行政管理：企业印章管理暂行细则(中小企业适用)（小企业印章管理办法）

本细则建议结合钉钉流程配套使用，这样以满足中小企业内部控制的需要

第一章 总 则

第一条 为加强印章管理工作，规范公司印章的刻制、保管、 使用，以及停用和作废，维护印章的凭信作用与权威性，保持正常的工作秩序，防范公司治理风险，维护公司的利益，依据国务院《关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》，制定本细则。

第二条 本细则适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本。

第三条 印章类别。

（一）公章：是公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。

（二）业务专用章:代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章。

（三）法人印：是指公司法定代表人印章。

（四）部门印章：是指公司各职能部门、内设机构印章，仅限公司内部使用；包括：董事会印章、部门或其他内设机构印章。

（五）其他印章：银行开户预留印鉴。

第二章 管理职责

第四条 公司印章由公司董事长授权印章管理职能部门核发或核销，制订、修订公司印章管理办法，监督印章保管、使用和登记。

子公司印章由子公司总裁授权。

公司印章由董事长（执行董事，下同）授权相关部门分别管理和使用：

（一）公司公章、法定代表人印章、公司领导印鉴由印章部门统一管理和使用。

（二）财务专用章、发票专用章、财务预留银行印鉴人名章由财务部门负责管理和使用。

（三）合同专用章由公司法务职能部门或指定部门负责管理和使用。

（四）职能部门章、其他业务专用章、内设机构章、各项目组（部）公章仅适用公司内部使用，不得对外使用，据其业务范围由其职能部门负责保管和使用。

（五）公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时，亦应按本细则执行。

（六）凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司印章管理职能部门上报书面申请，经董事长批准后配置或更换印章，并由印章管理职能部门发文通知。

（七）印章刻制由公司印章管理职能部门统一负责，按国家印章管理有关规定办理核准后，统一刻制。印章的规格、样式由印章管理职能部门按有关规定办理。

第五条 印章管理职能部门是印章的归口管理部门，其主要职责为：

（一）负责公司印章管理办法的制定、修订，并对公司各部门及单位印章管理进行监督、检查。

（二）指导部门和下属单位制订保管、使用的业务专用章管理办法。

（三）负责公司印章、部门印章、合同专用章、其他业务专用章、下属单位或部门印章的刻制、启用、移交、备案登记、废止和销毁工作。

（四）负责公司职能部门或项目部（组）印章、专用章刻制申请的审查、备案登记工作。

（五）负责公司公章、公司领导印鉴、公司相关部门领导印鉴的使用登记管理工作。

（六）印章启用时，由印章管理职能部门下发《关于启用“×××”印章的通知》（详见附件），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。

（七）公司决定需要停用印章的，由董事长签字同意后，由印章管理职能部门下发《关于停用“×××”印章的通知》（附件6），将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将收回停用的公章切角封存或销毁。

（八）向印章专管员移交印章时，应填写《印章交接备案登记表》（附件3）

（九）公司领导赋予的其他管理工作。

第六条 职能部门（下属单位、项目部）管理职责：

（一）负责制定、修订完善本部门（单位、项目部）的用章管理办法。

（二）负责本部门及单位公章、业务专用章、内设机构章的保管、移交和使用登记工作。

（三）负责印章刻制申请审批、领用备案工作。

第七条 印章保管人员职责：

（一）负责印章的安全保管、用印工作。

（二）根据用印审批情况，负责用印登记工作。

（三）负责本公司或所在部门印章刻制、启用等具体程序的办理工作。

（四）严禁未经审批登记，将印章转借他人或外借使用。

（五）印章丢失时，印章专管员应当及时向公司印章管理职能部门进行书面报告，公司印章管理职能部门应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章做废、对责任人进行处罚等。

