项目整合管理,包括识别、定义、组合、统一和协调各项目管理过程组的各个过程和活动。由项目经理负责,整合其他过程领域的成果,并汇总掌握项目总体情况,同时需要将各方的需求进行综合性汇总,并能够权衡得失,规避风险。
管理内容是:制定项目章程、制定项目管理计划、项目计划实施、管理项目知识、监控整体项目工作与项目整体变更控制,最后结束项目。
【启动阶段】制定项目章程
制定项目章程过程:授权项目经理使用组织资源开始项目活动的文件,记录可交付产物的高层级、宏观上、总体性信息。
风险方面可以找专家,评估战略与效益,估算成本及风险,也可提供行业知识与技术知识。
过程中的数据收集方式有:团队头脑风暴、相关方与专家进行焦点小组会议、与相关方一对一访谈等。
管理人际和团队有:冲突管理、引导、会议管理。
这个阶段完成时:
- 正式批准项目初步要求,大概范围。
- 任命项目经理,给予范围内的授权。
- 正式启动项目。
项目章程,发起人发布正式批准项目的文件,实际上就是有关项目的要求和项目实施者的责、权、利的规定。确保相关方在总体上就主要可交付成果、里程碑以及每个项目参与者的角色和职责达成共识。
具体包括的内容有:
- 项目与相关方的要求与期望。
- 项目最终成果的要求和规定,以及目的和理由。
- 大致的里程碑、进度、预算,项目经理权限、组织及约束等说明。
项目章程依据的材料是:
- 起始决策,包括可行性分析、主要目标、指标等。
- 项目合同。
- SOW(statement of work),项目工作说明书,是对项目产出物和项目工作的说明,这是项目业主或用户给出的项目具体要求说明书,其主要内容有项目要求、项目产出物和工作的说明以及组织战略规划目标等。
- 市场环境、内部组织环境等因素,如标准、法律法规、文化氛围、期望等。
- 组织的信息、知识、经验等,如流程、知识库、模板等。
【规划阶段】制定项目管理计划
制定项目管理计划过程:将确定、编写、协调与组合所有部分计划所需要的行动形成文件,使其成为项目管理计划。项目管理计划确定后续执行、监控、结尾的相关流程,以及用于确定所有项目工作的基础及其执行方式,即基准化。
项目管理计划组件包括(但不限于):
项目管理计划主要作用是:整合并综合了所有子管理计划和基准,以及管理项目所需的其他信息。可以是概括性的也可以是详细的,项目开展后,所有的计划或基准变化都需要修改项目管理计划。
- 材料与制定方式
制定项目管理计划过程需要的资料,同制定项目章程过程一样,项目章程、各个环境、其他过程的资料汇总及组织资产。
制定的方式也一样,请专家来做判断,头脑风暴、小组会议、一对一访谈、标准化的核对单来收集数据,同样需要使用冲突管理、引导、会议管理来管理人际关系与团队技能。
- 产出物
项目经理负责组织编写项目各个基准与子计划,经评审与批准后,形成了项目的基准计划,这个过程就算结束了。
【执行阶段】指导与管理项目工作
指导与管理项目工作过程:在整个项目期间,为了提高实现项目目标的成功率,项目经理与项目管理团队一起指导实施已计划好的项目活动,并实施已批准变更。
除了跟进项目管理计划、项目文件、事业环境因素、组织过程资产,更重要的是跟进已经批准的变更,并实施。
其中项目文件有:变更日志、风险报告与登记表、里程碑清单、项目进度计划、需求跟踪矩阵、沟通记录、经验教训登记表等。
组织过程资产主要指的是用于问题与缺陷管理系统中的记录,有问题与缺陷、风险与变更、绩效等。
过程手段,此过程应使用项目管理系统来管理相关数据,需要组织各种会议讨论和解决项目的相关事项,另外专家可以帮助了解相关知识与成本预算等管理。
会议有很多类型:开工会议、技术会议、敏捷或迭代规划会议、每日站会、指导小组会议、问题解决会议、进展跟进会议以及回顾会议。
过程产出物,以可交付成果为中心,记录过程绩效数据、问题日志,指导变更请求的实施,更新管理计划、项目文件、组织过程资产。
【执行阶段】管理项目知识
管理项目知识过程:将过程中产生的新知识管理起来,将隐性知识显性化,并且帮助组织分享学习。
利用会议、分享活动、讨论小组或直接培训等方式,激发团队能分享知识或关注他人的知识,并用于项目过程。
将这些知识记录下来,做为项目交付的一部分,或组织资产的一部分。随时做项目管理计划更新、组织过程资产更新、写入经验教训登记册。
【监控阶段】监控项目工作
监控项目工作过程:跟踪、审查和报告整体项目进展,以实现项目管理计划中确定的绩效目标。
此过程将在整个项目周期中进行,主要活动是收集、测量和发布绩效信息,分析测量结果和预测趋势。让相关方了解项目的当前状态,并了解未来项目状态,支撑相关方做出对应改进决策和行动,保障项目目标得到实现。
分析决策的方式,可以请专家参与判断,召开用户小组会议或用户审查会议,对数据分析内容进行讨论与决策。数据分析技术可使用:备选方案分析、成本收益分析、挣值分析、根本原因分析、趋势分析、偏差分析。
最终将工作绩效记录到报告,或响应变更过程,或者更新项目管理计划及其他项目文件。
【监控阶段】实施整体变更控制
实施整体变更控制过程:审查所有变更请求、批准变更,管理对可交付成果、项目文件和项目管理计划的变更。
此过程将在整个项目周期中进行(主要在基准确定后),主要活动是审查所有变更请求,并决策处置方案。目标是确保对记录在案的变更做综合评审。
变更范围包括:项目范围、产品范围、各子计划、各项目文件。
与监控项目工作过程结合,分析与决策变更及方案。使用变更控制工具做:识别配置项、记录并报告配置项状态、核实审计,以及变更的识别、记录与跟踪。
由项目经理、变更控制委员会(CCB)或指定的团队成员一起召开变更控制会,根据变更管理计划处理变更请求。
【结束阶段】结束项目或阶段
结束项目或阶段过程:终结项目、阶段或合同的所有活动,主要工作是移交可交付成果,交付最终收尾报告,总结,存档信息,完成计划的工作,释放组织团队资源。
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