微课回顾 – 管理者必备的16条项目管理思维(上)(项目管理思维及方法)

这里我给大家总结的16条项目管理的思维,都是在做项目的时候正确的思维方式,每一条都是一种思维的训练。希望通过这样的思维启发,让项目经理能够改变他们思考问题的方式,养成正确的处理问题的思维习惯。

01

前期科学调研原则

这里的调研包含两个部分,一方面是对所面对的问题的现状的准确了解

很多项目经理在做项目的时候容易犯的一个错误是,不习惯去对这个项目做一些必要的调研活动。他们习惯性地依赖总监立项时给予的项目背景描述,去了解目前的情况,而略过了调研的工作。

这样往往容易出问题,因为项目背景的阐述大多是一种概括的总结,对很多问题的真切情况没有具体的调研和了解,这不利于项目经理对项目的全盘开展进行充分规划。

战术工作不能太宏观,要想把战术工作做好,必须要了解具体的现状,把各方面的状态、程度、数值范围都调研清楚,才能够真正对项目的设计起到帮助。没有准确的数据支撑的决策,往往容易出错。

另一方面,我们要对这件事情的做法进行调研。

这些事有可能前人曾经做过是有资料的,过去别人是怎么做这类事情的,遇到过什么样的困难以及解决思路是怎么样的。这些以往沉淀下来的相关资料和经验,都需要在项目开展之前好好研究,能够更快找到指导项目正确开展的方法,事半功倍。

Tips

在没养成这个习惯之前,人们总是会略过这个重点的环节。作为上级,为了防止项目出问题,需要反复警醒属下的员工:在规划项目之前有没有进行充分的调研?现阶段各方面的情况具体是什么样的程度?有没有访谈相关的人员、参阅以往相关的资料?之前都遇到过什么问题、有什么需要特别注意的?……

02

基于目标的必要条件原则

人们经常不自觉地认为很多东西好像必须要做,但其实仔细深入分析就会发现,很多事情并不是达成当前目标的必要条件。这个也是很多项目经理在做项目的时候特别容易犯的毛病,总是想着想着就会把很多觉得有关联的东西全部放进项目里,但其实大部分只是锦上添花的事情,而不是绝对必要的。

最可怕的是,在这个过程中,因为没有经过细致的分析,可能到最后,要做的事情看起来很多,但是真正为了实现目标必须要做的事情反而被遗漏了。

做管理的人目标感需要特别强,必须要清楚识别出必要条件(哪些事情如果不做就会影响目标的达成)和非必要条件(哪些事情不做,对目标的达成也没有影响),才能清晰划分出工作范围的边界。这也是对项目非常重要的思考,足以决定项目的成败。

03

资源置换原则

在做项目的时候,项目经理很容易会卡在某一项资源上,比如时间不够,或者钱不够,有时候人手不够等等。这些是支撑我们实现目标所需的资源种类,资源置换原则就是启发项目经理当面对某一类资源紧缺的时候,想办法使用其他的资源来置换,支撑目标的实现。

比如说当时间非常紧张的时候,可以增加人力,或者增加资金投入效率更高的工具去弥补时间。

前段时间我们内部的管理系统需要重构,项目团队评估需要两年才能完成。这个目标是不够合理的,当我提出需要把完成时间控制在半年以内,项目经理答复说没法实现。这是因为他们的定性思维,首先假设了这件事就是用内部的资源来完成。

缺乏了资源置换的思维,没有考虑到可以协调其他的资源来补充紧缺的资源,比如投入一些成本整合外部的软件团队来加快进度,以及一些其他的可替代方案。

这种面临问题时,对资源进行统筹和重新整合的思考能力,是一项充分体现管理专业度的能力,是非常需要培养项目经理养成的。

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04

理论检验创新原则

当我们在工作中有一些新思路诞生,就可能会创新出一些新的做法,这些新做法可能会打破原来的工作方法和流程,用一种全新的逻辑去处理事情。这其实也会产生另外一个方面的风险,因为创新是有风险的。如果没有理论的支撑,这种尝试带有盲目性,这类型的创新其实是在试错。

为了避免这些盲目的试错,我们的创新需要在有理论支撑的情况下去进行,而不能是没有任何理论支撑,只是突然产生一个灵感,觉得可以这么做,就马上去试。在一定理论支撑下的创新,能更有效防止无意义的试错行动和资源的浪费。

05

路径节点原则

这个思维体现了我们马赫老师在给大家讲MBP项目管理课程的时候反复强调的步步为营的思维。我们希望做项目最好像建楼一样,是一个线性的流程,先是打好地基,然后建第一层,然后建第二层……

就是设计好完成目标所需的一系列重要的关键节点(关键任务),每做完一步进行一次质量的管理和检验,保证当前步骤完全达到质量标准后,再进入下一个步骤。

我们希望做项目也需要想尽办法把整个执行过程转化成这样的线性流程,不要把它做成网状流程或者环状流程,也就是不能返回或循环之前的步骤。就像建楼,不能建到第五层发现前面哪一层有问题了,再拆掉重新再来。

因为这种返回和循环在项目管理中也是很危险的,返工必然会带来资源和成本的浪费,极大可能项目不能按期顺利完成。

市场调研工作是比较容易出现这种问题的,前期设计完调查的问卷,如果没有设定严谨的检验标准,然后就派发出去做调研,后面开始进行统计分析的时候一旦发现有些关键数据遗漏了没有收集到,这时候前面所有的工作都要重来一遍。完整和准确的数据才使得调研工作有意义,否则整个数据调研等于白做了。

但是这种回路和返工可以允许在任务里面出现,由于在单个任务内涉及的范围比较小,影响相对可控,可以允许适当的小返工。比如在建其中一层楼的时候,发现一面墙出了问题,可以拆掉重来。

这个路径节点原则,就是项目经理在撰写项目计划书中最重要的“关键路径图”的核心指导原则,怎么通过工作次序和资源的配合,如何设定每个节点的质量验收标准,才能确保这些关键节点不需要返工,可以顺利走到项目终点。

所以路径节点思维的核心是,要把项目的整个结构设计成一个线性的流程,采用步步质量管理的阶段性质量控制方法,来确保项目的可控性。

MBP的全称是Manage By Project,是通过项目的方法,构建一套高效的企业运作管理模式。一方面助力企业构建起科学的、正规化的管理机制;另一方面帮助企业打造自驱力强的、高效协作的、专业的作战团队。从而提升管理效率,降低组织内耗,增强企业经营软实力。

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2022年6月17-19日,第十期《MBP项目管理实操班》即将开班!

此次课程形式为,线下三天两夜集中授课 实操练习 笔试考核 实践作业考核的系统学习模式。

授课地点:夸克书院( 广州市越秀区沿江中路313号康富来国际大厦14楼)

课程内容如下:

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课前咨询可与赵老师id: quatech_q联系

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