不同企业的「高效合同管理实操指南」(企业合同管理实务指南)

企业如何建立有效的合同管理?

不同企业的「高效合同管理实操指南」(企业合同管理实务指南)

我们在和很多法务对话的时候,发现不同企业对合同管理的需求是不一致的。

我们公司就我一个法务,有必要做合同管理吗?公司制度规章倒是健全,就是合同管理执行起来太难了,法务部同事心很累。领导们都不是很看重合同管理,但出现问题,锅还是法务背……要怎么办?

因此,法务不仅要对公司的实际情况深入了解,让合同管理工作始终围绕规范、标准、效率、安全这几个重点。

今天就来跟大家分享一下,不同公司的法务部门如如何高效完成 合同管理 工作。

1⃣️ 1人法务部 ,如何省钱且高效管理合同?

新设立的公司,当领导终于对法律事务有所重视时,常常会招聘一名法务人员管理所有事务,主要目的是为了防范合同风险以及诉讼等问题。

现实情况中,这名法务人员管合同,管审核,管盖章,管归档,管商标,管合规,管法律咨询……

因此基于预算和人员的实际状况,在合同管理工具方面建议如下:

合同审批——OA系统

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合同台帐——Excel台账表格

合同模版库——百度网盘

这基本就能够满足一人法务管理合同的需求,多线程任务工作的同时,最大程度上提高工作效率。

从合法合规的角度来说,一人法务也需要建立标准的合同管理体系,明确合同流转流程以及规章制度,相关合同事务需要留痕处理,防范潜在的风险。

2⃣️ 3-5人法务部 ,如何有序轻松管理合同?

中小企业的法务团队,有一部分设置了分工轮岗制度,可以让法务锻炼较强的综合能力。

公司有着不同的业务线,对于数量种类繁多的业务,法务更需要注意合同模板的维护,以及各部门之间的审查、审批流程的顺畅。

如果对于数据的权限要求不高,建议采用如下方式进行合同管理,基本能够实现审批在线、签约在线、归档在线:

合同台帐——在线文档,石墨文档

合同归档——无代码配置平台,如伙伴云

当然,如果企业希望对合同的全生命周期进行管控,并且能够和企业内部使用的OA系统集成打通,可以使用一些合同管理工具,更加省时高效,这里以 MeFlow (SaaS版)为例。

合同生成——业务直接填写关键信息,系统直接在线生成合同,提升效率。

合同评审——系统能够自动识别上传合同与模板的匹配度,同时支持对合同过程稿的各个版本进行管理,呈现不同版本之间的差异。

合同审查——借助AI智能审查,识别合同中的常见风险,如条款缺失、表述不一致等,提升法务审查的效率与质量。

合同履约——系统能够自动识别合同中的履约事项,并创建相应的履约任务。

不同企业的「高效合同管理实操指南」(企业合同管理实务指南)

从起草到履约,MeFlow 智能合同管理平台覆盖合同全生命周期,在每一个节点,帮助企业降低成本,提升效率。

3⃣️ 5-20人的法务部 ,如何规范管理合同?

结合企业经营发展中存在的法律需求,法律部门成员也在不断增加,因此法务部除了日常事务之外,还会增设合规或投资部门。

这一阶段对合同管理的定义也升级为合同信息化,核心就是信息的共享。

除了自身的定制化需求,企业的合同管理各个节点也需要跟内部的CRM、ERP、OA等系统进行互通互联,形成合同数据中台。

以 MeFlow 为例:

合同标准化建设——合同管理办法; 标准化合同分类、模板库;

模板生成、审批流程标准化;

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合同关键节点线上化——合同审批、签约、归档在线;

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合同文本数据化——合同数据中心; 合同条款库;

合同在线起草和审查;

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合同文本智能化——模板智能匹配; 合同数据智能抽取;

合同智能审查;

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合同数据流通化——履约事项抽取; 履约数据打通;

履约智能提醒;

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对于网络安全或者数据安全要求较高的企业,建议采购标准化产品的基础上进行私有化部署,并结合自身个性化的需求进行定制开发。

4⃣️ 20人以上法务部 ,如何从合同中创造价值?

近些年,数据合规、信息安全等法规的出台都标志着大合规时代的到来,合同的合规管理则是整个企业合规工作的重中之重。

2021年《任总在销售合同关闭工作座谈会上的讲话》,也重点强调了“要建立规范的合同管理体系”,担负起面向未来合同的规范化管理。

不同企业的「高效合同管理实操指南」(企业合同管理实务指南)

不仅华为如此,这几年头部企业法务部纷纷关注合同全生命周期管理这个课题。

大型公司的主营业务,通常有多个业务类型和产品线,法务部门在做好合同合规工作的同时,还需要提供法律支持,为业务部门赋能。

合同管理全生命周期可能涉及相对方管理、合同范本管理、合同签订、合同履行等,某些企业会设置专门的部门进行特定的管理。

合同签订前的资信调查:西门子公司有一个完善和独立的信用管理团队,资信审查管理分为三个模块:客户资信调查评估、客户资信档案的建立和管理、客户资信信息的定期更新。

对于大企业来说,合同管理显然不是一个部门能够独立完成的,而是由法务部门、财务部门、业务部门以及相关部门协同来完成。

法务部门的组织架构也从原来的按照职能划分,转变为BP、法务中台、COE的架构。

大企业的合同管理目前有两种情况,一种是已经完成了业务数据与合同管理的单独闭环,需要构建跨业务线的集团层面的整体合同管理平台,另一种则是已经完成,仍需在合同智能审查、合同履约在线等方面围绕某个业态进行更为深入的数字化实践。

据ALB2019年发布的消息:

网易法务部统筹开发了新的合同管理系统,优化集团隐私政策,建立知识产权投诉申诉系统,并协助集团多个新产品、新功能策划、上线、运营的风险评估和合规支持。

美团点评法务部还将法律科技融入于法务支持中,通过建设电子签章系统、合同管理系统、知识产权保护平台等,提升公司的运营效率,发挥系统性的影响力。

戴森法务部发展并优化了广告宣传审查流程、合同全生命流程、行政举报纠纷处理全生命流程的数字化管理与应用。

合同管理产品既要成为支撑多业务条线的整体合同基座,同时可以嵌入到当前平台独立运行的增强模块。

很多企业通常已经存在财务系统、客户管理系统、OA系统等,因此当企业建立合同管理系统后,也需要打通各部门较为独立的系统,比如合同审批相关信息可以同步钉钉和MeFlow系统,合同履行信息可以同步至企业的财务系统等等。

这对供应商产品的设计结构以及各模块之间的融合度提出了更高的挑战。

5⃣️以上,就是不同企业的 高效合同管理 实操指南。

无论怎么管理合同,只有符合企业实际情况,满足业务发展需要的方式才是最佳的合同管理。

作为国内领先的智能合同产品服务商,幂律已经建立起成熟的落地执行方案,并与多家头部企业进行了深度合作。

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