北京控股水务集团，作为北京控股有限公司旗下的水务旗舰企业，一直致力于供水、污水处理等核心业务。经过多年的发展，公司已经形成了产业投资、设计、建设、运营、技术服务与资本运作于一体的多元化业务模式。截至去年底，公司已经拥有水厂及乡镇污水处理设施1334座，水环境综合治理项目30余个，流域综合治理面积超过7000平方公里，成为了水务环保行业名副其实的领军企业。
随着社会的发展和环保意识的提高，水务行业也逐渐向数字化、智能化方向转型。在这个背景下，北控水务也积极探索电子化的档案管理方式，以解决传统纸质档案管理和使用中存在的问题。
首先，每年85万张的纸质凭证输出，不仅造成了极大地成本浪费，也违背了企业履行“双碳”的职责。其次，由于各种系统形成的海量会计资料不能自动归档，且占用空间巨大，人工装册归档的工作量和管理成本逐年提升。另外，纸质档案无法满足审计人员的搜索、查询和调阅，在使用后重新归档，也造成了大量的重复性工作。
在国有企业守住税务安全“红线”的大背景下，北控水务从原有的纸质发票过渡到“全电发票”管理的过程中，“纸电并存”的现象大大增加了管理难度。如何提升企业电子发票管理的水平和效率，是目前北控水务亟需解决的难题。
作为国内最有影响力的云服务商，用友精准把握了企业痛点、实时研判风险，以专深的行业解决方案引领电子档案发展。与北控水务的强强联合势必将创造出电子档案行业化的最佳实践，为行业树立转型升级的风向标。
针对北控水务在电子档案方面的诉求，双方决定以集团总部为试点，率先展开电子发票电子化报销、入账、归档的实施。项目于2019年底开始，在2020年3月前完成了咨询规划、蓝图设计、既往数据的整理等工作，并于9月实现系统的测试、上线和初验。
借助用友电子档案管理系统，北控水务可以实现会计相关档案的电子化归档操作。其他类别会计资料也可通过相关设置直接导入档案系统，整理完成后归档。在档案查询方面，系统支持对会计凭证、账簿、报表、其他会计资料的信息检索，支持业务人员采用不同的查询条件。而在档案借阅方案，系统也设置了相应的审批流程。
项目实施以来，北控水务的档案管理效率得到了显著提升。首先，借助于电子档案系统，北控水务优化了发票采集、报销、入账、归档的全流程管理，实现了从数据产生到数据归档的数字化闭环，为财务共享中心提供了基础保障。
其次，北控水务颠覆了传统审计模式，为集团内部审计和第三方审计提供了在线化的平台，奠定了全量审计的数据基础。这不仅提高了审计效率，而且降低了审计成本，使得审计更加精准、全面。
第三，电子档案系统大幅提高企业的无纸化办公水平，有效降低纸张耗用、打印耗材和长期保管费用。经测算，仅集团总部每年可降低2万多元的综合档案耗材支出。若推广到全集团上下几百家分子公司，将带来巨大的经济效益。
北控水务财金资源中心负责人表示：“用友成熟的咨询方案和最终落地的场景化服务最大化保证了项目的顺利进行。从友报账企业费控SaaS平台开始试点，到OCR智能识别应用的上线，到税务云平台实现进销项发票管理，再到用友电子档案系统打造业财税档一体化，从点到面，由浅入深，在用友的协助下，北控水务构建了全方位、立体化的财务数字化商业模型，为行业共享转型的最佳实践。”
北控水务在探索数字化转型的道路上，成功实施了电子档案管理系统，显著提升了档案管理效率，降低了管理成本，为行业的数字化转型提供了有益的参考和借鉴。
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