职场中很多公司的员工，都刻着被“开会”二字所支配的恐惧，在私下都会抱怨公司大大小小的会议太多，时间又长，开会的时间都快超过工作的时间了，工作怎么会做好？业绩怎么会提高？这简直是浪费时间。
员工的抱怨不无道理，会议结束，又发现会议记录形同虚设，要么是长而无用的整场录音，要么是与会员工草草记下的寥寥几笔。员工回去后，这场会议该如何去落地，会议的目标是又什么，一无所知，这场会议几乎就等于白开。“永远在开会却永远开不完”，也就是早晚的事。
作为一个管理者，为了提高整个团队的工作效率，就必须从这些经常被忽略的小事做起。可以问一下自己：是不是每一个会议都需要全体员工参加？是不是会议上提出的问题需要每个人轮流发言？会议上讲的话是不是都与会议内容有关？会议前是不是做好了充分的准备？检查了这些之后，如果发现存在问题，就必须有所改变。
老张是制造部的经理。一次开会前，刚从质检部拿到质量检测报告，走到门口就听到里面有人议论：又要开会了，每次开会，我都不知道说些什么，跟我一点关系都没有，手头还有一大堆工作要做，真是的。
又有人附和道：那有什么办法，领导说开会，就开会，就当听他们演讲了，别说你有一堆工作要做了，我还要加班呢。老张听到这些话，开始回想以往开会的情形，他才意识到：每次开会总想着尽可能让大家都参与，尽可能让大家都了解到公司的指导方针，感受到会议所要传达的精神，目的也是为了大家能将工作越做越好。却不曾想，员工这么心不甘、情不愿；更不曾想，自己频繁地开会占用的是他们大量的工作时间，不但影响了员工的工作进度，还会引起员工不满。
后来，老张学习高效会议的5大原则，每次在开会之前都会针对会议内容来设定开会的人员、时间以及开会目标。比如相关的人员必须到场，其他人员如果想了解也能参加。每次开会主题明确，尽可能缩短会议时间；会议结束后，会把会议记录发到微信群，方便员工了解会议内容以及后续的行动计划。
老张利用高效会议的5大原则，会议效率明显提高了，而且也发挥出了会议的真正作用，员工没有抱怨，会议有结果，会后有产出，不论是对于员工，还是对于公司，都是两全其美。
高效会议的5大原则是什么？
1.明确主题，解决问题
无论开任何会议，核心是什么？是解决问题。你如果想把会议开好，会议必须拿来解决问题，而不是拿来讨论问题的，一定要明确。
因此，会议必须要有一个很明确的主题，围绕这个主题的资料要提前准备，没有准备的会议就不要开，这是一个非常明确的要求。如果没有准备好的话，这个会议的效率都会低下。要知道会议决定公司两件事情，一个是效率，另一个是品质。所以，我们第一个要求，就是会议一定是解决问题的，而且必须沿着主题来准备相关的会议材料。
2.开会之前就让参会人员清楚会议的主题
开会的目的不是走形式走过场，不是简单粗暴地给员工做通知和布置。开会具有两个重要的意义：
开会的第一个意义：挖掘员工在实际工作中所掌握的专有信息，让决策更符合实际。很多时候管理者由于脱离一线，对实际发生的市场变化、客户变化并不能够充分、及时地当掌握。如果管理者只是凭自己的信息和理解就直接安排工作的话，很容易出现与现实脱节的情况。这也是为什么任正非先生提出了：让听见炮声的人来指挥战斗。
开会的第二个意义：激励员工积极参与。如果在工作中，员工一直是一个机械重复的执行者，他是不会产生主人翁意识的，他内心的想发和建议得不到表达和发挥，久而久之，员工对于工作的积极性会大大降低。在激励员工的所有内容中，工作成就激励才是最高级的激励，我们要让会议变成员工建言提议的平台，员工的建言提议得到采纳，他执行起来才会更有干劲。
3.明确时间
所有的时间要约定下来，这个时间里面包括2个时间：
1、开始和结束时间。大家记住，会议一定是约定开始和结束的时间，方便员工提前做好工作安排。
2、行动方案确认的时间。我最怕大家开会就是只出一个决定，这样远远不够，一定要把行动方案确认时间也要确定下来，就是什么时候能将行动方案有效落地，都要确定下来，因为我们现在讲的是工作会议。所以方案落地时间非常重要。
4.谈行动方案，而非问题
第四个要求，大家一定记住开会的核心主要谈行动方案，因为要解决具体问题，主要谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题，就是要谈行动方案，谈员工回去之后能有效实施的行动方案。
5.会议纪要
会议纪要是一场会议的灵魂，如果没有会议纪要，那么可能导致的结果是，大家对会议最终的结果理解和后续安排各不相同，会议中提出的争议事项，待解决事项，和一些关键想法，可能产生遗漏。
对于一些待商议决策事项，或者是任务分工，会议后续需要会议组织方持续跟踪，例：针对会议提出的***问题，需要**部门提出解决方案，对应的责任人，完成时间，都需要形成跟踪表，发送给会议相关人员。按期跟踪执行情况并通报。
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