在企业经营活动中，免不了要进行各种商业合作，根据实际业务管理需要会对外签订各种合同业务，合同数量大，不同的合同需求方的管理要求和合同管控侧重各不相同。
当法务人员或业务人员想要查询过往合同时，就变得十分困难。尤其是大中型企业，每年产生的纸质合同数量是十分惊人的，如果还是采用比较原始的手工归档方式，只会浪费大量的人力资源，而且收效甚微。
今天就来看一下企事业单位合同归档管理中存在的问题，以及友为合同管理系统给出的解决方案。
一、纸质合同归档乱，查找困难
存在的问题：
很多企业还在采用手工归档方式管理纸质合同，对合同没有明确的分类，对合同信息也没有进行相关的登记。在放入档案柜的时候，仅仅按照合同签订顺序摆放或按部门划分放入不同的文件夹。短期内或者合同文件比较少的情况下，这种管理方式没有大的问题。但时间久了，纸质文件积压严重，如果想要查找之前签订的纸质合同，就会十分困难。
友为解决方案：
友为合同管理系统采用数字化管理方式，做到了对合同的全生命周期管理，包含了合同准备、合同订立、合同履约和合同后续等四大环节。
（友为合同管理系统流程）
对合同的管理有着清晰的流程，到了归档阶段，相关经办人就会收到归档提醒，之前合同签订的相关文件、合同编号都会显示出来。
经办人只需要选择合同所归档的文件柜和对应的文件序号。企业只需要在线下同步购置一个实体文件柜，按照友为合同管理系统所登记的文件序号进行放置即可。这样后面查找纸质文件的时候，就会很轻松，合同的信息也一目了然。
二、纸质合同向外借阅，状态未知
存在的问题：
有时业务人员或法务人员想要查看、参考以往合同的条款，会借用文件柜的纸质合同。但很多企业没有规范的借用流程，也没有实时更新的登记记录，一般只需要和纸质合同管理人员打个招呼即可。这导致借用出去的纸质合同的状态变得未知，如果借用人员没有归还，会导致纸质合同丢失。
友为解决方案：
友为合同管理系统对合同借阅有清晰的流程，合同借阅和归还都需要进行登记，借阅时需明确登记借阅人和借阅的时间区间，借阅人需在规定时间内归还。这样合同的状态一直是可控的。
如果是电子合同，只需在归档管理的文件里授权相关人员查看即可。
无论是纸质合同还是电子合同，友为合同管理系统都对借阅时间进行了限制，保证合同及时被归还，合同的状态一直是可控的。
三、员工离职或调岗，交接不到位
存在的问题：
随着社会经济的发展，加上疫情的影响，员工的变动性越来越大了，有时一个合同还未归档，参与合同的员工就离职了或者被调动到其他岗位了。如果采用传统的手工方式管理合同，一旦工作交接不到位，就会使合同丢失。一旦后续合同出现争议或者商务合作出现纠纷，找不到纸质合同，就会带来很多麻烦。
友为解决方案：
友为合同管理系统可以使用管理员账户将离职或调岗员工的合同转交给其他在职员工，只需轻松一键操作，而且交接也会留痕，方便后期查询。
这样可以保证无论合同处于哪个阶段，都能找到对应的责任人，不会出现合同丢失，找不到相关负责人的情况。
以上就是友为合同管理系统的合同归档功能了。如果您对我们的系统感兴趣，可以私信我们~
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