息化技术手段，东方明德新一代档案管理系统可以管理高校的所有档案资料，先说下系统概述：
研发与设计执行的标准与依据《数字档案馆建设指南》、《高校档案工作规范》、《电子档案管理系统基本功能规定》、《中华人民共和国档案法》描述了电子档案管理系统应具备的基本功国家档案局印发的相关数字档案管理系统的相关规范与标准文件。也是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统实现学生档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照高校档案业务工作流程 。
经过分管领导批准、档案管理人员的授权，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，可以实现高校档案的全生命周期管理。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升学校档案工作服务的水平和质量，实现学校档案由传统管理信息研究与利用的质的转变。
功能特色
档案管理：实现对档案案卷文件的新增、修改、加入库房、移出库房、加入鉴定、放入回收站、导出、导入、打印功能;卷内文件的新增、修改、加入编研、放入回收站、生成顺序号、导入、剪切、复制、粘贴、上移、下移等功能。
鉴定销毁：按照门类，分别实现了对档案文件的档案过期、档案鉴定、档案销毁功能。
档案编研：对档案库中档案的内容进行科学性的筛选、分类、检索、统计、加工等形式进行新建、修改、发布档案的编研工作。
档案回收站：数据回收站里存放了档案管理内删除的所有的档案文件，如出现误删误操作或者再次利用可以把回收站内容档案数据恢复。
档案统计：对系统内的案卷及文件的数量进行了数据统计，共四种统计方式档案概况、部门统计、门类统计、归档情况统计，可以导出报表等。
库房管理：针对实体文件档案的存储，可以将文件档案的存放位置进行管理，方便文件档案借阅以及维护管理，可对文件档案存放的位置进行新增、修改、删除打印操作。
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