企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进?(企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进)

企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进?(企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进)

曾经有顾问单位找我们交流合同的审查和管理,我们提到修改意见的落实问题,与我们讨论的工作人员有一句话让我印象深刻,就是他们需要的是我们出具审查意见,有就行,具体是什么意见他们不管。

也即是说,他们需要的是一个交代,能在他们这个环节附上律师意见发给其他部门就行。至于修改意见是否合理、公司是否采纳、对方是否接受等问题,不管。

企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进?(企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进)

事实也是如此。我们为这家单位审查过数百份合同,提出的审查意见大多数没有得到过反馈,我们不知道这些意见是否被采纳,是否得到落实,或者是否被修改,修改后是否有风险。我们在法律顾问服务报告中也多次提到这个问题,但是很难得到解决。

后来我们更加关注企业合同管理中存在的问题,也给不少客户提供合同管理方面的建议。以我个人的经验来看,企业合同管理常见的问题主要体现在以下3个层面:

企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进?(企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进)

一、制度层面:制度不完善,导致合同管理流于形式

我们在提供法律服务过程中发现,不少企业并没有完整的合同管理制度,哪个部门管理合同是由决策层来指定,有的顾问单位负责合同管理的部门和人员都更换过多次,每次更换都让合同管理陷入一阵混乱。

由于没有完善的合同管理制度体系,合同管理过程中,不同部门经常推诿,有的环节的负责人员也忙于“应付作业”,导致合同管理流于形式。

其实,合同管理制度的建立不仅是体现在制度性文件上,也反映了公司管理层的合同管理意识。合同就是交易,合同管理制度不完善,企业交易体系也会存在较大风险。因此,企业应当将合同管理作为企业管理的核心内容之一。

合同管理制度的设置没有统一标准,每个企业的情况也不一样,但总体而言,应当包括以下方面:

1.基本管理制度。主要包括企业内部的授权管理、合同管理机构设置,合同管理流程的安排、合同文本的管理和档案保管等制度。

2.合同订立方面的管理制度。主要包括合同交易事项的审批、签约前的调查和准备,合同文本的审查和审批,合同用印的审批和管理等制度。

3.合同履行方面的管理制度。主要包括合同履行过程中的监管以及出现相应风险、纠纷的处理等。

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二、机构层面:设置不合理,以为合同管理只是法务部门的工作

在《关于合同的3个误解》一文中,我们提到第3种误解是:认为合同只是律师和法务的事。这个误解体现在企业合同管理中,就是认为合同管理只是法务部门的工作,或者主要是法务部门的职责,其他部门主要是配合法务的工作。

其实,这是一个很大的误解,这种误解下建立的合同管理模式也很不合理,难以真正建立起有效的合同风险防控体系。

在《非法律专业,能审好合同吗?》一文中,我们也提到,非法律专业的其他人员也应当参与合同工作,因为他们可能更清楚交易目标,更了解交易对手,也更能洞察交易未来。

因此,在企业合同管理中,应当是不同机构、不同人员共同形成合力工作做好合同管理。具体可以包括以下部门:

1.业务部门。业务部门可以负责合同的前期调查、具体谈判、交易对手资格审查、合同交易安排,合同文本制作,合同交易跟进以及合同履行跟踪和汇报。

2.审核部门。审核部门可以是法务部门、审计部门、合规部门等,可以负责合同审查、合同范本制作、合同履行监督、合同纠纷应对和处理、合同培训等工作。

3.财务部门。财务部门可以负责合同中财务条款、税务条款的审查,监督合同履行中的收付款情况等。

4.决策部门。根据公司内部权限的划分,不同合同提交的审批层级也不同,决策部门可能是管理层、董事会甚至是股东会。决策部门是合同审批的最后环节,需要全面评估,作出决策。

5.用印部门。该环节主要是用印管理,也是最后的审核,例如审查提交盖章的合同是否完成审批,是否最终版本,审批过程中的法律意见是否已经修改等,印章不能让用印申请人自行使用,不能随意带出,必须专人管理。由于合同文本内容往往较多,不仅需要在签署页盖章,也应当盖好骑缝章。

6.保管部门。企业可以在部门设置中明确合同档案的保管部门,负责合同档案工作。合同档案应当包括合同文本、合同订立、履行、变更(如有)、解除(如有)、终止、纠纷解决(如有)等全过程中形成的文件和凭证。

企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进?(企业合同管理存在哪些常见问题,如何改进)

三、执行层面:重视文本管理,忽视履行等其他环节

我们在《关于合同的3个误解》中提到的第2个误解是:将合同等同于合同文本。这个误解延伸到企业管理上,就容易出现重视合同文本管理,而忽视合同履行等其他环节的管理。

合同签订后并不会自动履行,交易也不会自动完成。一般是在合同各方签字盖章后,合同的履行才开始,而合同出现问题和纠纷,多数也是在合同履行过程中。

我们在法律服务过程中也发现,多数企业对合同管理的重点是在合同文本的签订与审批,而合同盖章后的管理就容易被忽视。

如果没有建立合同履行风险防控机制,也没有必要的证据意识,可能出现对方违约时不知道即将面临的法律风险、更不知道应如何妥善应对等问题。

因此,合同管理不仅要关注合同文本的内容审查、审批等环节,也要重视合同履行等其他环节,例如可以关注以下几方面的工作:

1.公司管理层应该重视合同的全过程管理,推动建立全面的合同风险防控机制,并将重点落实在合同管理的执行上。

2.业务部门应当注意收集合同履行过程中形成的文件,例如沟通记录、交货凭证、付款凭证、验收凭证、发票、工作记录等。

3.合同履行监管部门应当定期和不定期检查合同履行情况,重大合同履行情况应当重点关注,可以要求履行部门定期上报,监管部门应当不定期进行现场检查。

4.业务部门应当注意合同履行过程中出现的风险,如对方经营情况的变化、合同履行过程中出现的问题等,若出现问题应当及时和法务部门、管理层进行沟通,制定应对和解决方案。

5.负责保管合同档案的部门应当对合同档案及时归类保管,原则上应当永久保存。合同档案作为合同双方履行合同的依据,一旦发生合同纠纷,将起到维护公司合法权益的重要作用。

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