（四）公司赋予的其他印章管理工作。

第三章 印章标准

第八条 印章规格标准

公司公章、公司合同专用章直径为40或42毫米，职能部门、公司下属单位、项目部（组）印章直径原则上为38或40毫米，业务专用章、内设机构章直径不得大于40毫米。

业务专用章可选择椭圆形，最长直径不得超过42毫米。

第九条 人名章规格标准

董事长（总裁、CEO）级人名章方形24×24或22×22毫米；

副董事长（副总裁、副CEO）级、总经理级、公司法人人名章方形22×22或20×20毫米；

副总、公司总监级、区域总经级人名章为方形18×18毫米；

部门总监、区域副总经理、项目总经理级为方形16×16毫米；

部门经理级、区域总监、项目副总级及以下为方形14×14毫米。

人名章字体采用隶体字。

第十条 业务人名章规格标准

业务专用人名章规格标准由业务职能部门根据业务需求实际自行规定，但不得超过第八条各款级别规格标准、形状可远用长方形，如出纳人名专用章。

长方形人名章可以采用宋体字或楷体字。

第四章 刻制管理

第十一条 企业名称注册登记后印章刻制管理

企业名称注册登记后，由法人或法人授权他人办理按照国家的有关法律法规要求，刻制公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人名章。

刻制完成后，要对上款印章按照《公司注册印章备案表》（附表1）的要求进行登记备案。

第十二条 企业名称变更登记核准后印章刻制管理

（一）企业名称变更登记核准前，印章主管职能部门要公章、部门章、专用章进行清理统计，汇总各部门的建议，提出变更后印章刻制需求建议方案；

（二）《企业名称变更印章刻制需求建议方案》的审批程序：印章主管职能部门负责人→分管印章主管副总→公司总裁/总经理。

（三）企业名称变更登记核准后，印章主管职能部门根据《企业名称变更印章刻制需求建议方案》审批情况统一负责刻制并备案登记。

（四）法定代表人印章，在法定代表人任命文件下发、企业登记或变更登记核准后，由印章主管职能部门负责刻制并进行备案登记。

第十三条 公司领导印鉴由领导本人授权印章主管职能部门刻制。

第十四条 未经公司董事长批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。

第五章 启用管理

第十五条 印章刻制完成后，管理人员应填写《印章刻制审批启用备案表》(附件2)，登记印章图样存档，以便备查。

第十六条 公司公章启用应以公司文件下发通知（附件5），并注明启用日期、发放单位和使用范围，同时将原公章废止（附件6）。

各部门及下属单位公章、业务专用章、内设机构章的启用，以印章主管职能部门文件下发通知（附件5），内设机构变更名称的应将原印章废止。

第六章 印章保管

第十七条 印章日常保管规定

（一）公司所有印章明确集中统管的，应指定专人专柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。

（二）部门印章由部门保管的，则由部门负责人指定专人进行保管，并将管理员名单报印章主管职能部门备案。

（三）印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和《用印登记簿》（电子版）,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写《印章交接备案登记表》(附件3)，由双方当事人及监督人签字。

（四）印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。

（五）印章应在公司办公场所固定位置保管，禁止任何人外出携带，但经公司董事长（总裁、执行总裁）认可并同意者，可就所任职务需要专案呈核后携出洽公。

（六）财务专用印章的保管按财务相关制度的规定执行。

第七章 印章使用管理

第十八条 使用范围

（一）董事会、监事会印章使用，根据企业章程规定的范围及职权行使。

（二）公章使用范围，具体如下：

1、向党政机关及监管部门、行业协会发出的重要公函、文件或资料。

2、对重大经营管理事项，需要以公司名义对有关企业或相关地方政府业务主管部门发出的公函、文件或资料。

3、以公司名义下发的各种文件。

4、以公司名义开具的介绍信。

5、颁发先进集体、先进个人及其他荣誉称号的证书、专业技术职务聘任证书、岗位合格证书等。

6、需要利用公司企业法人主体资格办理的具有法律意义的资信证明、企业各种登记资料、授权委托事项、权利义务确认等相关文书。

7、其他需要加盖公司印章的文本、批件、材料等。

8、法定代表人印章、公司领导名章，按国家法律、法规、政策规定的业务范围和工作需要使用。

（三）各职能部门印章使用范围，具体如下：

1、各部门及下属单位公章，按照部门管理职责范围及业务范围和工作需要使用，不对外行使权力。主要用于企业内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系；

