行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

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01 档案管理流程图及描述

02 车辆管理流程图及描述

03 接待管理流程图及描述

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

流程设计

一、档案管理流程图及描述

档案管理流程图

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

档案管理流程图描述

流程规范事项

1.流程规范的业务:档案管理业务。

2.本流程由 档案分类 事件触发,输入信息为 档案管理办法 ;本流程结束状态为 实施档案利用、更新、销毁管理 ,输出信息为 档案分类编号目录

管理职责

2.行政经理,负责审核档案管理办法,全面指导档案管理工作。

1.行政主管,负责保存期限不同的档案的定期检查工作。

3.档案管理员:负责收集档案,做好档案进行分类、编号、保管工作。

流程节点说明

1.拟定“档案管理办法”:档案管理员根据企业规定拟定“档案管理办法”,交行政主管和行政经理审核。

2.收集相关文件:档案管理员在归档中应该收集齐全文件的定稿、正本和有关材料,保证档案的完整性;在档案管理中要对资料去粗取精,以便确定资料的利用价值。

3.整理形成档案雏形:整理的主要任务是把零散的、需要修改的档案进行分类、组织和编目,使其形成一个固定的体系,便于档案的使用。

4.根据档案性质进行分类:档案管理员根据档案来源、时间、内容或形式的异同,按照一定体系对档案进行分类,再将同一类档案进行细分,便于档案编号。

5.按照规定对已分类的档案进行分类:对于已分类的档案,档案管理员按照规定对其进行编号,以便日后查找。

6.将已分类、编号的档案进行归档、保存:档案管理员将已分类、编号的档案进行归档、保存,对于保存期不同的档案进行定期检查;根据当当的材质和状况采取不同的安全保护措施,维护档案的完整与安全,延长档案寿命。

流程文件

1.档案管理办法。

2.档案登记表。

2.档案检查记录表。

3.档案编号查阅表。

流程优化思路

1.程序衔接:对管理流程进行整体统筹,避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。

2.市场变化:根据市场变化重新审视管理工作及流程,以加强管理工作与市场要求的匹配度。

3.调整:重新梳理各环节的逻辑关系,调整不合理流向,达成流程环节间的无缝衔接。

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

行政部

二、车辆管理流程图及描述

车辆管理流程图

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

车辆管理流程图描述

流程规范事项

1.流程规范的业务:车辆管理流程.

2.本流程由 车辆请用 事件触发,输入信息为 日常用车管理制度 ;本流程结束状态为 用车信息记录 ,输出信息为 车辆请用维修记录

管理职责

1.行政经理,负责车辆使用申请单的审批工作,监督、指导车辆管理工作。

2.车辆主管,负责车辆使用申请单的初步审核工作,查询车辆使用信息,做好车辆调配工作,车辆使用完毕后,检查并回收车辆,检查车辆是否有损坏,如若损坏送维修单位进行修理,没有损坏,填写用车记录

3.用车部门,填写用车申请表,审批通过后,接车进行使用,使用完毕后,接收部门主管的检查,若出现损坏,将车送至维修单位维修,做好维修后的检查工作。

流程节点说明

1.填写“车辆请用单”:用车部门填写“车辆使用申请单”,申请使用车辆,车辆主管对车辆申请进行审核,经行政经理审核签字后使用车辆。

2.调配车辆:车辆主管对车辆进行调配,以用车单送达的先后顺序及办理事情的轻重缓急程序安排车辆。

3.检查并回收车辆:对于用车部门归还的车辆,车辆主管要认真进行检查,发现车辆损坏及时将损坏情况进行登记,并要求用车人员及时维修车辆。

4.维修车辆检查:用车部门对车辆维修情况进行检查,检查完毕后及时将车辆归还。

5.维修项目记录:车辆主管对维修车辆的维修项目进行登记。

流程文件

1.车辆请用单。

2.用车登记表。

3.车辆维修申请表。

4.维修车辆信息登记表。

流程优化思路

1.优化时间:行政人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化,于合适的时机进行流程优化工作,以使优化后的流程大力提升企业运营效率。

2.调整:重新梳理各环节的逻辑关系,调整不合理流向,达成流程环节间的无缝衔接。

3.程序衔接:对管理流程进行整体统筹,避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

行政部

三、接待管理流程图及描述

接待管理流程图

行政管理流程设计及描述:档案管理、车辆管理、接待管理(行政管理接待工作流程)

接待管理流程图描述

流程规范事项

1.流程规范的业务:客户来访接待管理。

2.本流程由 客人来访 事件触发,输入信息为 客人来访预约记录 ;本流程结束状态为 来访客人信息存档 ,输出信息为 客人来访信息记录

管理职责

2.前台主管,负责录入的来访信息的审核工作,指导接待人员做好来访接待工作。

1.前台专员,负责整理预约记录,确认来客访问事宜,做好来访登记工作,通知被访部门进行来访接待。

3.相关职能部门,配合前台部接待来访客人相关工作,提前告知来访者情况,做好来访客户的接待工作,好来访客人的送别工作。

流程节点说明

1.整理预约记录:各职能部门人员将预约客人情况通知前台,前台专员每日汇总当日预约记录,整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由和接待者等信息。

2.确认来访事宜:前台专员通过电话等方式提醒相关同事,确认客人到访事宜。

3.来访登记:客人到访,前台专员礼貌相迎并让其填写“企业来访客人登记表”。

4.通知被访者:前台专员确认来访人员的相关细节及访问对象、事由,及时通知被访者,并安排客人等候。

5.引领会见:前台专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见。

6.录入、记录和汇总来访信息:送走客人后,前台专员将来访客人信息录入到相关信息系统中。

7.存档:及时汇总当日来客访问信息,报前台主管审核后存档。

流程文件

1.企业来访客人登记表。

2.企业来访客人信息汇总表。

3.日常接待工作管理制度。

流程优化思路

1.优化时间:前台部人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化,于合适的时机进行流程优化工作,以使优化后的流程大力提升企业运营效率。

2.组织变化:根据组织目标、架构或组织运作方式的变化进行流程优化,使管理流程与组织战略与职能相匹配。

3.程序衔接:对管理流程进行整体统筹,避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。

#行政部#|#流程设计#

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