在项目管理中,有一件事,不管是项目成员还是项目经理都逃不开,那就是进度汇报:项目成员负责具体项目任务的执行,对项目经理负责,需要向项目经理定期汇报其工作成果和进度;项目经理负责一个或几个项目的全生命周期管理,对高层领导负责,需要向高层领导汇报项目的阶段结果和进度。
但在实际的运作过程中,由于各种原因,进度汇报总是被质疑,认为既浪费时间精力,又无法产生实质的效果。
一、为什么大家不爱汇报项目进度
吐槽项目进度汇报的人有很多,理由也各有差别,但总结起来,可以归结为以下三类:
1.认为是形式主义的作秀
汇报进度,一般都是向比自己高级别的人汇报,有些人会下意识地将汇报的内容美化,希望领导可以从中认可自己的努力和能力。但也有些人不屑于此,觉得自己勤勤恳恳工作,领导没理由看不见,不需要自己通过汇报去“争功劳”。
2.不知道汇报什么
对于底层的项目执行人员来说,他们每天的工作都很零碎,要做的事情很多,但真要他们一条一条罗列出来,好像又没有什么实际产出,实在不知道要汇报什么。对于项目经理来说,他们手上掌握着很多项目执行人员汇报上来的项目进度数据和信息,但不可能全部都汇报给高层领导,应该展示给高层领导什么内容是最头疼的。
3.没时间汇报
高节奏、多项目的工作状态让大家的工作时间很紧张,工作执行之余花时间整理所做的任务情况成了额外的负担。
二、为什么进度汇报很重要
虽然人人吐槽,但是基本每个领导都会要求员工汇报项目进度,为什么呢?
我们都知道,项目管理是在有限的资源、时间里完成项目从启动到结束的过程,为了能够在限制下保质保量完成,项目管理就必须要关注进度。而项目进度的推进,就需要具体的交付物、实际的数据来支撑,这些来源于各层级的进度汇报。项目的进度数据对于管理层来说非常重要,他们对项目起监督作用,将实际的进度数据与计划中的数据进行对比分析,相关人员就能从中识别到相应的项目风险并及时解决,从而减少项目的延误,提高项目的成功率和客户满意度。
对于执行层来说,他们不负责项目管理层面的东西,只负责具体任务的执行,进度汇报好像除了增加工作量,并没有什么好处。但实际上,一个优秀的员工是懂得总结的,定期总结和盘点自己的工作内容,有利于自我提升,对执行人员的个人成长是非常有好处的。
三、如何高效、轻松的汇报进度
当然,汇报项目进度的确是一件枯燥、耗时的工作,如果企业想要提高员工汇报的意愿,让进度汇报真正真实有用,最好还是借助于一些高效的协作工具。在项目管理上,借助于专业的项目管理工具,把进度汇报流程化,可以减少相关人员的工作量,让进度汇报更加高效、轻松、科学。
1.制定面向高层领导的里程碑计划
高层领导要管理多个项目,没有精力去看每个项目的具体执行计划和进度,所以项目经理汇报工作时,需要展示的是项目在重要阶段的进度状态和交付物质量,而不是某个员工做了什么、进度怎么样。
这种进度汇报可以用“里程碑计划”来实现,里程碑计划即在项目的重要阶段设置里程碑,项目经理可以在相应的阶段时间内上传交付物和更新进度状态,方便高层领导评审项目和交付物,每个阶段需要产出哪些交付物,在做项目计划的时候确定,并通过阶段评审的方式检查交付物的完成情况和质量。如图,每个里程碑下面都可以上传交付物附件:
2.制定详细的执行计划,并回收实际执行数据
想要提高执行人员的汇报积极性,需要分两步走,其一,项目经理要让项目的执行计划尽可能的完善,减少执行人员计划外的任务,以保证执行人员“知道自己要做什么”;其二,项目执行人员的进度汇报步骤最好越简单越好,减轻执行人员的工作量,降低其抵触心理。
在项目计划方面,借助WBS、甘特图等图表制定项目分解计划,指定每个任务的工期和责任人,然后通过系统通知下发到具体人员,项目成员就能清晰的知道自己在某个项目上的任务安排和工期限制,从而有序地推进项目进度,如图是某个项目的甘特图计划:
在进度汇报方面,执行人员一般通过填报工时单汇报工作,工时单如果是一个类似Excel的手动输入系统,执行人员的汇报工作会很繁琐、耗时;如果工时单汇报可以在线汇报,且与项目计划挂钩,可以一键导入项目任务,不仅可以提高执行人员的汇报效率,还能直接将工时数据汇总后传输到项目经理处,形成进度状态,减少项目经理的工作量。如图的工时单,点击“导入本周任务”,项目计划中属于本周应完成的任务就会自动导入到首页,执行人员只需要填写具体花费的时间即可:
四、总结
1.进行项目进度汇报,有槽点,但如果汇报的程序合理化,对项目的各类人员都是有好处的:对于管理层来说,有效的进度数据可以帮助他们更加了解项目,帮助做出科学的决策;对于执行层来说,定期梳理工作完成情况,有助于复盘总结,提升个人能力。
2.专业的项目管理工具可以减少进度汇报过程中的槽点和阻碍:项目经理向高层领导展示里程碑计划,可以让高层领导及时了解项目在关键节点的质量和进度,提升满意度;详细的任务分解计划可以让执行层更了解自己的工作任务和优先级,与任务分解计划挂钩的工时单填报系统可以让进度汇报更简单,提高工作效率。
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