选择电子发票管理系统之前，首先需要明确自己的管理需求和目的。
一般主要有员工预填发票、发票查重、真伪查验、原件归档这几个大的需求，归根到底想要到达对电子发票更加高效、安全的管理，但是各个需求的侧重点又有所不同。
一、员工预填
很多企业在电子发票报销方面仍然采用纸质发票的报销流程，将电子发票打印成纸质然后财务再审核报销。虽然这样比较麻烦，但是大家都心照不宣地沿用着此法。
但是，自财政部发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，通知要求“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。
企业才转变发票管理模式，寻求解决之法。怎样才能让员工提供电子发票原件，财务实时接收并审核保存发票，这是员工预填需要做到的。从使用《发票小工具》员工预填的单位来看，在电子发票原件归档上，规模较大的企业在这方面的意识要高于规模较小的企业。并且，他们知道员工预填能够达到电子发票原件存储的目的。
二、发票查重
顾名思义，查验重复发票，这也是电子发票带来的最大问题：发票重复报销，电子发票不限次地打印给重复发票提供了造假的土壤，放任不管的话，等着企业的将是偷逃税的罪名和成倍的税务罚款。
因此，发票查重可以说是企业财务人员管理发票不可或缺的部分，操作起来也非常简单。财务收到员工提交的发票，点击扫码查重，系统自动识别发票，查验该发票是否存在重复。
三、真伪查验
电子发票除了重复报销，另一个难题就是虚假报销问题，电子发票中的信息被恶意篡改后拿到财务处报销的情况时常发生。为防患于未然，企业能做的就是保证入账的每一张发票都是真实有效的。
四、原件归档
企业没有采用员工预填的模式，财务收到员工以聊天记录或是邮件的方式发来的电子发票原件，不用着急于将这些发票打印出来然后手工录入到EXCEL表格中。电子发票的本意是给大家提供便利的，这样的管理非但没有提供便利，反而增加了财务的工作量。
这个时候，原件归档就显得格外重要了，通过发票原件的导入，直接录入到小工具系统中，自动识别发票信息，根据发票号码、代码、校验码、开票日期等信息建立电子台账。
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