随着信息技术的发展，大数据正在从惊人的力量推动着时代的转型，它的影响渗透到商业、企业、教育、经济等社会的各个方面。对于企业来说，文件是重要的数据存储形式，企业的商业策划书、客户档案、设计图纸等都以电子文档的形式存储和传输，因此文档安全是不容忽视的。对于如何安全有效的管理企业资料文档、数据机密，使用文档管理对企业来说不仅可以有利于文件集中统一存储、方便共享，也可以防止文档泄露。
为了实现高效的协作办公，企业内部员工之间可以通过使用文档共享方式进行协作办公，用户可灵活控制共享文件的协作对象和操作权限。同时，系统提供共享消息智能提醒功能，对方可第一时间收到共享消息提醒，当对方查阅共享消息后，用户可接收到共享回执记录，从而明确共享消息已发送且对方已收到。
任何一份文档都会有一定的适用范围和不同用户的使用权限。对此，文档共享系统采用角色管理、用户角色分配、文件夹权限设定配合的方式进行权限控制。根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除等权限，从而保证文档安全。通过文档共享可以对企业内部文档的统一集中存储、安全共享、权限管控、日志审计、移动办公等进行一站式管理，解决企业的文档管理难题。
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