专访泛微·今承达:打造高效·合规·智能的新一代合同管理软件

任何一家组织,只要有业务往来。均离不开合同签约,随着业务的不断增长,合同的签约量也越来越大,合同的签约效率、风险合规是每一家组织的关注重点。从传统的纸质合同到今天的电子化合同,企业对合同管理提出了更高的要求。

近期我们走访泛微旗下专做合同管理的新品牌—泛微·今承达,专访今承达合同管理软件总经理汪洋,从他口中了解新时代下的数字化合同管理应该怎么做。以下为访谈实录:

、请简要介绍一下泛微·今承达合同管理软件的产生来由?

答:首先还是给大家介绍一下泛微,泛微成立于2001年,是上交所主板上市公司、国家规划布局内重点软件企业。目前在全国有200个城市运营中心,8000位专业同仁服务全国60000 中大型组织客户,专注为客户提供数字化运营平台。

泛微在合同管理应用的建设历史悠久,合同是企业存续必不可少的条件,合同模块自然不可或缺。原来的合同大多是纸质合同,客户关注合同作为附件是否能够进行审批和生成合同台账。然而,这样的台账构建起来,一旦出了问题,还是需要找出纸质文本进行比对,线上线下无法统一,操作繁琐,还容易出错。

随着电子签章、电子发票的普及,合同已经从纸质逐步转化为电子化,未来,电子合同应该会成为每家公司的标配。但电子合同也会产生一些问题,我们发现它更容易分散在各个业务角落、各个系统、各个部门当中,数量大、种类多,怎么收、如何管,也会遇到一些困难。另外,电子化之后,如何实现合同的快速起草、内外线上磋商、合同制度落地、合同履约标准化,用合同要求指导业务、财务,控制风险,通过合同数据分析展现运营过程,这都对合同管理提出了更高的要求。

既然客户需要更加专业的合同产品、更加优秀的团队来解决合同全生命周期的各种问题,对于泛微来讲,是时候将合同模块扩展成为一款独立的合同管理软件了——泛微·今承达全程数字化合同管理产品便应运而生。

专访泛微·今承达:打造高效·合规·智能的新一代合同管理软件

二、今承达合同管理软件主要解决组织哪些方面的问题?

答:合同管理是企业运营的核心组成部分,合同管理软件最主要的就是提高合同签约执行的效率、降低合同履约及企业运营的风险。

在与众多客户交流过程中,我们第一个碰到的问题并不是合同本身,而是与合同相关联的各种主数据。企业数据并不完备,例如供应商主数据、产品主数据、物料清单等等,所以时常需要帮助企业完成数据的集中收集、管理工作,从而改变企业信息分布散乱,数据汇总困难等现状。当然,还需要对于合同本身的关键字段、分配权限以及与第三方系统集成的规则等等进行定义,为企业实现标准化、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。

客户最为关心的第二个问题是如何提供高效的合同管理,这里包括合同模板管理、条款管理,合同起草、在线磋商、审批审阅、电子签署、分类归档、合同台账、履约管理等全生命周期的管理,在这个过程中,我们提供智能合规审核、关键信息抽取、文本比对、电子签章一系列智能组件,从而提高企业合同起草、签订的效率。

除了不断提高效率,合同管理系统的核心是帮助企业控制合同风险,而这样的风险控制本质是依靠合同的标准化,包括合同起草的标准化,通过多种合同模板,合同审批的标准化,企业的多种规章制度以及规则能够落地到各个条线部门、各级组织来各司其职。同时,合同履约的核心是标准化收付款,保障合同能够按照约定进行收款、付款,能够与各业务、项目、财务系统联动;通过风险埋点,一旦出现超出标准的逾期、资信风险,系统就能够第一时间预警,能够将统一的管理标准系统落地,实现合同起草、审批、履约都能全方位标准化,合同风险自然就会减少。

最终合同承载了企业运营的多种数据,能够对合同数据进行汇总分析,这点尤为重要。合同审批的效率分析,能够帮助组织不断优化管理效率;合同收付款、月度销售额分析,便于精准掌控财务收支状况。合同数据的分析,不仅仅要服务于高层,更需要服务于一线伙伴,如销售合同签署能够归集到相关销售的业绩上,采购合同能够指导后续的资金准备。只有让合同数据真正融入到企业业务中,才能够真正指导企业良性发展。

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三、今承达合同管理软件在组织运营过程中有哪些应用场景?

