近日，远光智慧档案管理系统（以下简称“远光智慧档案”）凭借在推动档案电子化、无纸化落地的方面的卓越表现及其创新的软硬一体化特性，获中国软件行业协会评选为“2022年度优秀软件产品”。
远光智慧档案是公司基于在电子档案领域多年的研究与实践，遵循电子票证管理标准和规范，将电子档案系统与智能设备相结合，推出的全新一体化解决方案。通过构建贯通企业产业链上下游内外部数据互通的协同体系，融合RPA、OCR、区块链、物联网、AI等多种新技术能力，建立企业统一的电子档案管理系统和档案信息资源共享平台，实现了电子文件采集、归档和电子档案管理“三位一体”的全生命周期管理。同时，基于沉淀的海量数据资产及完整的业务关联，构建起电子信息流网状、立体化的知识图谱，保持档案的原貌与全貌，支撑档案数据资产洞察利用。
远光智慧档案创新点
档案采集：自动智能采集，全面无纸化
建立银企、税企、政企、企企互联通道，实现外部电子文件在线全量采集，并建立与企业内部财务业务数据的关联，助力财务业务的全程无纸化、自动化、智能化；强化企业内部前端业务载体数据在线与贯通，推动前端业务活动全流程电子化（数字化），构建以信息互联为主，离线采集为辅的电子文件全面采集体系，形成全量电子档案票据池。
档案归档：电子和实物档案分册归档，一体化管理
建设电子档案资源、业务、管控和共享的一体化平台，将业务处理过程中产生的电子档案进行前置采集，以原始单据影像化、系统单据版式化、档案电子化为目标，对业务信息系统中的重要数据进行归档固化、关联整理和长久保存。实物档案通过采用成熟的二维码和RFID技术，实现粘贴单二维码与档案盒RFID的绑定，并同步至电子档案系统，通过电子档案系统存储的记账凭证与粘贴单二维码和记录、更新的RFID信息，实现纸质实物档案的装盒、上架、借阅等管理。
档案保管：实物档案无序存放，电子存档长期保存
根据档案分类方案进行档案的分类整理，对文件进行真实性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测，然后根据配置的业务流程完成档案组卷、装盒、上架等虚拟化库房管理操作，线下利用RFID射频识别技术同步完成实物归档操作，保持线上线下状态一致。接着按照保管规则、备份方案进行电子档案的备份管理、状态监控。“四性”保障贯穿于数据形成、归档到保管的全部环节，以完善数据格式转换、封装等长期保存功能，确保长期可读，实现公司总部、分子公司档案工作的一体化管控。
档案查阅：分级授权，多维度标签追溯
建立一站式档案利用服务平台，提供包括普通检索、智能检索、个性推荐和知识服务在内的“一站式”数字档案利用服务，通过人工智能技术赋予机器理解文档的能力，自动从海量文档中提取出结构化信息，生成档案元数据，给归档文件自动打标签，提供档案管理的多维信息，满足电子档案智能保管、高效利用的场景需求。
档案安全：新技术加持，高性能高可用
通过统一身份认证配合区块链、数字签名、数字水印、防读写等技术手段，从源头确保了会计档案的“安全性”“真实性”；电子归档文件按照原始文件格式和可视化的版式文件归档，以纸质、电子介质会计凭证的独立编号，保障电子会计档案的“可用性”“完整性”；通过二维码、智能设备、物联网技术等实现纸质实物档案全过程管控，并与电子档案数据互联，实现实物档案管理的智能化升级。
随着各行各业数字化转型的不断深入，推动档案数字化建设已是大势所趋。目前，远光软件已成功打造了30多个不同规模的智慧档案项目，助力了浙江、甘肃等地多家单位成功通过增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收，档案管理相关的软硬件产品已在北京、浙江、广东、内蒙古等全国多个省份的3000多家单位成功应用。下一步，远光软件将继续创新、深化、完善档案产品，帮助企业加快推进档案电子化、无纸化落地，推进绿色低碳发展。
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