干部人事档案作为干部个人在社会实践活动中自然形成的历史资料的归集，是个人重要经历的原始记录和客观反映，是干部选用的重要依据，是干部队伍建设的重要基础，查阅档案有严格的程序和纪律要求。
干部人事档案是组织、人事等有关部门，根据党的干部政策，在培训、选拔、任命干部工作中，记录干部个人经验、政治思想、道德作风、业务能力、工作表现、工作表现等文本材料，并按照个人档案的有关规定，是历史、综合调查、理解和正确选拔和使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
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干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻党的干部路线、政策和政策，选拔人才，了解人民，提供社会主义现代化建设服务。这项工作的质量直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管理干部原则的具体实施和社会主义现代化建设。一切都是普遍的，也是特殊的。
同样，干部人事档案也有自己的特点，主要体现在四个方面：
1.真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何保证其真实性，必须有三个必要性，即归档材料必须经过组织审查和认可；归档材料必须符合相关政策规定的要求；归档材料必须仔细识别。
2.完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应反映干部的全面情况和历史。为保证干部人事档案的完整性，应及时、频繁地收集和归档反映干部变化的干部人事档案材料。完整、真实、有组织、简洁、实用。
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3.动态。历史在发展，社会在进步，每个人的情况都在不断变化。干部人事档案的特点之一就是动态管理。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地会带来时代的色彩，尤其是历次运动中形成的材料，更具局限性，有的甚至错误。为了保证干部人事档案的准确性和可靠性，必须根据情况变化和有关规定清理失去价值或不准确的材料。这也是一种动态。
4.秘密。新规定规定干部人事档案是党的秘密。这是因为干部人事档案记录了干部各方面的情况，涉及到自己的相关工作和一些重大事件，反映了干部的成绩、过错和错误。其中，有组织评估和调查材料，有内部人员为组织提供的旁证，有我写的材料，有其隐私部分。它的大部分内容只能局限于组织支持，不能向社会传播，也不能随意披露。
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干部人事档案管理系统软件，是历经了大量的干部人事档案整理、数字化和档案管理工作的基础上产生和完善的软件系统。由于我国各行业系统基层单位干部档案管理和领导的重视程度不同，干部档案的海量化、数字化收集相对困难、缓慢，影响了中央组织部电子纸质档案工作的整体进展。因此，干部人事档案管理系统软件旨在降低干部人事档案存储的工作强度，提高干部人事档案的存储质量。同时，根据组织部门的最新规范和要求，协助档案管理人员对档案进行分类、检察、识别和打印。
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