展会主题活动从其本质上算是一种服务项目，它由许许多多个环节组合而成，而每一个环节又涉及到大量的信息交换。直面海量信息，怎样保证高效、有序地克服和运用，是展会组织机构需求面对并需求克服的一个问题。会展管理信息系统，也正是构建在这样的需求之上。能对以上所述信息内容以现代智能化的方式展开收集、加工、储存、处理，并导入到管理系统中，使其在整个组织的工作流程中标准、通畅地运转，为展会企业提供强而有力的信息化保障，展会企业凭着这一些信息内容对展会活动进？合理有效的控制与管理。可以说，会展管理信息系统是展会业务、展会客户关系管理的支持系统，也是展会企业战略系统的主要构成部分。
展会信息化管理便是为了更好地满足展会企业和展会项目运营需求而展开的展会相关信息的集成、展会主题活动流程中的电子信息化、网络化管理等工作的统称。
现阶段，会展管理信息系统主要是运用展会软件、网络技术平台、电子科技设备、通信基础设施方式等，通常在下面两个方面保持对展会项目或是展会企业的现代化、信息化、网络化、智能化的运营与管理。
（1）展会主题活动组织管理的信息化
展会组织者可以灵活运用会展管理软件，应用数字科技技术与网络平台，克服展会主题活动流程中涉及到的信息内容，提高工作能力和监测效果，降低管理流程中的工作量和工作误差。
（2）展会企业经营服务项目信息化
展会企业身为服务型企业，客户关系的构建和维系，客户服务的水准、品质与效率非常重要，特别是在在现阶段单一化产品泛滥，服务项目的品质成为了企业核心的市场竞争能力。因而，愈来愈多的展会企业构建企业信息化管理系统，全面实施企业各类管理和服务流程的信息化和标准化。
在信息经济时代，会展管理信息系统涉及到的领域逐步广泛和深入，现已成为了现阶段展会项目运营的主要的构成部分和工作必然手段。
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