答:泛微·今承达合同管理软件提供了丰富的合同管理场景,包括销售合同、采购合同、投资合同、租赁合同、人事合同,以及合同中台等等。

不同的合同种类并非只是名字不同、收支方式不同,而是提供了完全不同的管理场景,这些场景根据不同的行业也各有区别。下面列举一些常见的合同场景供大家参考:

销售合同:对于销售合同,通常需要和CRM系统打通,才能调取产品主数据与客户主数据,前期可能需要提供多次报价审批流程,以及应标过程管理,才能通过报价单直接生成合同。而销售审批中的ROI作为核心重点,最后能够根据销售订单,在收付节点自动提醒开票催收,收益直接计算分摊到各级销售业绩中。

采购合同:采购合同核心就是能够物美价廉地采购到物料。与招投标系统和供应商主数据、物料主数据打通,便于关注供应商资信、历史采购价格等。合同指导采购订单按量按批次采购,最终形成合同核算,进行支付,采购合同能够与资金相关联。

投资合同:投资合同则能够与项目池、资金池联动,投资合同能够明确风险与抵押物,按照项目进度进行放款审核和执行,随时监控项目风险、行业风险以及标的风险。

人事合同:人事合同则经常与人事系统相结合,融入人员入职和续签场景,标准化人事合同模板,到期自动提醒人事发起合同签署与续签流程,根据约定的岗位、薪资信息,自动生成合同文本,通过移动端或者短信、邮件发送给相关人员。通过身份认证核验和电子签,可以快速完成人事合同的签署,无需线下打印、快递、人工追踪,异地人事合同签署变得容易。

房屋租赁、商铺租赁合同房屋租赁、商铺租赁占用了企业大量资本,特别是对于快销商贸企业,我们希望一旦签订合同,便能自动计算出3到5年的资金占用和增长情况,而这样的计算不同地区、房东、周期、支付方式各不相同,就需要系统能够灵活配置。

建筑工程合同:建筑工程合同又包含总承包合同分包合同、项目合同,合同能够相互关联,能够便捷计算成本。

集团合同:而对于集团性企业来说,运营管理面临着一种困境,即一般集团总部并没有业务实体,而众多业务分散在下级分子公司、每个公司的业务不同、管理模式不同、系统不同。传统模式下,只能通过统一财务和业务数据上报的模式,获取整个集团的业务数据,效率低不说,是否准确很难验证。但集团各个管理条线又不能直接插手业务,这个时候合同中台就是一个很好的载体,因为企业的运作都需要通过合同来最终落地和实现,那么构建统一的合同台账体系,进一步规范合同审批体系,做到无合同不用印,无合同不支付,所有集团分子公司的主要合同就能够统一管理起来,能够透过分析合同数据,时刻掌控全集团运营状况。

泛微·今承达提供了能够满足多个行业、多种合同类型的应用场景,帮助企业能够更好地控制风险、高效运营。

专访泛微·今承达:打造高效·合规·智能的新一代合同管理软件

四、跟市面的合同管理软件相比,今承达软件有优势吗?

答:市面的合同管理软件也很多,也都在提全生命周期数字化;但大体可以分为两个细分赛道,第一类是专注于合同内容层面的开发,第二类是以企业合同管理场景为核心开发应用。

专注内容层面的开发,比较好理解,例如希望构建一个完整的合同模板共享平台,依靠内容盈利;希望研发智能NLP,以构建智能条款检测为核心的。对于这样的友商,今承达与之更多的是合作。

而以合同管理场景为核心开发应用的软件,有关注功能的、更有关注管理与业务的。

功能型大多强调合同起草审批的智能功能,例如,模板套用、文本比对、邮件磋商、通过外购电子身份和签章完成电子用印,通过一个任务管理系统替代合同履约,没有审批引擎、也没有集成引擎,市面上大多数的合同管理软件都是属于此类。

