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01 差旅安排事项

02 安排注意事项

03 酒店预订工作

04 票务预订工作

05 应急处理工作

06 差旅费用管理

行政文秘

差旅安排事项

1．差旅事项管理

由于工作需要，领导经常会出差、旅行。每次出行之前，文秘人员都要为其做好大量的准备工作。首先，文秘人员应了解差旅包括的事项，具体内容如下。

• 差旅计划
• 差旅申请
• 差旅审批
• 出境差旅管理
• 差旅登记
• 差旅准备
• 差旅费用预支
• 差旅费用报销

2．差旅事项说明

在安排差旅事项时，文秘人员应当对具体该安排的事项心中有数，有条不紊，各项事项具体应做的工作如下。

安排注意事项

安排好领导及企业员工的差旅，是行政文秘的一项重要工作。在安排过程中，一定要细心谨慎，制定周密的出行计划，做好票务、酒店的预定工作，准备好携带物品，协调领导的工作与休息时间，安排领导走后的工作，不要让领导和相关员工带着疲惫和牵挂出差。

差旅安排的具体注意事项如下。

1．制定出行计划

◎ 周详的旅行计划是领导顺利完成工作任务的重要前提

◎ 旅行计划主要考虑时间、地点、交通工具、携带文件、费用和具体安排事项

◎ 编写旅行计划书

2．预定票务

◎ 查看最新的时刻表，以防订不上票，多种渠道订票

◎ 根据出差人员的级别定制相应待遇的车票或机票

◎ 在旅行日程上注明其它交通工具的具体时间供灵活地换乘

3．食宿安排

◎ 据领导的个人喜好和习惯安排住宿

◎ 预定交通方便，环境安静整洁，费用经济的酒店

◎ 了解酒店食宿的条件设施，注意安全

4．携带物品

◎ 工作所需要的文件如谈判合同、协议书、产品资料和演讲稿等

◎ 旅途中所需的生活用品

◎ 各类证件

5．工作安排

◎ 要让领导在出差前对公司的事情作个安排

◎ 为领导做好出差准备

◎ 动身当天，要安排好送领导的车

酒店预订工作

1．酒店预订工作的内容

为了保证出差人员工作与生活的需要，酒店预订工作就显得尤为重要，这关系到出差人员的食宿问题，只有休息好才能更有效率的工作，预订酒店工作的具体内容如下。

地点选择

工作方便、交通便利，环境整洁安静，费用经济

食宿配套、安全

客房预订

根据领导要求预订酒店

预订所提供的信息，如住宿者姓名、抵达时间与退房时间及对房间的要求

2．酒店预订的方法

预订酒店的方法有很多，文秘人员在预订酒店常用以下3种，具体如下。

◎ 旅行社预订，旅行签约的酒店相对固定，适用于旅游旺季酒店难以预订的情况，此种方法需向旅行社支付一定手续费

◎ 网络预订，文秘人员直接上网预订，方便快捷

◎ 电话预订，领导确定某一酒店，文秘人员通过直接向该酒店预订

差旅

票务预订工作

1．预订票务

文秘人员在准备预订票务之前，先要明确领导的目的地，还要与领导商定选择出行的交通工具，预订票务。票务预订的方式有很多，无论以何种方式订票，文秘人员都需要掌握如下信息

预订

◎ 了解出差的目的地，合适的启程时间、中途停留地、出发与到达时间

◎ 掌握领导喜欢的交通工具的详细信息，希望的座位等级

◎ 是否需要往返交通服务，是否需要出租车

◎ 希望住什么等级的宾馆和房间

◎ 是否有特殊要求，如远程通讯设施

取消预订

◎ 若领导改变出行计划，文秘人员要把未用过的票退回去并请求退款

◎ 如果时间很紧，可以打电话取消预订，并发传真或邮寄一封确认信

2．取票

文秘人员拿到所订票后，要仔细核对，看是否与订票时提出的要求有出入。文秘人员需着重核对如下信息

1. 到达的城市是否无误
2. 出发时间是否符合预定要求
3. 机票（车票）是否完整无缺
4. 航班号或火车车次是否正确
5. 机票（车票）是否与预订相符
6. 飞机（火车）是否在预订的地点启程

