企业如何制定会议室办公资源管理策略

在经历了一年的不确定性之后，为公司未来的会议室需求进行规划从未像现在这样具有挑战性——或者说更重要。
一个好的会议室资源预测策略应该考虑到当前的利用趋势、长期目标和预期的增长。
以下是如何制定计划以降低成本并使您的公司获得更大的回报。

企业如何制定会议室办公资源管理策略（企业如何制定会议室办公资源管理策略方案）

会议室资源管理的基本原理是什么？

会议室利用率数据
全面了解您的企业办公资源以及员工如何使用他们现在可用的空间是能够预测未来需求的第一步。
GOODEEY的空间管理软件可让您轻松一目了然地查看您的整个办公资源投资组合。您可以深入查看按会议室位置、容纳大小或部门划分的会议室利用率。您可以轻松查看重要指标，例如：

会议室利用率
平均会议时长
会议室使用状态
周期会议频率
这些指标可帮助您将可用办公资源与实际需求进行比较。您可能有20个会议室可用，但如果您发现在典型的一周中每个会议室只占用一半的房间，您可能会意识到您不需要那么多。同样，您可能会发现您不需要那么多会议室，或者您可能需要不同类型的空间。与其拥有十几个大型会议室，您还可以通过将其中四个会议室改造成更小的、可预留的安静空间，让员工可以接听电话或与其他一两个人会面，从而实现更好的空间利用率。
由于员工在混合工作场所中可能会以不同的方式使用办公空间，因此最好在您完全重新开放后至少 30 天监控空间利用率，然后再进行任何长期更改。
未来目标想想你未来几年的业务目标，以及工作场所在支持这些目标方面将扮演什么角色。例如：
贵公司的愿景是什么？
哪些具体目标将帮助您实现它？
您是否计划扩展到新的市场或业务线？
扩张的时间表是什么？
这些目标将如何影响每个部门？
您需要如何共同努力来实现这些目标？
每个部门需要多久团队协作工作？
随着您的成长，您将如何保持公司文化的强大？
您需要什么级别的远程和面对面的互动才能完全入职新员工并帮助他们建立关系？
这些是与您的执行团队讨论的重要问题。根据这些对话，您可能会决定某些办公地点比其他办公地点更重要。如果您计划在公司总部进行大部分招聘、招聘和入职工作，并在那里举办月度会议，您可能需要重新配置或翻新该空间以适应区域增长。影响办公资源规划策略的其他目标包括：
提高运营效率
提高员工团队协作能力
优先考虑工作场所的多样性和包容性
提升员工体验
减少贵公司的碳足迹
实现这些目标可能不一定需要更多的办公空间，但以不同的方式思考您的空间。如果您想提高招聘过程中的多样性，您可能需要考虑哪些工作可能完全偏远，以便您可以扩大搜索范围以包括居住在不同地区的员工。
请确保您还考虑如何确保远程员工能够获得与在办公室工作的员工相同的福利和机会。如果您的办公室有现场健身设施，您可以为远程员工提供打折的健身房会员资格。如果您的现场员工经常在工作之余聚集在一起，请确保您还有公司赞助的活动，远程员工可以与他们的同事联系。您可以在公司总部举办这些活动，或者考虑专门为此目的租用会议空间。预期增长和空间规划概述目标后，您需要准确确定它们将如何影响每个部门或楼层的增长。GOODEEY会议室（空间）预订管理系统可让您轻松了解一个部门 10% 的增长将如何影响您未来的空间需求。
首先，您可以查看每个部门或楼层当前使用的空间细分。然后，您可以创建预测并输入您期望的劳动力增加或减少的百分比。
只需选择一个区域，输入您的预期增长，然后将您的投影拖到适当的楼层。从那里，您将看到您的计划摘要，其中包括您希望调动的人数、新员工人数和裁员人数。您甚至可以将投影拆分到多个楼层。
为什么战略空间规划软件对空间规划策略至关重要如果您想有效地管理公司的发展，仅仅能够在一个地方查看您所有的办公室平面图和数据是一个好的开始，但这还不够。随着员工人数的增加，您还需要能够轻松预测增长、重新配置平面图、整合空间或规划新办公室。
GOODEEY 将智能空间管理、战略规划和预测整合在一个用户友好的平台中。我们的空间管理软件是有效工作场所管理的基础。您可以轻松管理座位安排，与预订软件集成以实现灵活的座位，并通过拖放功能更新您的平面图。
借助我们的GOODEEY会议室（空间）管理系统，您可以立即重新配置平面图，以保持工作空间之间的更大距离。这对于管理安全返回办公室至关重要，但它具有超越安全的战略应用。例如，您可以将员工分组轮班，以便用更少的办公桌容纳更多的人。您可以限制会议室和公共区域的容量，以防止过度拥挤，让员工在您的办公室感觉更舒适，压力更小。您还可以看到新的办公室布局将如何影响您不断增长的员工队伍。