而对于泛微来说,我们除了具备功能型合同平台所具备的所有智能组件以外,还更加关注管理与业务,合同的本质不是没有风险,而是风险可控,因此除了智能组件,更重要的是各个部门能够各司其职,帮助法务、领导层识别风险、分担风险;合同也不是签署完了就束之高阁,还需要能够便捷集成业务、财务系统;更重要的是被集成,合同的数据、报表、审批、模板能够随时被各个系统所调用,这样才能真正发挥合同作为核心指导数据的优势。

7大技术引擎:灵活构建个性化合同应用、PC与移动一体化,无需二次开发。对于今承达来说,依托泛微强有力的低代码平台,流程引擎、业务引擎、集成引擎、报表引擎、移动引擎,我们就能够很方便的让合同快速起草,根据不同组织、项目、区域、规则进行审批,并且能够集成系统、完成合同履约全过程。自带的报表引擎,不但能够抽取合同应用,更能够获取业务财务数据,从而有效交叉分析;所有的应用都能够推送到多种移动平台上,无需二次开发。

合同与风控、法务协同:除了合同本身的功能以外,围绕合同的风控管理、诉讼管理、商标管理、法务管理等等,都支持便捷构建。

合同权限等级严格、逻辑性强:另外,在很多大型集团的合同管理平台构建的过程中,我们需要对合同的权限提出更高的要求,而这是我们很多友商所不具备的,合同不单单审批的时候相关领导能够看到,合同的数据需要按照组织、区域、产品、项目等等多种维度进行再次切分,人员发生了变动,合同数据也要能够正确的传递下去。另外集团公司,不同业态、不同管理模式能否自定义合同类型、报表、审批制度,集团又如何快速收集,如何解决上市公司与集团公司数据隔离,作为长期构建协同运营平台的泛微·今承达软件,对于权限有着更深的解读。

五、目前今承达有多少客户案例?能列举1-2个案例详细讲讲客户选型今承达的理由吗?

答:目前今承达已经覆盖87个行业,10000多家客户,客户选择泛微的理由可能各不相同,但是从本质上来说,完善的合同全周期功能、自有电子签和智能组件、灵活的低代码平台、覆盖全国的项目运维体系、众多的行业专业顾问,这些都是客户选择今承达的核心理由。

我们认为既然做合同产品,那么承诺高于一切,既然签署合同,必须有效交付。

如果需要举一两个案例,我想讲一下中交建,作为全球最大的建设工程公司,每年上万亿的合同金额,它需要一个绝对安全稳定的产品,也需要一个能够支撑超大型集团多种权限体系、审批体系的产品。

而对于上海地产集团,则要求泛微今承达在合同管理建设过程中,不但能够提供产品,更要能够提供对于国央企组织的理解、标准规范设定的建议、多系统集成的协调、全集团推广的策略。

另外像快乐蜂顶新李宁快消行业,稳健、三生等医疗行业,商汤、国信等科技行业,还包括政府、高效、金融、律所等等行业,更加看重的是泛微·今承达在各个行业的沉淀。

六、今承达合同管理软件的未来发展目标是什么?

答:我们坚信合同管理是一个非常好的赛道。企业存续必然有合同,这是一个庞大的市场。随着合同从纸质向电子的转化,这个市场已经爆发。

对于今承达合同管理软件,我们认为发展的目标,是真正实现合同的数字化运作,实现合同管理从操作层面走向管理、战略层面。未来,我们会加大以下三个发展方向的投入:

智能化合同:利用AI及RPA技术,让合同智能起草、智能审批、智能签署、智能履约提醒、智能归档;全程打造7*24小时的智能机器人为合同高效审批、风险合规、业务分析保驾护航。

平台化合同:利用底层的组织引擎、流程引擎、业务引擎、集成引擎、报表引擎、移动引擎以及低代码平台,让合同实现个性化修改,合同可扩展性能更强。另外,连接OA、ERP、HR、CRM等业务系统,让合同与业务融为一体,实现管理与业务统一、数据统一。

全程数字化合同:利用可信身份技术、电子签章技术、数字档案技术,实现合同从起草到归档全程数字化管控,让合同合法、合规、可验、可查。

最后,我们希望如同大家提到协同就能想到泛微一样,提到合同就想到今承达。

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