应急处理工作

1．紧急情况的预防措施

领导出差期间，公司可能会出现意想不到的事情，一旦出现紧急情况，文秘人员应减少其带来的风险，使损失降到最低。通常，文秘人员要做好以下6个方面的预防措施。

◎ 确定事发后的责任人，对紧急情况进行处理

◎ 提前进行紧急情况模拟演练，测试紧急情况的处理程序是否合适

◎ 定期并对所有工作人员培训，了解发生紧急情况时如何处理

◎ 定期检查和更新设备，保证相关设备可以随时处理紧急情况

◎ 明确各级管理人员在紧急情况下的任务和职责，情况一旦发生，各负其责

2．紧急情况的应对措施

紧急情况随时都可能发生，文秘人员应做好应对各种紧急情况的准备，对于不同的紧急情况的应对措施如下。

3．常规紧急情况处理

（1）所有紧急情况文秘人员都应如实报告和记录。

（2）根据紧急情况的性质，文秘人员要求填写“事件情况记录表”。

（3）文秘人员应立即将事件报告给领导或安全主管，获取事件涉及人员的完整记录，同时保证采取相应措施消除隐患，以便处理有关赔偿的法律案件。

4．人身伤亡事故或自然灾害情况处理

如发生伤亡事故或自然灾害，则应用下列的表对事故情况作出记录。

（1）工伤情况报告表。

（2）突发灾害报告。

行政文秘

差旅费用管理

1．差旅费控制的关键点

差旅费是公司员工因公出差期间所产生的交通费用、住宿费用和杂运费等各项费用。差旅费控制的关键点如下。

1. 强化对差旅事项的信息化管理，提高出差效率，降低出差频率
2. 对费用指标实行月度分解，将费用指标下达到各个部门、各个员工
3. 将差旅费报销标准细化到个人及部门，规范差旅费的使用情况
4. 合理安排出差次数和人数，减少不必要的出差，节省差旅费
5. 规范差旅费报销的审批程序，杜绝虚报、冒领差旅费情况的发生
6. 对各部门需出差人员进行分类，排出时间表，合理安排工作进度和其他事项

2．差旅费申请流程图

为了有效控制差旅费，差旅费的申请有严格的要求，每一次差旅费的申请都要遵循其申请流程。

3．差旅费的报销

不同单位或部门对差旅费的具体开支范围的规定会有所不同，根据单位具体的规章制度，规定限额内的差旅费可以凭据报销。

出差报销管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范员工出差报销管理工作，合理控制差旅费用开支，参照公司相关规定，特制定本制度。

第2条 适用范围

公司内部所有人员出差费用的报销管理均参照本制度执行。

第2章 差旅费报销管理

第3条 交通费报销

1．出差人员乘坐汽车、飞机、轮船及火车，原则上应出具运输部门的车船发票。

2．对于出差人员乘坐飞机要从严控制，若因任务紧急需乘坐飞机，事前须经公司总经理审批，机票由公司直接联系订购。

3．如出差人员随车到目的地，未发生车船票，则不报销交通费。

4．出差人员出差期间，城市公共交通费凭票报销，但须说明事因，注明起点至终点。

第4条 住宿费报销

1．出差人员的住宿标准依岗位级别确定，高层管理人员____ 元/天，中层管理人员____元/天，基层人员____元/天；如有特殊情况经总经理批准，可提高住宿标准；身兼多职的，按职别最高的标准执行。

2．由接待单位免费接待或无住宿费收据的，一律不予报销住宿费。

第5条 其他费用

1．出差人员的伙食补助费不分途中和住宿，按不同地区差异给予补助；一线城市每人每天补助____元，二线城市每人每天补助____元，三线城市每人每天补助____元。

2．市区内出差不论时间长短，均不发给出差补助费。可发给午餐补助费，超出市区范围的，发给出差补助费____元/天。

第6条 外出参加培训、重大活动或参加有关会议的人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用或由公司安排食宿的，不得再报销该期间的食宿费用和获得出差补助。

第3章 差旅费报销有关注意事项

第7条 凡公司开展业务需发生费用时，均应事先申请，经部门经理同意，报公司分管副总批准后方可办理或执行。未经批准或超过预算范围内的费用、支出，财务部门有权拒绝办理，且费用由个人自理。

第8条 车票遗失的须书面说明情况（注明乘坐的交通工具、起票地点、时间和票价等）并由其部门经理签字证实后予以报销。

第9条 出差人员应在回公司后____天内报账，需延期报销的应有书面申请并由主管领导审批。

第10条 出差人员必须认真执行任务，在指定出差地点、区域内积极主动地完成任务，凡乘出差之机因私事绕道或往返中增加停留地点所发生的车票、住宿费一律不予报销，同时，也不享受办私事期间的伙食补助费。

第4章 附则

第11条 本制度的最终解释权归行政部。

第12条 本制度自颁布之日起执行。

4．差旅的相关表格

（1）年度出差计划表

（2）出差准备费用表

（3）出差申请审批表

（4）员工出差登记表

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