2、业务专用章，按照业务管理专项职能，用于合同、财务、信访、培训、人事调配、劳动保险、招投标等专项事务的管理。

3、内设机构章，用于办理内部事务、对外处理答复本职能部门职权范围内的一般事务及专项事务，不对外行使权力。

第十九条 使用要求

（一）公司各级人员需使用印章，须按要求填写《用印申请单审批表》或通过信息审批流程，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。

（二）印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

（三）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

（四）公司法人（法人授权行权人）或授权总裁（总经理、执行总裁）共同对公司所有印章的使用拥有审批权。

（五）涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。

（六）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

（七）用印后，该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交办公室归档。

（八）原则上公司任何人不得携带公章外出。如确需带出使用时，须经公司领导批准并填写《印章外出用印审批表》或通过信息审批流程（如钉钉）方可带出。

第二十条 印章损坏与遗失

（一）印章因长期使用或其他原因造成损坏需要刻制新印者，印章保管人应向主管领导（总裁、总经理级，含分管副总）报告，经其同意后，按前述刻章流程，持已损坏的印章按法律法规规定的重新刻制，取得新印章后须将原印章及时销毁。

（二）印章若有遗失，保管人应在发现后立即向印章主管职能部门及财务部报告，并采取相应措施，同时依法公告作废。

（三）人为损坏印章者应按公司奖惩办法视行为人的过错程度给予相应处分。保管人或其他人因过错导致印章遗失且给公司造成损失的，依法律规定办理。

第二十一条 印章的移交或销毁

（一）因故分立、合并、解散、终止，由公司登记机关办理变更登记或注销后，印章保管人应将印章交予原单位善后事务的处理人保管。印章移交时，应填写“印章移交或销毁清单”。

（二）已解散或终止的单位其善后事宜处理完毕后，由公司法律顾问判定，或销毁或移交总部相关部门管理，并填写“印章移交或销毁清单”。

第二十二条 印章使用原则

（一）印章管理部门要按规定的职权范围正确使用公章，不得超越本机构工作职权和业务范围使用，确保印章的权威性与严肃性。

（二）专用印章专管、专用，不得混合使用，不得超出业务范围或违反业务操作程序使用。

（三）遵守审批程序、管理程序，无手续或手续不全不得使用。严禁在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸上用印。

（四）所有公章原则上不得携带出单位使用。确因工作需要携带出单位使用的，必须填写《印章外出用印审批表》，注明所需办理事项，报部门负责人审核、经理审批、分管领导审批、总经理批准，由印章保管人员或指派专人携带出单位使用。

（五）法定代表人印章、公司领导名章使用前必须经法定代表人或公司领导签字确认。

第二十三条 用印存档规定。

（一）企业公文、合同、证明等用印，用印部门存档纸质文档、电子文档各一份【合同一式两份的，必要时可复制一份，运营合同统一由财务部门归档】；

（二）函、部门通知需用印部门存电子文档一份。

（三）介绍信应保有存根备查，并在存根处加盖骑缝章。

第二十四条 用印方法与检查。

（一）所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。

（二）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件.上加盖印章。严禁开具空白证明。

（三）对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。

（四）印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分;对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。

（五）印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。

（六）审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任;手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。

第二十五条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第二十六条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第八章 附 则

第二十七条 本细则解释权归公司印章主管职能部门。

第二十八条 本细则自颁布之日起实行。

附件：1、公司注册印章备案表

2、印章刻制审批启用备案表

3、印章交接备案登记表

4、印章清查备案登记表

5、关于启用×××印章的通知（样式）

6、关于停用×××印章的通知（样式）

7、用印申请单审批表

8、印章外出使用审批表

9、印章作废审批表